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公司会议管理制度

一、总则

1.1目的与依据

1.1.1制定目的

为规范公司会议组织、召开及决策执行流程，提高会议效率与质量，保障会议议题聚焦、结论明确、行动落实，减少无效会议占用工作时间，结合公司战略管理及运营实际需求，特制定本制度。

1.1.2制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《公司章程》及公司《行政管理办法》《决策管理规范》等相关规定，结合行业会议管理最佳实践制定，确保会议管理符合法律法规要求及公司治理规范。

1.2适用范围

1.2.1适用对象

本制度适用于公司总部各部门、各分支机构及全资/控股子公司（以下统称“各单位”）的所有会议活动，包括但不限于决策会议、业务会议、协调会议、例会及临时会议等。公司外部会议（如行业论坛、客户洽谈会等）涉及公司内部组织协调的，参照本制度执行。

1.2.2适用场景

涵盖会议筹备、召开、决议形成、执行跟踪及归档全流程管理，包括但不限于议题提报、议程审批、参会人员确定、会议材料准备、会议记录、决议分解、进度反馈等环节。

1.3基本原则

1.3.1效率优先原则

会议管理以“务实、高效、精简”为核心，严格控制会议数量、时长及参与范围，避免形式主义，确保会议投入产出比最大化。非必要不开会，可合并召开的会议不单独召开，可书面沟通解决的议题不召开会议。

1.3.2目标导向原则

会议需围绕明确议题展开，预设会议目标及预期成果，避免偏离主题的讨论。会议结论需形成可执行、可检查的决议，杜绝“议而不决、决而不行”现象。

1.3.3规范有序原则

会议组织、召开及后续管理需遵循既定流程，明确各环节责任主体及时间节点，确保会议筹备充分、秩序井然、记录完整、归档及时。

1.4管理职责

1.4.1会议组织部门职责

公司办公室（或行政部）为会议管理的统筹部门，负责：制定会议管理标准模板；监督各单位会议制度执行情况；统筹公司级会议资源（如会议室、设备等）；定期组织会议效率评估并提出改进建议。

1.4.2会议发起部门职责

会议发起部门（或议题牵头部门）为会议管理的直接责任部门，负责：提报会议议题及议程；确定必要参会人员；准备会议材料并提前分发；组织会议召开并确保讨论聚焦；撰写会议记录并推动决议执行。

1.4.3参会人员职责

参会人员需按时参加会议，提前熟悉会议材料，积极参与议题讨论，发表建设性意见；对会议涉及保密信息严格履行保密义务；对会议决议需按时落实并反馈执行情况。部门负责人因故无法参会的，须提前向会议组织部门请假并授权指定人员参会。

1.4.4监督检查职责

公司纪检监察部门（或审计部）负责对会议决策合规性、执行效果进行监督检查，对违反会议管理制度的行为（如擅自扩大参会范围、泄露会议机密、拖延执行决议等）提出处理建议，并纳入部门绩效考核。

二、会议组织与筹备

2.1会议类型与分级

2.1.1按决策层级划分

公司会议根据决策权限划分为三级：一级会议为董事会、股东会等公司最高决策机构会议，需严格按照《公司法》及公司章程规定组织，议题涉及公司战略、重大投资、股权变更等核心事项；二级会议为总经理办公会、经营管理委员会等中层决策会议，聚焦年度经营计划、部门协作方案、资源调配等执行层面议题；三级会议为部门例会、项目推进会等基层执行会议，主要解决日常工作安排、任务分解、进度协调等具体问题。不同层级会议的参会人员、决策效力及后续执行流程均有明确区分，确保决策层级与执行责任相匹配。

2.1.2按会议性质划分

根据会议功能分为四类：决策类会议需形成具有约束力的决议，如年度预算审批会议；研讨类会议以问题分析、方案优化为主，如新产品上市策略研讨会；通报类会议侧重信息同步，如月度经营数据通报会；协调类会议聚焦跨部门资源整合，如重大项目联合推进会。各类会议的筹备重点不同，决策类需提前提供法律合规审查意见，研讨类需组织背景资料调研，通报类需确保数据准确性与时效性，协调类需明确各方权责边界。

2.1.3按召开频率划分

会议分为定期会议与临时会议两类：定期会议包括年度董事会（每年1次）、季度总经理办公会（每季度1次）、月度部门例会（每月1-2次）等，固定时间与议程，便于长期规划；临时会议因突发事项或专项需求召开，如重大危机应对会议、紧急项目调整会议等，需明确召开必要性并简化审批流程。定期会议的议题应提前15天征集，临时会议的议题需在发起时说明紧急原因及预期目标。

2.2会议发起与审批

2.2.1发起条件与流程

会议发起需满足三项基本条件：议题需符合公司战略目标或当前工作重点，具备集体讨论价值；涉及跨部门协作或资源分配的议题，需提前与相关部门达成初步共识；常规事项可通过书面沟通解决的，不得发起会议。发起流程为：议题部门填写《会议申请表》，注明会议类型、目标、拟参会人员、时长及所需资源，经部门负责人签字后