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企业收款管理流程与风险控制制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业收款行为，加速资金周转，保障资金安全，防范经营风险，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。本制度旨在明确各部门在收款管理中的职责与权限，建立科学、高效的收款管理流程，确保公司各项应收款项能够及时、足额收回。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）所有经营活动中涉及的款项收取，包括但不限于产品销售、劳务提供、资产处置等业务所产生的应收款项。公司所有员工在涉及收款业务时，均须遵守本制度规定。

（三）基本原则

1.合法性原则：收款活动必须符合国家法律法规及公司内部规定，确保合同协议的合法有效。

2.及时性原则：各相关部门应积极配合，确保应收款项在约定时限内尽快收回。

3.安全性原则：采取有效措施保障收款过程中的资金安全，防止出现挪用、侵占、诈骗等风险。

4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在收款管理各环节的职责，确保责任到人。

5.效益性原则：在保证资金安全的前提下，力求以合理成本实现收款目标，提升资金使用效益。

二、收款管理流程

（一）客户准入与信用管理

客户是收款的源头，对客户的有效管理是防范收款风险的第一道防线。市场或销售部门在与新客户建立业务关系前，应协同财务部门对客户进行全面的背景调查与信用评估。评估内容包括但不限于客户的经营状况、财务实力、市场声誉、过往合作记录（如有）等。根据评估结果，为客户设定合理的信用等级、信用额度及信用期限。信用政策的制定与调整需经公司有权部门审批。对于信用等级较低或首次合作的客户，原则上应采用预付款或现款现货的结算方式。

（二）合同签订与收款条款约定

所有业务合作均应签订规范的书面合同。合同中必须明确约定收款相关条款，包括但不限于：产品/服务名称、数量、单价、总金额、付款方式（如电汇、票据、信用证等）、付款期限、收款账户信息、逾期付款的违约责任（如滞纳金、违约金计算方式）等。财务部门应参与合同评审，重点审核收款条款的明确性、合理性及可执行性，确保公司收款权益得到充分保障。

（三）发货与开票管理

严格按照合同约定的发货条件和时间组织发货。发货前，销售部门应核实客户付款情况（特别是预付款和进度款），财务部门予以配合确认。货物发出后，应及时通知客户，并跟踪物流信息，确保货物安全送达。财务部门应根据合同约定及实际发货情况，准确、及时地向客户开具符合税法规定的发票，并确保客户及时收到。发票信息必须与合同、发货单等一致。

（四）应收账款跟踪与催收

1.台账管理：财务部门应建立健全应收账款台账，详细记录客户名称、合同号、发票号、应收金额、应收日期、已收金额、未收金额、账龄等信息，并定期与销售部门进行核对，确保数据准确无误。

2.定期对账：对于账期较长或金额较大的应收款项，财务部门应定期（如每月或每季度）与客户进行书面对账，获取客户确认的对账函，以明确双方债权债务。对账过程中发现的差异，应及时查明原因并妥善处理。

3.催收机制：

*提醒付款：在付款期限届满前，销售部门或财务部门应通过邮件、电话等方式提醒客户准备付款。

*逾期催收：对于逾期未付款项，应立即启动催收程序。根据逾期时间长短和金额大小，可采取电话催收、书面催收（如发送催款函）、上门催收等不同方式。催收过程应有详细记录。

*分级处理：对于恶意拖欠或催收无效的客户，应及时上报公司管理层，并考虑采取法律途径（如发律师函、申请仲裁或提起诉讼）维护公司权益。

（五）收款确认与账务处理

1.收款确认：财务部门应指定专人负责每日查询银行账户收款情况，及时将到账信息与应收账款台账进行匹配，确认收款客户及对应合同、发票信息。对于无法明确归属的款项，应及时与销售部门沟通核实。

2.账务处理：确认收款后，财务部门应按照会计准则及时进行账务处理，冲减相应的应收账款。对于收到的商业汇票等非现金支付工具，应建立专门台账管理，记录票据信息、到期日，并及时办理承兑或贴现。

3.异常处理：如发现收款金额与应收金额不符（如客户扣除折扣、罚款等），或收到的票据存在瑕疵，财务部门应立即与销售部门及客户沟通，查明原因，并按公司规定进行处理和上报。

（六）收款凭证管理

所有与收款相关的凭证，如销售合同、发货单、发票存根、银行回单、收款收据、对账函、催款函等，均应妥善保管，建立档案，以备查验。电子凭证应进行备份存档。

三、风险控制

（一）客户信用风险控制

持续关注客户的经营状况、财务状况及行业动态，定期对客户信用等级进行重新评估。对于信用状况恶化的客户，应及时调整信用政策，如降低信用额度、缩短信用期限，甚至暂停合作，以控制风险敞口。

（二）内部操作风险控制

1.岗位职责分离：收款业务的经办、审核、记录等岗位