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固定资产管理盘点与维护模板

一、适用场景与启动时机

本模板适用于各类企业、事业单位及组织机构的固定资产全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

年度全面盘点：每年固定周期对单位所有固定资产进行系统性清查，保证账实一致；

新增资产入库核查：对新购置、捐赠、调入的固定资产进行数量、状态核对，完善资产档案；

闲置/报废资产处置前盘点：对长期闲置或达到报废标准的资产进行核实，为处置决策提供依据；

部门间资产转移核查：资产在不同部门间调拨时，确认交接数量、状态，明确后续责任；

审计/合规检查前准备：配合内外部审计需求，提前完成资产盘点，保证数据合规性。

二、标准化操作流程

（一）盘点前筹备工作

成立专项小组

由行政部/资产管理部牵头，联合财务部、使用部门指定负责人（如部门经理、资产管理员），明确分工：

组长：统筹整体进度，审批盘点结果及处理方案；

执行组：负责现场盘点、数据记录、差异标记；

复核组：核对盘点数据与台账，分析差异原因；

技术支持组：协助识别资产规格、状态（如IT设备由技术专员负责）。

梳理资产台账

从财务系统或资产管理系统中导出最新《固定资产台账》，包含：资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人、购置日期、原值、存放位置等关键信息，按部门分类打印，作为盘点依据。

准备盘点工具与资料

盘点工具：扫码枪（支持二维码/条形码识别）、盘点终端（或移动端APP）、相机（用于拍摄资产状态）、标签纸（标记已盘点资产）；

资料文件：《固定资产盘点表》（空白，含预设栏目）、《差异情况说明表》、《资产状态分类标准》（明确“正常/维修中/待报废/闲置”等状态定义）。

组织培训与沟通

召开盘点启动会，向参与人员讲解盘点流程、工具使用方法、数据记录规范及时间节点；

提前3个工作日通知各使用部门配合，保证责任人现场协助，避免资产遗漏。

（二）现场盘点实施

划分盘点区域

按部门、楼层、功能分区（如办公区、生产车间、仓库）划分盘点单元，每个区域指定1名执行组人员负责，避免重复盘点或遗漏。

逐项核对与记录

以台账为基准，逐项核对现场资产：

资产编号：通过扫码枪扫描标签二维码，或手动核对台账编号与实物标签是否一致；

基本信息：确认名称、规格型号、购置日期与台账是否匹配，如存在型号变更（如电脑升级内存），需在备注栏注明；

数量与状态：清点实物数量，检查资产状态（如设备是否能正常运行、外观是否有损坏），按《资产状态分类标准》勾选对应状态；

存放位置与责任人：核对资产实际存放位置是否与台账一致，如部门内部调拨未更新台账，需记录新位置并联系责任人确认。

标记与拍照留证

对已核对的资产粘贴“已盘点”标签，避免重复清点；

对异常资产（如损坏、型号不符、无标签）拍摄清晰照片（需包含资产编号及整体外观），存入盘点文件夹，按“资产编号+异常类型”命名（如“PC001-屏幕破裂”）。

每日数据汇总

每日盘点结束后，执行组将《固定资产盘点表》电子版录入系统，与纸质版核对无误后提交复核组；复核组初步比对台账与盘点数据，标记差异项，便于次日重点核查。

（三）数据核对与差异处理

全面数据比对

盘点工作结束后，3个工作日内完成全部数据汇总，复核组通过系统导出《账实差异对比表》，差异类型包括：

账多实少（台账有记录，现场未找到）；

账少实多（现场有资产，台账无记录）；

账实不符（数量、规格型号、状态与台账不一致）。

差异原因调查

针对差异项，由执行组联合使用部门、财务部进行调查，填写《差异情况说明表》，常见原因及处理方式：

差异类型

可能原因

处理方式

账多实少

资产被盗、遗失、已报废未销账

报警（如被盗）、补充报废流程、更新台账

账少实多

新增资产未入账、捐赠资产未登记

补办入库手续、录入台账、标注资产来源

规格型号不符

资产升级、维修更换部件

更新台账信息、附维修记录证明

状态不符

资产闲置、损坏未报修

更新状态、启动闲置调配或维修流程

审批与台账调整

《差异情况说明表》经使用部门负责人、资产管理部、财务部签字确认后，报组长审批；

审批通过后，由资产管理员在系统中更新台账，保证账实一致，纸质版说明表归档保存。

（四）维护计划制定与执行

资产分类与维护策略

根据资产类型（如电子设备、办公家具、生产设备）及盘点状态，制定差异化维护计划：

正常使用资产：按周期预防性维护（如电脑每季度清理灰尘、生产设备每月润滑）；

维修中资产：明确维修责任人（如技术专员）、维修时限、维修后验收标准；

闲置资产：登记《闲置资产清单》，优先内部调拨，无法调拨的按规定处置；

待报废资产：启动报废流程，提交《资产报废申请表》，附鉴定意见及残值评估。

维护计划落地执行

资产管理部根据维护计划《月度维护任务表》，明确：资产编号、维护内容、执行人、完成时限；

执行人按计划完成维护后，填写《维护记录表》（含维护日期、操作内容