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高校行政管理工作流程规范及操作指南

前言

高校行政管理是保障学校各项事业顺利运行的重要支撑，是连接决策层与执行层、服务教学科研一线的关键纽带。为进一步提升我校行政管理工作的科学化、规范化、精细化水平，明确工作权责，优化办事流程，提高工作效率和服务质量，特制定本指南。本指南旨在为全校行政管理人员提供清晰、实用的工作指引，确保各项行政事务有章可循、有序高效。全体行政管理人员应认真学习、严格遵守，并在实践中不断完善。

一、总则

1.1指导思想

以服务学校立德树人根本任务和教学科研中心工作为宗旨，坚持依法行政、规范高效、公开透明、权责对等的原则，构建系统完备、科学规范、运行高效的行政管理体系。

1.2适用范围

本指南适用于学校机关各部门、各学院（部）、直附属单位等所有从事行政管理工作的部门及人员。

1.3基本原则

1.服务至上原则：始终将服务教学、科研和师生员工放在首位，主动作为，提升服务满意度。

2.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、上级主管部门及学校各项规章制度，确保行政行为合法合规。

3.效率优先原则：优化工作流程，减少不必要环节，缩短办理时限，提高行政效能。

4.公开透明原则：除涉及保密事项外，行政管理工作的依据、流程、结果等应适时适度公开，接受监督。

5.权责对等原则：明确各岗位的职责与权限，确保权力与责任相统一，做到事事有人管、人人有专责。

6.持续改进原则：定期对工作流程进行评估与优化，适应学校发展需求，不断提升管理水平。

二、组织架构与职责分工

2.1行政管理体系

学校行政管理体系实行“统一领导、分级负责”的管理模式。学校层面设立行政管理中枢机构（如校长办公室或党政办公室），统筹协调全校行政工作；各二级单位（部门、学院）设立相应的行政办公室或配备行政人员，负责本单位的日常行政管理事务。

2.2主要职责

1.学校层面行政管理部门：负责学校全局性政策制定、制度建设、统筹协调、督查督办、对外联络、信息传达、重要活动组织等。

2.二级单位行政管理部门/人员：在学校统一领导下，执行学校各项决策部署，负责本单位的日常行政事务处理、内外协调、信息报送、档案管理等。

2.3岗位责任制

各行政管理岗位应制定明确的岗位职责说明书，明确工作内容、任职要求、工作标准和考核办法，确保各司其职、各负其责，保障行政管理工作有序开展。

三、主要工作流程规范

3.1公文处理流程

公文处理是行政管理的核心环节，必须严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及学校相关规定。

3.1.1收文办理

1.签收与登记：收到外来文件或校内请示、报告等，应核对文号、份数、是否加盖公章等，确认无误后在收文登记簿上详细登记，包括来文单位、文号、标题、收文日期、密级、份数等。

2.拟办与批办：行政负责人或指定人员对收文提出初步处理意见（拟办），报相关领导批示（批办）。拟办意见应明确、具体，提出承办部门或承办人。

3.承办与传阅：根据领导批办意见，将文件转交承办部门或承办人办理。需传阅的文件，应确定传阅范围和顺序，做好传阅记录，确保文件安全、及时流转。

4.催办与督办：对承办的文件，应适时催办，了解办理进展。重要文件或领导批示件，应进行督办，确保按期办结。

5.办结与归档：文件办理完毕后，承办部门应将办理结果反馈给批办领导，并将文件及相关材料整理后交档案室归档。

3.1.2发文办理

1.草拟与审核：由主办部门根据工作需要草拟公文初稿。初稿应内容真实、观点明确、条理清晰、文字简练、格式规范。草拟完成后，部门负责人进行审核，重点审核内容的准确性、合规性及格式的规范性。

2.会签与核稿：涉及其他部门职责的公文，应送相关部门会签。会签完成后，送学校办公室（或相关职能部门）核稿，核稿人员对公文的格式、文种、行文规则等进行把关。

3.签发：经审核、核稿合格的公文，按照规定的审批权限报请相应领导签发。签发人应签署明确意见、姓名和日期。

4.编号与校对：签发后的公文，由学校办公室（或相关职能部门）统一编号。承办部门负责对公文清样进行校对，确保无误。

5.印制与用印：校对无误的公文，由文印部门印制。正式文件需加盖单位公章，用印应规范、清晰。

6.分发与归档：公文印制完成后，及时分发至主送、抄送单位，并将定稿、正本及相关材料整理归档。

3.2会议组织与管理流程

3.2.1会议提案与审批

1.主办部门根据工作需要，提出召开会议的申请，明确会议名称、议题、时间、地点、参会人员范围、所需材料等，按审批权限报请相关领导审批。

2.对于定期会议，应按计划组织；对于临时会议，需特别说明召开理由。

3.2.2会议筹备

1.拟定会议方案：根据领导批示，拟定详细的会议方案，包括会议议程、日程安排、组织分工等