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采购流程规范与供应商管理手册

前言

本手册旨在为公司采购活动提供清晰的指引和规范，确保采购过程的合规性、高效性与经济性，同时建立和维护健康、可持续的供应商关系。通过标准化的流程和科学的管理方法，我们致力于实现采购价值最大化，降低运营风险，支持公司整体战略目标的达成。本手册适用于公司所有涉及物资、服务及工程的采购活动及相关人员。

第一章采购基本原则

采购工作应严格遵循以下基本原则，这些原则是指导所有采购行为的基石：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保采购活动的合法性与透明度。

2.价值导向原则：在满足质量、服务要求的前提下，追求最佳的性价比，以降低总体拥有成本为目标。

3.公平公正原则：对所有供应商一视同仁，提供平等的竞争机会，采购过程应基于客观标准进行评价和选择。

4.风险控制原则：识别并评估采购过程中的各类风险（如供应风险、质量风险、价格风险、廉洁风险等），并采取有效措施进行防范和控制。

5.持续改进原则：定期审视和优化采购流程与供应商管理策略，不断提升采购效率和管理水平。

第二章采购流程规范

2.1需求提出与审批

采购活动始于明确的需求。需求部门应根据实际业务需要，填写统一的《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的品名、规格型号、数量、质量标准、预估单价、需求日期、用途及其他特殊要求。该申请表需经过部门负责人审核，并根据采购金额或重要性级别，提交至相应层级的管理层进行审批。审批过程应确保需求的合理性、必要性与预算的符合性。

2.2采购计划制定

采购部门在收到经批准的采购需求后，应结合公司整体预算、库存状况及采购周期，统筹制定《采购计划》。采购计划应明确采购项目、数量、预算金额、采购方式、预计采购时间及责任人等要素。对于大额或长期的采购需求，可考虑进行集中采购或年度框架协议采购，以获取更优的采购条件。

2.3供应商选择与评估

根据采购项目的特性、金额及市场情况，采购部门应选择合适的供应商选择方式，包括但不限于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

*现有合格供应商：优先从公司《合格供应商名录》中选取。

*新供应商开发：当现有供应商无法满足需求时，应进行新供应商的开发。新供应商需经过严格的资格审查，包括其营业执照、生产/经营许可、质量体系认证、财务状况、生产能力、供货历史、社会责任表现等。必要时，可组织进行现场考察。

*供应商评估：建立科学的供应商评估体系，从质量、价格、交付、服务、技术能力、合作配合度等多个维度进行综合评价。

2.4采购执行与合同管理

1.询比价/招标：根据既定的采购方式，向选定的潜在供应商发出询价单或招标文件，明确采购需求、技术规格、交货期、付款条件及报价截止时间等。确保报价过程的公平性和竞争性。

2.商务谈判：在收到报价后，采购部门应组织相关技术人员对报价文件进行评审，并根据需要与供应商进行商务谈判，谈判内容包括价格、付款方式、交付周期、质量保证、售后服务等关键条款。

3.合同签订：谈判达成一致后，应签订正式的采购合同。合同文本应采用公司标准合同模板（如有），并确保合同条款的完整性、准确性和合法性。合同需经过法务部门（或指定法务人员）审核，并由授权人员签署。

4.订单下达：合同签订后，根据实际需求向供应商下达采购订单，明确具体的交货批次、数量和时间。

2.5履约跟踪与到货验收

1.履约跟踪：采购部门应密切跟踪供应商的生产/备货进度，确保其按合同约定履行交货义务。对可能出现的延迟或质量风险，应及时沟通并采取应对措施。

2.到货接收：物资到货后，仓库或使用部门应核对送货单与采购订单、合同的一致性，确认品名、规格、数量等信息无误后签收。

3.质量验收：由质量检验部门（或使用部门会同质量人员）根据合同约定的质量标准和检验规范对到货物资进行检验。验收合格后方可办理入库手续；不合格品应按照合同约定进行退换货或索赔处理。验收过程应有详细记录。

2.6付款结算

财务部门根据经审批的采购合同、验收合格证明、发票等原始凭证，按照约定的付款条件和公司财务制度办理付款手续。采购部门应配合财务部门处理付款过程中出现的问题。

第三章供应商管理

供应商是公司重要的战略资源，科学有效的供应商管理是保障供应稳定性、提升采购价值的关键。

3.1供应商信息管理

建立和维护统一的供应商信息管理系统，记录供应商的基本信息、资质文件、合作历史、合同记录、评估结果等。确保信息的准确性、完整性和及时性，为供应商选择、评估和合作提供数据支持。供应商信息应定期更新，并对敏感信息进行保密管理。

3.2供应商分类与分级

根据供应商提供产品或服务的重要性、供应金额、合作紧密程度、风险等级等因素，对供应商进行分类（如战