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机关事业单位档案管理规范及操作流程

引言

机关事业单位档案工作是维护单位历史真实面貌的重要事业，是各项工作开展的基础和依据。规范档案管理，优化操作流程，不仅能确保档案的完整、准确、安全和有效利用，更能提升单位治理能力和工作效能。本文旨在结合实际工作经验，系统阐述机关事业单位档案管理的核心规范与实操流程，为相关从业人员提供一份兼具指导性与操作性的参考。

一、档案管理的基本原则与总体要求

档案管理工作应始终遵循以下原则：

1.统一领导，分级负责：档案工作需在单位统一领导下，明确各部门及相关人员职责，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局。

2.完整准确，真实可靠：确保归档的档案材料齐全完整，内容真实反映单位各项活动的历史面貌，数据准确无误。

3.规范整理，科学管理：按照国家及行业相关标准，对档案材料进行系统化、条理化整理，采用科学方法进行保管和利用。

4.安全保密，依法利用：严格执行保密法律法规，确保档案实体与信息安全，在符合规定的前提下，积极提供档案利用服务。

二、档案管理的核心规范

（一）制度保障规范

1.健全档案工作制度体系：单位应根据《中华人民共和国档案法》及相关行业法规，结合自身实际，制定涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等各个环节的管理制度和实施细则，并确保制度的有效执行与动态更新。

2.明确岗位职责：设立或明确档案管理部门及专（兼）职档案管理人员，明确其在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等环节的具体职责。

（二）档案材料收集与鉴别规范

1.收集范围：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。应特别注意收集那些具有凭证性、查考性和史料价值的材料。

2.收集要求：

*及时主动：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的材料整理后移交档案管理部门或档案员。

*齐全完整：确保每一事项或活动形成的材料收集齐全，避免残缺遗漏。

*规范有序：移交的材料应初步整理，保持其内在联系。

3.鉴别：档案管理人员对收集的材料要进行认真鉴别，判断其是否具有归档价值，剔除重复、冗余、无价值或暂不归档的材料。对于手续不全、内容不完整的材料，应退回形成部门或个人补充完善。

（三）档案整理与分类规范

1.分类方案：应根据单位性质、职能和档案形成特点，制定科学合理的档案分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合运用。分类方案一旦确定，应保持相对稳定。

2.整理原则：遵循档案材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.具体整理：

*文书档案：通常按照“年度-组织机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”进行分类，然后组卷或按件整理。包括排序、编写页码、填写卷内目录或文件目录、拟写案卷标题或件号、装订等步骤。

*专门档案（如会计档案、人事档案、基建档案等）：应按照国家或行业主管部门制定的专门档案管理规定进行整理。

（四）档案著录与编目规范

1.著录：按照一定的规则对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，形成条目。著录项目应完整、准确，符合《档案著录规则》要求。

2.编目：将著录形成的条目按照一定顺序组织成各种目录，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题目录等，为档案检索提供工具。

（五）档案保管与利用规范

1.库房管理：

*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

*库房内保持适宜的温湿度，定期进行监测和调控。

*档案装具应规范、耐用，排列有序，便于存取。

2.安全保密：严格执行国家保密法律法规，建立档案保密制度，定期进行保密检查和教育。涉密档案应单独保管，严格控制接触范围和利用权限。

3.利用管理：

*建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续。

*查阅档案须持有效证件，履行登记手续。

*档案一般不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须经单位领导批准，严格履行借阅登记和归还手续，并限期归还。

*利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

*复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责办理。

（六）档案鉴定与销毁规范

1.定期鉴定：按照国家有关规定，定期对已到保管期限的档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

2.销毁程序：对已鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案须有两人以上监销，并在销毁清册上签字，严禁个人私自销毁档案。

三、档案管理