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企业文件存档归档命名及编码规则通用工具模板

一、规则制定背景与应用价值

在企业运营过程中，各类文件（如合同、报告、制度、项目资料等）的规范管理是提升工作效率、保障信息追溯能力的基础。统一的文件命名与编码规则能够有效避免文件重复、丢失、查找困难等问题，实现文件的有序存储、快速检索及合规管理。本规则适用于企业内部所有需长期存档的纸质及电子文件，覆盖行政、财务、人力资源、业务研发等多部门场景，助力企业构建标准化、数字化的文件管理体系，降低运营成本，防范合规风险。

二、标准化操作流程

（一）第一步：明确文件分类与层级体系

文件分类是命名与编码的基础，需结合企业组织架构与业务特点，建立多维度分类体系。建议采用“部门-项目-文件类型-密级”四级分类逻辑，具体

部门分类：按企业一级部门划分（如行政部、财务部、研发中心、市场部等），部门代码采用2位大写字母（如“XZ”代表行政部、“CW”代表财务部）。

项目分类：若有具体项目，按项目名称或项目编号划分，无项目文件可跳过此层级；项目代码建议采用“年份+项目简称拼音首字母+流水号”（如“2023HRM001”代表2023年人力资源管理系统项目001号）。

文件类型分类：按文件性质划分（如“合同”“报告”“制度”“图纸”“邮件记录”等），文件类型代码采用2位大写字母（如“HT”代表合同、“BG”代表报告、“ZD”代表制度）。

密级分类：按文件重要性划分（如“公开”“内部”“秘密”“机密”），密级代码采用1位汉字或字母（如“G”代表公开、“NB”代表内部）。

（二）第二步：确定文件命名核心要素

文件命名需包含“部门代码-项目代码-文件类型代码-日期-版本号-描述信息”六大要素，保证名称唯一且信息完整。各要素定义

日期格式：统一采用“YYYYMMDD”格式（如代表2023年10月1日），避免使用“2023-10-01”或“23/10/01”等不规范格式。

版本号：首次版本为“V1.0”，修订后依次递增（如“V1.1”“V2.0”），若文件作废，版本号标注为“V0.0”。

描述信息：简洁概括文件内容，可包含文件标题、关键事项等（如“采购合同”“年度总结会议纪要”），建议控制在20字以内，避免使用空格、特殊符号（如“*”“/”“?”），可用下划线“_”连接。

（三）第三步：设计文件编码规则

文件编码是文件的“身份证号”，需保证唯一性、可扩展性及易识别性。编码结构为：“分类代码-流水号-校验位”，具体规则

分类代码：由部门代码（2位）+项目代码（可选，3-6位）+文件类型代码（2位）+密级代码（1-2位）组成，共8-13位（如“XZ_ZD_G”代表行政部制度类公开文件）。

流水号：按文件顺序，采用3-6位数字（如001、0001），同一分类下流水号唯一，不得重复。

校验位：可选，采用分类代码与流水号的组合字符的简单哈希算法（如取末尾字符）或固定字母“S”，用于编码准确性校验。

（四）第四步：文件名称与编码示例

根据上述规则，结合实际场景文件名称与编码：

示例1（无项目合同文件）：

部门：财务部（CW），文件类型：合同（HT），日期描述：办公设备采购，版本：V1.0，密级：内部（NB）

文件名称：CW_HTV1.0_办公设备采购合同

文件编码：CW_HT_NB_001S

示例2（有项目报告文件）：

部门：研发中心（YF），项目：2023HRM001，文件类型：报告（BG），日期描述：项目中期验收，版本：V1.1，密级：秘密（MM）

文件名称：YF_2023HRM001_BGV1.1_项目中期验收报告

文件编码：YF_2023HRM001_BG_MM_0123S

（五）第五步：文件归档与系统录入

文件存储：电子文件按“部门-项目-文件类型”建立文件夹层级，文件夹名称与分类代码一致（如“XZ/制度文件/”）；纸质文件按编码顺序存入档案盒，盒面标注编码及名称范围。

系统录入：将文件名称、编码、分类、日期、保管人、归档日期等信息录入企业档案管理系统或OA系统，保证电子索引与实体文件一致。

三、文件命名与编码模板示例

（一）文件分类代码表

分类维度

代码规则

示例

部门

2位大写字母

XZ-行政部、CW-财务部、YF-研发中心

文件类型

2位大写字母

HT-合同、BG-报告、ZD-制度、TZ-图纸

密级

1-2位字符

G-公开、NB-内部、MM-秘密、JJ-机密

（二）文件命名模板（含编码）

文件类型

命名模板示例

对应编码示例

合同类

部门代码_文件类型代码_日期_V版本号_描述信息_合同

CW_HT_NB_001S

报告类

部门代码_项目代码_文件类型代码_日期_V版本号_描述信息_报告

YF_2023HRM001_B