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出纳借款及还款管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司资金管理，明确出纳借款及还款流程，控制资金风险，保障公司资金安全与高效使用，根据国家相关财经法规及公司财务管理制度，制定本制度。

第二条依据

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《现金管理暂行条例》《支付结算办法》及公司《财务管理制度》等相关规定制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣员工，以下统称“员工”）因工作需要向公司申请借款及后续还款的全部行为，控股子公司可参照本制度执行，或根据自身实际情况制定补充规定并报公司总部财务部门备案。

第四条基本原则

1.专款专用原则：借款资金仅可用于申请时列明的工作用途，不得挪作私用、转借他人或用于与工作无关的支出。

2.及时还款原则：员工需在规定期限内完成还款或冲账，避免资金长期占用，确保公司资金周转效率。

3.分级审批原则：借款申请需根据借款金额、用途按规定权限履行审批流程，未经审批不得擅自借款。

4.风险控制原则：财务部门需对借款申请的合理性、合规性进行审核，对逾期未还款项进行跟踪催收，防范资金损失风险。

5.权责对等原则：借款申请人对借款资金的使用、保管及按时还款承担直接责任，审批人对借款申请的必要性、合规性承担审批责任，财务人员对借款流程的合规性、资金支付的准确性承担审核责任。

第二章借款管理

第五条借款条件

1.员工因以下工作场景确需预先垫付资金的，可申请借款：

（1）因公出差需垫付差旅费（含交通费、住宿费、伙食费等）；

（2）因工作需要采购办公用品、低值易耗品、原材料等物资，且无法通过公司集中采购或供应商账期结算的；

（3）因业务开展需支付客户定金、预付款、服务费等款项；

（4）因公司活动（如会议、培训、团建等）需预先支付场地租赁、设备租赁、嘉宾费用等；

（5）其他经公司批准的因公支出场景。

2.员工申请借款需同时满足以下要求：

（1）已办理入职手续并在公司正常履职；

（2）前次借款已结清（特殊情况经总经理批准除外）；

（3）借款申请材料真实、完整、清晰，用途符合公司规定；

（4）借款金额与实际工作需求匹配，无超额申请情况。

第六条借款类型

根据借款用途及期限，公司借款分为以下类型：

1.日常办公借款：用于日常办公用品采购、小额费用支付（单次金额不超过5000元），借款期限不超过15个工作日。

2.差旅费借款：用于员工因公出差产生的相关费用，借款期限根据出差天数确定，出差结束后10个工作日内需完成还款或冲账。

3.项目经费借款：用于特定项目的前期投入、物资采购、劳务支付等，借款期限根据项目进度确定，最长不超过6个月，项目阶段性工作完成后需按进度冲账。

4.预付款借款：用于向供应商支付的定金、预付款，借款期限根据合同约定的付款周期及货物/服务交付周期确定，最长不超过12个月，货物/服务验收合格后需及时冲账。

5.应急借款：用于公司突发应急事项（如设备抢修、紧急物资采购等），借款期限不超过7个工作日，应急事项处理完毕后3个工作日内需完成还款或冲账。

第七条借款申请流程

1.申请发起：员工需填写《借款申请表》（附件1），详细填写借款日期、申请人姓名、部门、职务、借款金额（大小写需一致）、借款用途、预计还款日期、资金支付方式（现金/银行转账）等信息，并附相关支撑材料（如出差申请单、采购申请单、合同复印件、报价单等）。

2.部门审核：申请人所在部门负责人对借款申请进行初审，审核内容包括：借款用途是否真实合理、借款金额是否与工作需求匹配、支撑材料是否完整，审核通过后在《借款申请表》上签字确认；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

3.财务初审：部门审核通过后，《借款申请表》及支撑材料提交至财务部门（会计岗）进行初审，审核内容包括：借款流程是否符合制度规定、支撑材料是否合规（如合同条款是否明确付款条件、报价单是否加盖供应商公章等）、借款金额是否在预算范围内（若有预算），审核通过后由会计岗签字确认；若审核不通过，需及时与申请人或部门负责人沟通，说明问题并退回修改。

4.审批流程：财务初审通过后，根据借款金额按以下权限履行审批：

（1）单次借款金额≤10000元：由财务负责人审批；

（2）10000元＜单次借款金额≤50000元：由财务负责人审核后，报分管副总审批；

（3）50000元＜单次借款金额≤200000元：由财务负责人、分管副总审核后，报总经理审批；

（4）单次借款金额＞200000元：由财务负责人、分管副总、总经理审核后，报董事长审批；

（5）应急借款可简化审批流程，经部门负责人、财务负责人确认后，可先由出纳支付资金，事后2个工作日内补全剩余审批手续。

5.资金支付：审批完成后，《借款申请表》传递至出纳岗，出纳需