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出纳备用金管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司出纳备用金的管理，加强资金安全控制，提高资金使用效率，明确备用金的申请、审批、领用、报销、盘点及监督等环节的操作流程，确保公司资金合理合规使用，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工因日常经营活动需要领用、使用、报销出纳备用金的相关事宜。控股子公司可参照本制度执行，或根据自身实际情况制定相应管理制度，并报母公司财务部门备案。

第三条定义

本制度所称出纳备用金（以下简称“备用金”），是指公司为满足各部门日常零星开支（如市内交通费、小额办公费、临时差旅费、小额业务招待费等）的需要，由出纳人员保管的、限定一定数额的周转资金。

第四条管理原则

1.限额管理原则：备用金实行限额控制，各部门及个人领用的备用金不得超过规定限额，确因特殊情况需超额领用的，须按特殊审批流程办理。

2.专款专用原则：备用金只能用于规定范围内的零星开支，不得挪作他用，不得用于支付大额款项（单笔支付金额超过[X]元的，原则上应通过银行转账方式办理）。

3.及时报销原则：领用备用金的部门或个人应在业务完成后及时办理报销手续，结清备用金款项，避免长期占用公司资金。

4.安全保管原则：领用备用金的个人应妥善保管备用金，确保资金安全，因个人保管不善造成资金损失的，由个人承担相应责任。

5.定期盘点原则：出纳人员应定期对备用金进行盘点，确保账实相符；财务部门应定期对备用金管理情况进行检查监督。

第二章备用金限额设定

第五条限额确定依据

备用金限额的设定应综合考虑以下因素：

1.各部门的日常零星开支规模及频率；

2.公司的业务特点及经营规模；

3.公司的资金状况及管理要求；

4.历史备用金使用及报销数据。

第六条部门备用金限额

1.行政部：[具体金额]元，主要用于日常办公用品采购、市内交通费等零星开支。

2.财务部：[具体金额]元，主要用于财务相关的零星支出，如银行手续费、凭证打印费等。

3.销售部：[具体金额]元，主要用于小额业务招待、客户拜访市内交通等开支。

4.其他部门：根据各部门实际情况，由部门提出申请，经财务部门审核、总经理审批后确定具体限额，具体限额标准见附件一《各部门备用金限额表》。

第七条个人备用金限额

1.一般员工：单次领用备用金限额为[具体金额]元，每月累计领用不得超过[具体金额]元。

2.部门负责人：单次领用备用金限额为[具体金额]元，每月累计领用不得超过[具体金额]元。

3.高层管理人员（总经理、副总经理等）：单次领用备用金限额为[具体金额]元，每月累计领用不得超过[具体金额]元。

第八条限额调整

1.因公司业务发展、部门职能变化等原因需要调整备用金限额的，由相关部门提出书面申请，说明调整理由、调整后的限额及依据，报财务部门审核。

2.财务部门对申请进行审核后，提出审核意见，报总经理审批。审批通过后，财务部门及时更新备用金限额表，并通知相关部门执行。

3.备用金限额调整后，原限额自动失效，相关部门及人员应按照新限额执行。

第三章备用金的申请与审批

第九条申请条件

1.申请备用金的部门或个人必须确有日常零星开支需求，且无法通过银行转账等其他方式支付。

2.申请部门或个人应确保备用金的使用符合本制度规定的用途范围。

3.个人申请备用金时，若存在未结清的previous备用金款项，原则上不得再次申请，特殊情况需说明理由并经严格审批。

第十条申请流程

1.部门或个人因业务需要领用备用金时，应填写《备用金领用申请表》（见附件二），详细注明领用部门、领用人、领用金额、用途、预计还款（报销）日期等信息，并附上相关证明材料（如费用预算清单等，如有）。

2.领用人将填写完整的《备用金领用申请表》提交给部门负责人审核。

第十一条审批权限及流程

1.部门负责人审核：部门负责人对本部门及所属员工的备用金申请进行审核，核实申请用途的真实性、必要性及领用金额的合理性，审核通过后在申请表上签字确认，并报财务部门审核。

2.财务部门审核：财务部门收到申请表后，对以下内容进行审核：

领用部门或个人是否在规定的备用金限额内申请；

申请用途是否符合本制度规定；

领用人是否存在未结清的备用金款项（特殊情况除外）；

申请表填写是否完整、规范。

财务部门审核通过后，由财务负责人在申请表上签字确认。

3.总经理审批：

对于部门备用金申请及个人备用金申请中，金额在[具体金额]元及以下的，经部门负责人和财务部门审核通过后即可办理领用手续；

金额超过[具体金额]元的，需经总经理审批，总经理在申请表上签字同意后方可办理领用手续。

4.特殊情况审批：对于紧急情况下的备用金申请，或超限额、超范围的备用金申请，需由申请部门或个人提交专项说明，经