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供应链采购与供应商管理流程标准化模板
一、模板适用范围与应用价值
本模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的供应链采购部门及供应商管理场景，覆盖从采购需求产生到供应商全生命周期管理的标准化流程。通过规范各环节操作节点、责任主体及输出成果，可帮助企业实现采购流程透明化、供应商评估科学化、风险管控前置化，最终达成降本增效、保障供应稳定、提升供应链协同效率的目标。尤其适用于新项目启动、供应商体系优化、采购合规性建设等关键业务场景。
二、标准化流程操作指引
（一）采购需求识别与提报
目的：明确采购需求合理性，保证需求信息准确传递至采购部门。
责任人：需求部门（如生产部、项目部、行政部）负责人、采购专员*
操作步骤：
需求发起：需求部门根据生产计划、项目进度或业务需求，填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交付时间、预算金额及用途说明。
需求审核：需求部门负责人对需求的必要性、紧急性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。
采购复核：采购专员*对接需求部门，确认采购需求的可执行性（如市场供应情况、交期可行性），并审核技术参数的完整性，对存在歧义的内容及时反馈需求部门补充完善。
输出文件：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）
（二）供应商寻源与筛选
目的：通过多渠道寻源，筛选出符合资质、具备竞争力的潜在供应商。
责任人：采购经理、采购专员
操作步骤：
制定寻源策略：根据采购物品/服务的类型（如标准品、定制品、服务类），明确寻源渠道（如公开招标、邀请招标、电商平台、行业协会推荐等）及筛选标准（如资质、产能、价格、行业口碑等）。
供应商信息收集：通过渠道获取潜在供应商名单，收集其营业执照、生产许可证、相关认证（如ISO9001）、产品样本、报价单等基础资料。
初步筛选：采购专员*根据预设标准（如注册资本≥500万元、具备3年以上同类产品供应经验、无重大违法记录）对供应商进行初筛，形成《潜在供应商清单》。
输出文件：《潜在供应商清单》
（三）供应商资质审核与现场评估
目的：验证供应商的综合实力，保证其具备稳定供货能力及质量保障水平。
责任人：采购经理、质量工程师、生产代表*
操作步骤：
资质文件审核：质量工程师*牵头审核供应商提交的资质文件真实性、有效性（如认证证书是否在有效期内、生产范围是否涵盖采购产品），重点核查供应商是否涉及环保、安全生产等合规风险。
现场评估：对通过资质审核的供应商，组织跨部门评估小组（采购、质量、生产）进行现场考察，内容包括：
生产环境：车间整洁度、5S管理执行情况；
生产设备：设备先进性、维护保养记录；
质量控制：检验流程、检测设备、质量追溯体系；
产能情况：生产线配置、日产能、订单饱和度。
评估结论：评估小组根据《供应商评估表》（见表2）打分，总分≥80分为“合格”，60-79分为“待改进”（需限期整改），＜60分直接淘汰。
输出文件：《供应商资质审核报告》《供应商现场评估记录表》
（四）采购订单执行与合同签订
目的：明确双方权利义务，规范订单交付及验收流程。
责任人：采购专员、法务专员、供应商对接人
操作步骤：
订单：采购专员*根据审批通过的《采购需求申请表》及合格供应商报价，在ERP系统中创建采购订单（PO），注明订单号、物料编码、名称、规格、数量、单价、金额、交付时间、交付地点、付款方式等关键信息。
合同签订：对于年度框架协议或大额采购（单笔≥10万元），由法务专员*审核采购订单条款，保证与《供应商合作协议》（模板需包含质量标准、违约责任、保密条款等）一致后，与供应商正式签订合同。小额采购可直接以订单作为执行依据。
订单下达：采购专员*将最终版采购订单/合同扫描件发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面（盖章）确认交期及供货能力。
输出文件：《采购订单》（供应商确认版）、《供应商合作协议》（如适用）
（五）供应商交付与入库验收
目的：保证交付物品符合采购要求，杜绝不合格品流入生产环节。
责任人：供应商、仓库管理员、质量检验员、需求部门代表
操作步骤：
交付通知：供应商按订单约定时间提前24小时通知采购专员*及仓库，预计交付时间、数量及运输方式。
到货核对：仓库管理员核对到货实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量、外包装完整性），如有差异当场记录并反馈采购专员协调处理。
质量检验：
IQC（来料质量控制）：质量检验员*按《检验作业指导书》对到货物料进行抽样检验，检验项目包括外观、尺寸、功能指标等，填写《来料检验报告》；
急料或特殊情况下，可经采购经理*批准后“紧急放行”，但需贴标识并跟踪后续生产使用情况。
入库确认：检验合格物料由仓库管理员*办理入库手续，《入库单》；不合格物料按《不合格品控制程序》标识、隔离，并通知供
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