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采购及报销流程管理操作指南

引言

在现代企业运营中，规范、高效的采购及报销流程是保障企业资源合理配置、控制成本支出、防范经营风险的重要基石。本指南旨在为公司各部门及全体员工提供一套清晰、实用的采购及报销操作规范，以确保各项采购活动合规有序，报销业务准确高效，共同维护公司良好的经济运行秩序。

一、采购流程管理

采购流程是从需求产生到物资或服务获取，并最终完成付款的一系列连贯活动。规范的采购流程有助于提高采购效率、降低采购成本、保证采购质量。

（一）采购需求提报与审批

1.需求发起：各部门因工作需要采购物资或服务时，应由经办人填写《采购申请单》。申请单需清晰、准确地列明采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、需求日期、用途说明等关键信息。对于技术参数复杂的物品，应另附详细的技术规格说明书。

2.部门审核：《采购申请单》填写完毕后，首先提交至部门负责人进行审核。部门负责人需对采购需求的真实性、必要性、合理性及预算匹配情况进行严格把关。

3.预算复核：经部门负责人审核通过的采购申请，若涉及专项预算，需由部门预算管理员或指定人员复核预算额度是否充足及预算科目是否准确。

4.逐级审批：根据采购物品的性质、金额及公司相关规定，《采购申请单》将按照既定的审批权限和审批路径进行逐级审批。审批人应仔细审阅申请内容，对有疑问的部分及时向申请人了解情况，必要时可要求补充说明。

（二）供应商选择与管理

1.供应商信息收集：采购部门（或经授权的采购经办人）应根据审批通过的采购需求，积极收集符合条件的供应商信息。供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、稳定的供货能力及合理的价格水平。

2.供应商评估与筛选：对于重要或大额采购项目，应尽可能通过多方询价、比价，或根据公司规定组织招标、竞争性谈判等方式选择供应商。评估内容应包括但不限于价格、质量、交货期、售后服务、付款条件及供应商综合实力等。

3.供应商库维护：公司应建立和维护合格供应商库，对供应商进行动态管理。定期对供应商的履约情况进行评估，优进劣出，确保供应商队伍的质量。

（三）合同签订与管理

1.合同起草与评审：对于达到一定金额标准或有特殊条款要求的采购项目，必须签订书面采购合同。合同内容应包括供需双方基本信息、采购物品明细、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等核心要素。合同文本应经过法务部门（或指定合同评审人员）及相关业务部门审核。

2.合同审批与签订：审核通过的合同，按照公司合同审批流程进行审批。合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后方可生效。

3.合同履行跟踪：合同签订后，采购经办人应密切跟踪合同履行情况，确保供应商按合同约定提供产品或服务。

（四）采购执行与验收

1.采购订单下达：在合同签订或确定供应商后，采购经办人应及时向供应商下达正式的采购订单，明确采购详情及交货要求。

2.物资/服务接收：供应商按约定交付物资或提供服务时，需求部门（或使用部门）应指定专人负责接收和初步查验。对于物资，需核对品名、规格、数量、包装等是否与订单及合同一致。

3.质量验收：物资入库或服务完成后，应由需求部门、相关技术部门（如需要）及采购部门共同进行质量验收。验收合格的，应填写《验收单》，明确验收结论、数量、日期及验收人签字。验收不合格的，应及时通知供应商，按合同约定进行处理（如退换货、索赔等）。

（五）采购付款

1.付款申请：供应商按合同约定履行完毕，且经我方验收合格后，采购经办人可根据合同、验收单、合规发票等凭证，填写《付款申请单》，发起付款流程。

2.付款审批：《付款申请单》及所附原始凭证需按公司财务审批权限逐级审批。财务部门应对付款依据的充分性、合规性及金额准确性进行复核。

3.资金支付：财务部门根据审批通过的付款申请，按照合同约定的付款方式和期限，办理资金支付手续。

二、报销流程管理

报销流程是员工为公司垫付费用或执行公务后，凭合法有效凭证向公司申请核销的过程。规范报销流程是保证公司费用支出真实、合法、准确的关键。

（一）票据整理与粘贴

1.票据收集：经办人在发生费用支出后，应及时、完整地收集相关原始凭证。原始凭证主要包括但不限于：合法合规的发票（需注明公司全称及税号）、行程单、付款凭证、合同（或协议）、验收单、费用审批单等。

2.票据审核：经办人应对收集到的原始凭证进行初步审核，确保票据真实、内容完整（如发票抬头、日期、品名、数量、金额、开票单位盖章等要素齐全）、字迹清晰、大小写一致，且与实际经济业务相符。

3.票据粘贴：将审核无误的原始凭证分类、整齐地粘贴在《费用报销单》或公司统一规定的粘贴单上，粘贴时应注意左上角对齐，避免票据重叠、倒置或超出粘贴范围