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测绘档案标准管理流程及示范文本

引言

测绘档案作为国民经济和社会发展中各类建设活动的重要基础资料，承载着精确的地理空间信息，其管理的规范化、标准化直接关系到信息的安全性、可追溯性与有效利用。建立一套科学严谨的测绘档案标准管理流程，并辅以实用的示范文本，是提升测绘档案管理水平、保障测绘成果价值充分发挥的关键环节。本文旨在结合行业实践与管理经验，系统阐述测绘档案的标准管理流程，并提供若干核心环节的示范文本，以期为相关单位及从业人员提供有益参考。

测绘档案标准管理流程

测绘档案管理是一项系统性工作，其流程应涵盖从档案形成、收集、整理、鉴定、保管、统计到利用、销毁的完整生命周期。各环节紧密相扣，缺一不可，共同构成档案管理的有机整体。

一、档案的收集与积累

档案的收集与积累是档案管理工作的起点，亦是确保档案完整性的基础。此环节要求相关业务部门及人员在测绘项目开展过程中，即着手对形成的各类文件材料进行系统积累。

*及时性：测绘活动中产生的技术文件、观测记录、计算成果、图件、报告等，应在工作告一段落后及时整理，避免遗漏或延误。

*完整性：收集范围应全面覆盖项目从立项、设计、施测、检查验收至成果交付的各个阶段。不仅包括最终成果，也应包含过程性材料及必要的电子数据。

*规范性：提交的文件材料应格式规范、内容真实、字迹清晰、签署完备。电子文件的存储格式、命名规则等也应符合相关规定。

*交接手续：档案材料由业务部门向档案管理部门移交时，需办理严格的交接手续，明确双方责任，填写《测绘档案交接登记表》。

二、档案的整理与编目

整理与编目是对收集到的档案材料进行系统化、条理化处理，使其便于管理和利用的关键步骤。

*分类：依据测绘专业性质、项目类型、比例尺、形成时间或其他适用的分类体系，对档案进行科学分类。分类方案应保持相对稳定，并具有可扩展性。

*组卷：将同一类别的、具有有机联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的系统联系。

*排列：案卷内文件材料的排列，应按照其形成的先后顺序或逻辑关系进行，如批复在前、请示在后；正文在前、附件在后等。

*编目：包括案卷级编目和文件级编目。

*案卷级编目：编制案卷封面、卷内目录、备考表，并赋予唯一的案卷号。案卷封面应包含档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等核心信息。

*文件级编目：对卷内每份文件进行编号、著录文件名/标题、形成时间、页号等信息，为后续检索提供基础。

*编制检索工具：根据需要编制案卷目录、全引目录、专题索引等检索工具，提升档案查找效率。

三、档案的鉴定

档案鉴定主要是对档案的价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置鉴定。

*价值鉴定：结合测绘档案的现实作用与历史作用，依据国家及行业相关的档案保管期限规定，判断档案的价值大小。

*保管期限划分：通常分为永久、长期、短期（或定期）。永久保管的档案是指具有长远查考利用价值的；长期保管的档案是指在较长时间内具有查考利用价值的；短期（或定期）保管的档案是指在一定时期内具有查考利用价值的。

*到期鉴定：对于已达到规定保管期限的档案，应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对其进行重新审查。仍有保存价值的，可延长保管期限；确无保存价值的，按规定程序报批后予以销毁。

四、档案的保管

档案保管是为了确保档案的安全与完整，防止档案的损坏、丢失和泄密，延长档案的使用寿命。

*库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度。

*装具管理：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒中，避免使用易损坏档案的材料。

*日常管理：建立严格的库房出入制度，定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

*数字化备份与管理：积极推进测绘档案的数字化工作，对重要档案进行数字化扫描、存储，并建立相应的数字档案管理系统，实现异质备份，确保数据安全。数字档案的管理应符合电子文件管理相关规范。

五、档案的利用

档案利用是档案工作的最终目的，是实现档案价值的重要途径。

*利用制度：建立健全档案借阅、复制、查阅等管理制度，明确利用范围、审批权限和利用手续。

*利用服务：档案管理部门应热情接待利用者，提供便捷的检索、查阅服务。可根据需求提供档案复制件、证明材料等。

*保密管理：严格遵守国家保密法律法规，对涉密测绘档案的利用，必须严格按照保密规定执行，严防泄密事件发生。

*利用反馈：记录档案利用情况，收集利用效果反馈，以便更好地改进档案管理和服务工作。

六、档案的统计与移交

档案统计是掌握档案数量、