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外贸业务英语函电写作课程大纲

一、课程名称

外贸业务英语函电写作实战与精进

二、课程描述

本课程旨在系统教授外贸业务活动中各类英语函电的写作规范、技巧与策略。通过理论讲解与实例分析相结合的方式，使学员能够熟练掌握不同业务场景下函电的结构、常用表达及专业术语，提升跨文化商务沟通能力，确保信息传递的准确性、专业性与有效性，从而促进业务顺利开展，维护良好客户关系，提升企业国际竞争力。

三、培训对象

外贸企业业务员、单证员、跟单员、外贸经理及其他涉及国际业务沟通的从业人员；高等院校国际贸易及相关专业学生；希望提升外贸函电写作能力的自学者。

四、课程目标

（一）知识目标

1.理解外贸英语函电的基本概念、重要性及写作原则。

2.掌握外贸函电的标准格式、结构要素及常用专业词汇与句型。

3.熟悉各类外贸业务环节（如建立联系、询盘、报盘、还盘、订单、合同、付款、包装、运输、保险、索赔等）函电的特定要求与内容要点。

（二）技能目标

1.能够独立、规范地撰写和回复各类外贸业务函电。

2.能够根据不同沟通对象和业务情境，灵活运用恰当的语气和表达方式。

3.能够识别并避免函电写作中常见的错误与不当之处。

4.能够运用函电技巧有效处理业务纠纷与投诉。

（三）素养目标

1.培养严谨细致的职业素养和高度的责任心。

2.提升跨文化商务沟通意识与应变能力。

3.增强独立思考和解决实际业务问题的能力。

五、课程模块与主要内容

模块一：外贸函电写作导论与基础

1.外贸函电概览

*外贸函电的定义、作用与特点

*成功外贸函电的核心要素：清晰、简洁、礼貌、准确、完整、具体

*现代外贸沟通渠道简介：邮件、即时通讯工具、传真等的适用场景

2.外贸函电的基本格式与结构

*信封格式与书写规范

*信函格式：齐头式、缩进式等主流格式对比与应用

*标准构成部分解析：信头、日期、收件人地址、称呼、正文、结尾敬语、签名、附件等

3.外贸函电常用专业词汇与表达

*核心商务术语与缩写（如FOB,CIF,L/C,T/T等）

*常用开头与结尾句型

*数量、价格、日期、包装等描述的规范表达

模块二：建立业务关系与初步沟通

1.首次联系函(FirstContact/IntroductionLetter)

*写作目的与时机：主动开发新客户、展会后跟进等

*核心内容：公司简介、产品/服务推介、合作意愿表达

*写作技巧：如何引起对方兴趣、建立初步信任

*案例分析与撰写练习

2.回复建立业务关系的函电

*积极回复：表达感谢、确认合作意向、提供进一步信息

*消极回复：委婉拒绝、保持礼貌、为未来留有余地

*案例分析与撰写练习

模块三：交易磋商阶段函电

1.询盘(Inquiry)

*买方询盘：产品规格、价格、数量、包装、交货期等信息请求

*卖方询盘（较少见）：市场信息、客户需求等

*询盘函的核心要素与常用句型

*案例分析与撰写练习

2.发盘(Offer)

*实盘与虚盘的区别与界定

*发盘函的构成：品名、规格、价格、数量、包装、交货期、支付方式、有效期等

*明确、肯定、完整的表达要求

*案例分析与撰写练习

3.还盘(Counter-Offer)

*还盘的性质与法律意义

*多轮还盘的沟通策略

*案例分析与撰写练习

4.接受(Acceptance)

*有效接受的条件

*接受函的写作：确认条款、表达合作愉快、展望后续步骤

*案例分析与撰写练习

模块四：合同履行阶段函电

1.订单确认函(OrderConfirmation)

*写作目的：确认订单细节，避免后续争议

*核心内容：订单号、商品信息、价格条款、付款方式、交货安排等的复述与确认

*案例分析与撰写练习

2.信用证相关函电

*催开信用证(UrgingEstablishmentofL/C)

*信用证通知与确认函

*案例分析与撰写练习

3.备货与生产进度通知函

*告知客户备货状态、预计完成时间

*可能出现的延误及应对函电

*案例分析与撰写练习

4.装运通知函(ShippingAdvice)

*发货后及时通知客户的重要性

*包含信息：提单号、船名航次、装运日期、货物描述、数量、预计到港时间等

*随附单据说明

*案例分析与撰写练习

5.单据提交与付款跟踪函电

*交单通知函

*催款函(PaymentReminder)：不同阶段的催款策略与语气把握

*案例分析与撰写练习

模块五：