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企业内部印章管理规范

印章作为企业对外行使权利、对内进行管理的重要凭证和工具，其管理的规范与否直接关系到企业的经营风险与声誉。为确保企业印章使用的合法性、安全性和规范性，防范潜在风险，特制定本规范。本规范旨在明确印章的刻制、保管、使用、交接、停用及销毁等各环节的管理要求，适用于企业及所属各部门、分支机构的所有印章管理活动。

一、总则

（一）目的与依据

为加强企业内部印章管理，保证印章使用的严肃性和权威性，维护企业合法权益，依据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于企业所有公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章及其他各类业务专用章的管理。企业各部门、各层级员工在涉及印章相关操作时，均须遵守本规范。

（三）基本原则

印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全保密”的原则。坚持“谁使用、谁负责，谁审批、谁监管”，确保每一次用印行为都有据可查、责任可溯。

二、印章的种类与制作

（一）印章种类

企业印章主要包括但不限于：

1.企业公章：用于以企业名义发出的公文、函件、证明等正式文件。

2.财务专用章：用于企业财务收支、银行结算等相关业务。

3.合同专用章：用于企业对外签订各类合同、协议。

4.发票专用章：用于企业开具发票。

5.法定代表人章：通常与财务专用章配合使用，或用于法定代表人授权的特定业务。

6.其他业务专用章：根据各部门业务需要设立，如人事专用章、项目专用章等，其使用范围应严格限定。

（二）印章制作

1.企业各类印章的刻制均须由需求部门提出申请，经企业指定管理部门（如行政部或办公室）审核，并报相关领导批准后，方可由指定的、具备合法资质的单位承制。

2.严禁任何部门或个人未经批准私自刻制、伪造企业印章。

3.新印章制作完成后，应由管理部门负责登记、留样（可采取印模备案），并向保管部门办理交接手续。

三、印章的保管

（一）保管责任

1.各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的正式员工。

2.保管人名单应报印章管理部门备案。保管人发生变动时，须办理严格的交接手续，并及时更新备案信息。

（二）保管要求

1.印章应存放在安全、保密的场所（如带锁的抽屉、保险柜），做到人离章锁，严禁随意放置或交由他人代管代用。

2.非工作时间，印章必须入柜上锁，确保万无一失。

3.保管人应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗、被伪造或滥用。如发现印章有异常情况或遗失，应立即向本部门负责人及印章管理部门报告，并采取应急措施。

4.保管人不得擅自将印章带出办公区域。确因工作需要带出的，须经企业分管领导批准，并由两人以上共同携带及监印。

四、印章的使用与审批

（一）用印原则

1.印章使用必须基于真实、合法的业务需要，严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张等无明确内容的载体上加盖印章。

2.用印内容必须与审批内容一致，不得擅自更改或增减。

（二）审批流程

1.用印前，申请人须填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印单位/部门、文件名称、份数、接收单位等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。

2.《用印申请单》须经部门负责人审核签字。涉及重大合同、重要决策、对外担保、大额资金支付等事项的用印，还须报请企业分管领导或法定代表人审批。

3.印章保管人应对审批手续是否完备、用印文件内容是否合规进行复核。经复核无误后，方可加盖印章。

（三）用印规范

1.盖章时应确保印迹清晰、完整、端正，位置适当（通常为文件的落款处或指定位置）。

2.多页文件需加盖骑缝章的，应确保各页都有印迹，避免遗漏。

3.印章保管人在用印后，应在《用印登记薄》上详细记录用印日期、用印事由、文件名称、份数、审批人、申请人、用印人等信息，以备查考。

4.对已用印的文件，应按照企业档案管理规定进行归档保存。

（四）特殊情况处理

1.紧急情况下确需先行用印的，须经企业分管领导或法定代表人同意，并在事后及时补办审批手续。

2.外单位借用本企业印章的，原则上不予批准。确有特殊情况需借用的，须经企业最高管理层集体研究决定，并签订借用协议，明确责任。

五、印章的停用、缴销与销毁

（一）印章停用

出现以下情况之一时，印章应予以停用：

1.企业名称变更、印章损坏或样式调整；

2.相关业务部门撤销或合并；

3.印章使用期限届满；

4.其他需要停用的情形。

印章停用时，由原使用部门提出申请，经印章管理部门审核批准后，通知保管人停止使用。

（二）印章缴销与销毁

1.停用的印章应及时上缴至印章管理部门统一保管。

2.对于确定不再使用的废旧印章，由印章管理部门提出销毁申请，报企业分管领导批准后，组织两人以上进行监销，并做好