查阅档案函(标准模板).pdfVIP

查阅档案函

_________市场管理局：

兹有我____________（统一社会信用代码：________________）员工__________，身

份证号：____________________到_______市场监督管理局办理本企业的调档事宜。

需查询的档案为____________等资料，用于___________________。

望贵局以协助为盼！

企业公章：____________________

法定代表人签字：____________________

日期：____________________

查阅档案函使用说明

一、函件基本结构

查阅档案函是一份正式文件，用于向特定市场管理局申请调阅企业相关档案资料。该函件

需包含以下基本要素：致函单位名称、企业基本信息、员工身份信息、调档目的、所需查

询档案内容、企业公章、法定代表人签字及日期。

二、填写规范

致函单位：

在函件首行，明确写明致函的市场管理局名称，如“XX市市场监督管理局”。

企业基本信息：

紧接着致函单位，填写企业全称，确保与营业执照上的名称一致。

在企业全称下方，填写企业的统一社会信用代码，这是企业的唯一识别码。

员工身份信息：

指定一位具体员工负责办理调档事宜，填写其姓名。

在员工姓名下方，填写该员工的身份证号码，以确认其身份。

调档目的：

清晰阐述调阅档案的目的，例如“用于企业资质审核”、“为法律诉讼提供证据”等，确保目的

合法合规。

所需查询档案内容：

具体列出需要查询的档案资料名称，如“企业营业执照副本”、“年度报告”、“股东会决议”

等，确保描述准确无误。

企业公章与法定代表人签字：

在函件末尾，加盖企业公章，以证明函件的真实性和合法性。

法定代表人需在公章下方亲笔签字，表示对函件内容的认可和负责。

日期：

在法定代表人签字下方，填写函件的出具日期，确保日期准确无误。

三、注意事项

信息准确性：

填写函件时，务必确保所有信息的准确性，包括企业名称、统一社会信用代码、员工姓

名、身份证号码等，避免因信息错误导致调档申请被驳回。

目的合法性：

调档目的必须合法合规，不得用于非法活动或侵犯他人隐私。

档案内容明确性：

所需查询的档案内容应具体明确，避免使用模糊或笼统的描述，以便市场管理局能够准确

提供所需资料。

格式规范性：

函件格式应规范，字体、字号、排版等应保持一致，体现企业的专业性和正式性。

及时提交：

调档申请应及时提交，避免因延误导致业务受到影响。

四、示例

以下是一个查阅档案函的示例：

查阅档案函XX市市场监督管理局：

兹有我XX公司（统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXX）员工张三，身份证号：

XXXXXXXXXXXXXXXXXX到贵局办理本企业的调档事宜。

需查询的档案为企业营业执照副本、年度报告及股东会决议等资料，用于企业资质审核。

望贵局予以协助为盼！

企业公章：XX公司（盖章）法定代表人签字：李四日期：XXXX年XX月XX日

通过遵循上述填写规范和注意事项，企业可以高效、准确地完成调档申请，确保业务顺利

进行。