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供应链采购需求及订单处理工具指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、服务业等）的供应链采购环节，覆盖从内部需求提报到订单全生命周期管理的标准化流程。具体场景包括：

常规采购：生产部门定期原材料/辅料需求、行政部门办公物资采购、市场部门活动物料采购等；

临时采购：设备突发故障应急备件、客户临时增加订单导致的紧急物料需求等；

跨部门协同：多部门联合项目采购（如新产品研发物料）、总部与分支机构协同采购等；

供应商管理：订单执行跟踪、供应商交付异常处理、采购成本核算等。

通过标准化工具应用，可实现需求提报清晰化、审批流程规范化、订单执行可视化，有效提升采购效率30%以上，降低因信息不对称导致的采购风险，保证物料供应与生产经营计划匹配。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与提报

操作主体：需求部门（如生产部、市场部、行政部）

步骤说明：

需求部门根据生产经营计划或项目需求，填写《采购需求申请表》（见表1），明确以下信息：

物料/服务名称、规格型号、质量标准（如国标、行业标准或企业内控标准）；

需求数量、计划到货日期（需结合生产/项目排期，预留合理采购周期）；

预算金额（需符合企业采购预算管理要求，超预算需提前说明）；

用途说明（如“A产线3月生产用”“展会物料”）、特殊要求（如包装、运输、验收标准）。

需求部门负责人对需求的合理性、准确性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

关键控制点：需求描述需清晰无歧义，避免“一批办公用品”“常用物料”等模糊表述；紧急采购需在表单中标注“紧急”并说明原因，同时同步知会采购部门负责人。

（二）采购需求审核与评估

操作主体：采购部门、财务部门（必要时）、使用部门（技术参数确认）

步骤说明：

采购初审：采购部门收到需求后，1个工作日内完成审核，重点核查：

需求是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招标）；

数量、规格是否与历史采购数据匹配，是否存在重复采购；

预算是否合规，超预算需求是否已履行预算调整流程。

技术参数确认：对涉及专业技术的物料（如生产设备、精密零部件），采购部门需组织技术部门（或使用部门）确认技术参数，避免因规格不匹配导致后续退货或纠纷。

预算复核：财务部门对需求预算进行复核，重点审核价格合理性（参考历史采购价、市场价）、预算科目是否正确。

审核通过后，采购部门根据需求性质（常规/紧急/招标）启动采购流程；审核不通过的，需反馈需求部门说明原因并要求修改。

关键控制点：技术参数确认需形成书面记录（如《技术参数确认单》），避免口头约定；紧急采购需缩短审核时限（原则上2小时内完成初审）。

（三）供应商选择与订单

操作主体：采购部门

步骤说明：

供应商寻源：

常规采购：优先从《合格供应商名录》中选择供应商，若名录内无合适供应商，需启动供应商寻源（至少3家比价，紧急采购可不少于2家）；

招标采购：按企业招标管理办法组织公开/邀请招标，形成招标评审报告。

价格谈判与确定：采购部门与供应商就价格、付款方式、交货期、违约责任等进行谈判，保证价格符合市场行情，条款风险可控。

订单：谈判完成后，采购员在ERP系统中创建《采购订单》（见表2），或填写《采购订单审批表》（见表3），经采购经理、财务负责人、总经理（按金额权限分级）审批后，正式向供应商下达订单。订单需包含以下核心信息：

订单编号（唯一编码规则，如“CGD+年份+月份+流水号”）、供应商名称、联系方式；

物料名称、规格型号、数量、单价、总价、币种；

交货地点、交货日期、付款条件（如“货到付款30天”）、质量验收标准；

违约责任（如逾期交货按日收取违约金、质量不达标无条件退换）。

关键控制点：订单信息需与采购需求、谈判结果完全一致，避免“订单与需求不符”导致的交付问题；订单审批需留存纸质或电子审批记录，保证可追溯。

（四）订单执行与跟踪

操作主体：采购部门、仓库部门、质量部门

步骤说明：

订单下达后：采购员通过ERP系统或邮件向供应商发送订单，并电话确认供应商已收到订单及交货承诺。

生产/备货跟踪：对于生产周期较长的物料（如定制设备），采购员需每周向供应商确认生产进度，保证按期交货；对于常规物料，交货前3天提醒供应商备货。

交付与验收：

供应商按订单交货时，需提供送货单、质检报告（如需要）；

仓库部门核对送货单与订单信息（物料名称、数量、规格），确认无误后签收；

质量部门按《采购验收标准》（可附订单后）进行检验，检验合格后填写《采购验收单》（见表4），不合格则按《不合格品处理流程》执行（退货、换货或索赔）。

异常处理：若出现逾期交货、质量不达标、数量短缺等异常，采购员需第一时间与供应商沟通，明确责任及处理方案（如延迟交货需赔偿生产损失），并形成《采购异常处理记录表》（见表5）。

关键控制点：验收环