原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
行政文件归档与档案管理工具模板
一、适用范围与典型应用场景
本工具模板适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织的行政管理部门，用于规范日常行政文件的归档与档案管理工作。典型应用场景包括：
日常行政文件处理：如会议纪要、通知公告、请示报告、工作总结等需长期保存的行政文书；
合同与协议管理：各类对外合作合同、内部协议、补充协议等具有法律效力的文件；
人事与行政档案：员工入职材料、劳动合同、奖惩记录、办公用品采购清单等；
项目与专项档案：项目立项文件、实施方案、验收报告、审计资料等；
历史档案整理：对过往未系统归档的文件进行规范化梳理、编号与补录。
二、标准化操作流程
（一）文件收集：明确范围与责任主体
收集范围：凡在行政管理活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、Word/PDF文档等）。
责任分工：
各部门指定兼职档案员（如部门的**），负责本部门文件的初步收集与整理；
行政档案管理部门（如行政部）定期（每月/每季度）向各部门收集归档文件，并核对文件完整性。
收集要求：文件需为最终定稿（非草稿），内容清晰、无缺页少页，电子文件需为可编辑格式及PDF格式备份。
（二）文件分类：建立科学分类体系
根据行政文件的性质、来源及用途，采用“一级类目+二级类目”分类法，保证逻辑清晰、不重不漏：
一级类目：按部门或职能划分，如“行政管理类”“人力资源类”“财务审计类”“群工作类”“项目档案类”等；
二级类目：按文件类型或具体事项划分，如“行政管理类”下可设“会议纪要”“通知公告”“规章制度”“印章管理”等。
示例：
一级类目：人力资源类
二级类目：招聘录用、劳动合同、员工培训、奖惩记录
（三）文件整理：规范排序与装订
排序规则：
纸质文件：按“文号顺序”或“形成时间顺序”排列，无文号文件按“部门-日期-事项”排序；
电子文件：按“文件夹层级”整理，如“2024年/人力资源类/招聘录用/2024-03-员工招聘通知.docx”。
去除杂物：剔除文件中的订书钉、回形针等金属夹，避免氧化损坏纸张；对破损文件进行修补。
装订要求：纸质文件采用“左侧装订”（三孔一线或胶装），厚度不超过2cm；超过2cm的文件分册装订，并标注“第X册/共X册”。
（四）档案编目：建立唯一标识与检索信息
为每份档案编制唯一“档号”，并填写《档案目录表》，保证快速检索。档号编制规则：一级类目代码-二级类目代码-年度-流水号（如“XZ-01-2024-001”，其中“XZ”为行政管理类代码，“01”为会议纪要二级类目代码）。
编目要素：
档号、文件题名、责任部门（如行政部）、形成日期、页数、保管期限、存放位置（如档案柜A-3-2）、备注（如“含电子版”）。
（五）档案保管：保证安全与规范存储
存储环境：
纸质档案：存放在专用档案柜中，环境温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，远离阳光直射、水源及有害气体；
电子档案：存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期（每季度）进行备份，并异地存放备份数据。
保管期限：根据文件价值划分，分为“永久”（如公司章程、年度工作报告）、“30年”（如重要合同、会议纪要）、“10年”（如日常通知、统计报表）三类，具体参照《文件归档范围和档案保管期限表》。
（六）档案利用：规范借阅与归还流程
借阅权限：
普通档案：经部门负责人签字同意后，向行政档案管理部门借阅；
涉密档案：需经分管领导（如**总经理）审批，且仅限在档案室查阅，不得带出。
借阅登记：填写《档案借阅登记表》，记录借阅人、借阅日期、档案名称、档号、借阅事由、归还日期等信息。
归还与检查：借阅档案须在规定期限内（一般不超过7个工作日）归还，档案管理员检查文件完整性后，方可注销借阅记录。
（七）档案鉴定与销毁：定期清理与合规处置
鉴定周期：每3年对到期档案进行一次价值鉴定，由档案管理部门会同业务部门（如法务部、财务部）共同开展。
销毁流程：
对保管期限届满且无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，经部门负责人、分管领导审批后，方可销毁；
销毁时需有2人以上监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），并填写《档案销毁记录表》，监销人签字确认。
三、核心工具表格模板
（一）文件归档登记表
文件题名
文号/编号
形成日期
责任部门
页数
归档人
归档日期
档号
备注
2024年第一季度工作总结
XZ-2024-01
2024-03-30
行政部
15
**
2024-04-05
XZ-03-2024-001
含电子版
关于举办年度培训的通知
XZ-2024-02
2024-04-10
人力资源部
5
**
2024-04-12
RL-01-2024-005
（二）档案目录表
档号
文件题名
责任部门
形成日期
保管期限
存放位置
文档评论（0）