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差旅报销单填写规范指南

差旅出行是职场工作中常见的事务，而差旅报销则是紧随其后的重要环节。一份填写规范、信息完整的差旅报销单，不仅能够确保财务审核的高效进行，加速报销款项的到账，更能体现员工的职业素养和对公司财务制度的尊重。反之，填写不规范、信息缺失或错误的报销单，不仅会给财务部门带来额外的审核工作量，延误报销进度，甚至可能导致部分费用无法正常报销，给个人和公司带来不必要的麻烦。因此，掌握差旅报销单的正确填写方法，是每位职场人士必备的基本技能。

一、填写前的准备工作

在动手填写报销单之前，充分的准备工作是确保后续流程顺畅的基础。首先，务必仔细阅读并理解公司内部的差旅报销管理制度。不同公司对于差旅费用的报销范围、标准（如交通舱位等级、住宿酒店星级及价格上限、伙食补贴标准等）、票据要求以及审批流程都可能存在差异。了解这些规定，能够帮助你在出差过程中有意识地选择符合标准的消费，并准确判断哪些费用可以纳入报销范畴。

其次，是原始票据的收集与整理。这是报销工作的核心依据，务必高度重视。出差期间产生的各类费用，如交通费（机票、火车票、汽车票、出租车票等）、住宿费发票、符合规定的餐饮发票、以及其他与差旅相关的零星支出凭证，都应妥善保管，避免遗失。建议在出差途中养成及时整理票据的习惯，可以使用专门的票据袋，并对票据按费用类别或时间顺序进行初步排序，这将极大方便后续的填写和粘贴工作。同时，要注意区分可报销与不可报销的票据，对于明确不可报销的费用，应避免混入。

二、报销单的规范填写

（一）通用填写要求

（二）差旅基本信息填写

报销单的表头部分通常需要填写差旅的基本信息，这部分内容是财务部门识别和归类报销业务的基础。

“报销人”一栏需填写本人真实姓名；“部门”填写所在的具体部门；“工号”如有则填写；“报销日期”填写提交报销单的当天日期。

“出差事由”应简明扼要地描述出差的目的和主要任务，如“参加XX行业会议”、“赴XX客户处进行技术支持”、“前往XX分公司协调项目进展”等，避免含糊不清的表述。

“出差日期”需填写准确的出发日期和返回日期，应与交通票据或住宿票据上的日期相符。

“出差地点”需详细填写出差的城市或地区，如涉及多个地点，应逐一列明，例如“上海-北京-广州”。

（三）费用明细填写

费用明细是报销单的核心内容，需要逐项、清晰、准确地填写。

“费用项目”应根据实际发生的费用类别进行勾选或填写，如“交通费”、“住宿费”、“伙食补助费”、“市内交通费”、“其他费用”等。

“起止日期”或“日期”：对于按日计算的补贴（如伙食补贴），需填写对应的日期；对于单次发生的费用（如一张火车票），则填写该费用发生的具体日期。

“起止地点”：主要针对交通费用，需填写清晰的出发地和目的地，例如“北京-上海”、“上海浦东机场-酒店”。

“金额”：务必填写准确的费用金额，大小写必须一致。小写金额前应加填人民币符号“￥”，大写金额应顶格填写，汉字大写数字要规范，如“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万”，角分位若为“0”，应填写“零”，不能省略。例如，金额为1234.50元，小写为“￥1234.50”，大写为“壹仟贰佰叁拾肆元伍角整”。

“备注”栏可根据需要填写补充说明信息，如交通票据的号码、特殊情况的解释等，但不应填写与报销无关的内容。

（四）各项费用明细的填写

1.交通费：这是差旅费用中最常见的组成部分。

*机票/火车票/长途汽车票：需填写出发地、目的地、日期、金额，并附上对应的原始票据。如为电子客票行程单，应打印出来作为原始凭证。机票的保险费，根据公司规定判断是否可报销，如可报销，通常与机票费用合并填写或单独列示。

*市内交通费：包括出租车票、网约车行程单（需附带合规发票）、公交车票等。填写时应注明每次乘车的日期、起止地点和金额。多张小额同类票据可汇总填写，但需确保票据张数与金额相符。

2.住宿费：填写住宿的起止日期（通常精确到天数）、住宿地点（城市）、金额。需附上酒店开具的正规住宿费发票，发票抬头应为公司全称。如住宿费用包含其他消费（如餐饮、娱乐），且该部分消费不符合报销规定，应要求酒店分开开具发票。

3.伙食补助费：如公司实行伙食补贴制度，应根据出差天数和补贴标准计算填写。部分公司采用实报实销方式，则需提供符合规定的餐饮发票，并按日期或顿数分别填写。

4.其他费用：如差旅期间发生的、符合公司规定的复印费、邮寄费、必要的办公用品购置费等，需逐项填写费用名称、日期、金额，并附上相应票据。

所有费用填写完毕后，务必计算并填写“费用总计”，确保各项费用之和与总计金额一致，大小写金额也需再次核对无误。

三、票据粘贴规范

原始票据是报销的法定依据，其粘贴是否规范直接影响财务审核效率。

粘贴票据应使用公司统一提供的粘贴单（如无，则在