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行政管理制度(暂行)

目录

TOC\o1-3\h\z\u第一章档案文件资料管理规定 2

第二章图书及报刊杂志管理规定 6

第三章会议纪要管理规定 8

第四章 办公用品管理规定 8

第五章 公章使用管理规定 10

第六章 打字、复印和传真管理规定 10

第七章 合同（协议）签订管理规定 10

第八章计算机网络管理规定 11

第九章固定资产管理规定 13

第十章车辆管理规定 14

第十一章出入安全管理规定 19

第十二章员工外出管理规定 19

第十三章长途电话使用规定 20

第十四章移动话费费用的管理规定 20

第十五章员工着装管理规定 21

第十六章公司各类新闻器材的管理 21

第一章档案文件资料管理规定

为保证公司文件、管理制度、工作文案等原始资料的完整性、保密性、可再利用性，确保公司资源不受损失，特制定本管理规定。

一、档案的定义及与文件资料的关系

各种文件材料是公司为了处理事务的需要而产生的，由于工作的持续和发展，有些文件须备日后查考，必须保存下来，就转化成为档案。

公司档案是指公司在日常经营管理过程中，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的文件材料。不是一切的文件都无条件的转化为档案，文件转化为档案要具有三个条件：

正在承办中的文件不是档案，档案一般的说是完成了传达和记述等现行使命而备查考的文件。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

对日后实际工作和研究有一定查考价值的文件才有必要作为档案保存。文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。

按照一定的规律集中保存起来，才能最后形成档案。文件是档案的因素，档案是文件的组合。

二、文件资料的收集及立卷

外部来文：在文件办理完毕后（文件办理包括传阅及催办）按年度立卷，即一年后集中整理归档一次。

本公司文件：由相关档案管理人员登记编号发放后，档案室对每份文件均留原件存档，并根据仁(深)字、仁(深)财字、仁(深)办字、仁(深)工字、仁(深)营字、仁(深)采字分类立卷。

投资项目档案的收集和立卷：投资项目档案按各个投资项目分别立卷，或成立一个子公司（则多立一卷），投资项目档案的收集应视当时报批要求材料而定。

固定资产有关材料：

行政用品的有关材料：如交通工具，通讯工具、电脑、办公家具（参照固定资产管理办法）等有关材料。

房屋租赁有关材料：公司所有权证明、使用维修说明、技术状况图表及其他相关的原始资料。

三、档案的整理和编目

公司档案室的档案由公司档案管理员负责整理、立卷、存档。各部门档案由部门资料员负责收集、整理、立卷、归档。

卷内文件材料整理：

文件材料排列：主要以文件形成时间的先后次序来排列。

卷内文件编号：卷内文件编号以卷内文件顺序号为主，每个案卷用独立的顺序流水号，同一案卷内不能有重复件号。文件号一般标注于每份文件首页的右上角。

卷内文件以左边取齐装订。

卷内文件编目：

卷内文件目录应包括卷内文件顺序号、文件形成时期、所在页号、备注等项。

卷内文件备考表包括卷内文件情况说明（如文件数量、份数、页数；质量－完整性、准确性以及卷内文件的变化情况）、立卷人、立卷时间等。

编制案卷封面与案卷目录：

案卷封面应包括立档名称、卷内文件起止年月与份数、页数、案卷保管期限。

案卷目录是以案卷为记录单位，表示案卷内容、保管期限、编号情况的一种检索工具。

四、公司档案文件资料管理职能部门设置、管理权限及职责

公司档案文件资料管理部门设置：

公司设立总经理办公室档案室，档案管理员一名；各部门设资料管理岗位，各有资料管理员一名。

管理权限：

总经理办公室负责保管的档案资料：各部门对日后实际工作和研究有一定查考价值的档案及重要的文件；公司的一级文件、部分二级文件由公司级档案管理员保管。

各部门负责保管的档案资料：正在承办中的文件；短期内有参考价值的文件；平时部门的利用率很高，有长期保存价值的文件，暂由各部门资料员管理(具体细则详见文件档案管理办法)。

管理职责：

总经理办公室档案员的管理职责：负责公司总经理办公室档案室档案资料的登记、索引、归类、保管、提供利用；负责公司所有部门资料档案管理的监督工作；负责对各部门资料的跟踪。

各部门资料员的职责：负责各部门重要档案的临时整理、归类，送行总经理办公室档案室保存；负责部门各类档案、文件及日常文件的收发工作；负责对部门内部短期档案管理，并及时请示上级将一些不必要的文件销毁。

五、保密级别界定及档案保存期限

文件的保密级别界定：

一级：所有原始证照、公司级会议纪要、财务文件、人事档案、原始立项资料、竣工图、批复图纸、设计方案