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行政采购标准化操作流程提高效率实用型工具模板

一、适用范围与典型场景

本标准化操作流程适用于企业、事业单位及机关等组织的行政采购管理工作，涵盖日常办公物资采购、固定资产采购、服务类采购（如保洁、维修）等多种场景。典型应用场景包括：

日常办公采购：如文具、纸张、耗材等常规物资的定期采购；

项目专项采购：如办公设备升级、会议室改造等专项物资或服务采购；

紧急临时采购：如突发故障需立即更换的设备、临时活动物资等应急采购；

批量集中采购：如年度常用物资的框架协议采购，以规模效应降低成本。

二、标准化操作流程详解

行政采购流程需遵循“需求导向、预算控制、合规优先、效率保障”原则，分为6个核心阶段，每个阶段明确责任主体、关键动作及输出成果。

（一）需求提报与预算初审

责任主体：需求部门申请人→部门负责人→行政部采购专员

关键动作：

需求发起：需求部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》（见表1），注明物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额（需参考历史采购价或市场均价）及附件（如技术参数、图纸等）。

部门审核：部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交行政部。

行政部初审：行政部采购专员核对需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否超标准），检查预算科目是否正确，对明显不合理需求（如规格过高、数量冗余）与需求部门沟通调整。

输出成果：《行政采购申请表》（部门负责人及行政部审核版）。

（二）预算复核与采购立项

责任主体：行政部采购专员→财务部→分管领导

关键动作：

预算复核：行政部将审核后的《采购申请表》提交财务部，财务部核查预算余额、资金来源（如年度预算、专项经费）及合规性，出具《预算复核意见》。

采购立项：预算复核通过后，行政部编制《采购立项报告》，明确采购方式（公开招标、询比价、单一来源采购等，根据金额及紧急程度确定，见表2采购方式选择标准）、采购范围、时间计划，报分管领导审批。

输出成果：《预算复核意见》《采购立项报告》（审批完成版）。

（三）供应商选择与合同拟定

责任主体：行政部采购专员→供应商评估小组→法务部（如需）

关键动作：

供应商寻源：根据采购需求通过公开招标、邀请招标、询比价（至少3家供应商报价）、电商采购平台等方式获取供应商信息，优先选择合作良好、资质齐全的合格供应商（建立《合格供应商名录》，定期更新）。

供应商评估：成立评估小组（行政部、需求部门、财务部组成），从价格（占比40%）、资质（营业执照、相关许可证等，占比20%）、质量（历史合作评价，占比20%）、服务（售后响应速度，占比20%）四维度评分，确定中标/成交供应商。

合同拟定：与供应商签订《采购合同》，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；金额较大或复杂服务采购需经法务部审核。

输出成果：《供应商评估表》《采购合同》（审批版）。

（四）订单执行与交付跟踪

责任主体：行政部采购专员→供应商→需求部门

关键动作：

订单下达：合同签订后，行政部向供应商发出《采购订单》，同步交付时间、地点、联系人等信息，要求供应商确认回执。

交付跟踪：采购专员实时跟踪订单执行进度，对延迟交付、规格不符等问题及时与供应商沟通协调；需求部门做好收货准备（如场地、人员安排）。

紧急采购处理：对紧急需求，可简化流程（如先电话沟通后补书面手续），但需保留沟通记录（如邮件、截图），保证可追溯。

输出成果：《采购订单》（供应商确认回执）、《交付跟踪记录》。

（五）验收入库与登记

责任主体：需求部门→行政部仓管员→财务部

关键动作：

现场验收：需求部门与行政部共同到货验收，对照《采购订单》《合同》核对物品/服务名称、规格、数量、质量（如试用、检测），填写《采购验收单》（见表3），对不合格品当场拒收并记录原因，要求供应商限期退换。

入库登记：验收合格后，仓管员办理入库手续，登记《库存物资台账》（更新库存数量），同时将《采购验收单》《发票》等材料交行政部汇总。

资产登记：属于固定资产的（如电脑、打印机），需同步填写《固定资产登记表》，粘贴资产标签，录入资产管理系统。

输出成果：《采购验收单》《库存物资台账》《固定资产登记表》。

（六）付款结算与档案归档

责任主体：行政部→财务部→供应商

关键动作：

付款申请：行政部汇总《采购合同》《验收单》《发票》等完整单据，填写《付款申请表》，附供应商收款账户信息，提交财务部审核。

款项支付：财务部核对单据一致性无误后，按合同约定付款方式（如转账、电汇）办理支付，保留付款凭证。

档案归档：行政部将采购全流程文件（申请表、立项报告、合同、订单、验收单、付款凭证等）按“一采购一档”原则整理归档，保存期限不少于3年（重要档案不少于5年）。

输出成果：《付款申请表》（审批版