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医院涉外会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范医院涉外会议的组织与管理，确保涉外会议有序、高效、合规开展，保障医院对外交流合作的顺利进行，维护医院的良好形象和合法权益，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于医院各科室、部门组织或参与的各类涉外会议，包括但不限于国际学术会议、国际合作项目会议、涉外医疗研讨会议、与境外机构或人员开展的视频会议等。涉外会议是指有境外（含港、澳、台地区）机构、组织或人员参与的会议。

第三条基本原则

1.合规性原则：涉外会议的组织和开展必须遵守国家有关涉外管理、外事活动、医疗卫生、学术交流等方面的法律法规和政策规定，以及医院的各项规章制度。

2.安全性原则：严格遵守国家保密规定，确保会议涉及的国家秘密、医院商业秘密、患者隐私等信息的安全，防范各类安全风险。

3.效益性原则：涉外会议应具有明确的目的和实际意义，注重会议效果和成果转化，合理控制会议成本，提高资源利用效率。

4.统一性原则：医院涉外会议实行统一管理、分级负责的管理体制，各科室、部门在医院统一领导下开展相关工作。

第二章组织管理与职责

第四条管理部门及职责

1.医院外事管理部门是涉外会议的归口管理部门，主要职责包括：

贯彻执行国家和上级部门有关涉外会议管理的政策法规，制定和完善医院涉外会议管理制度及相关细则。

负责医院涉外会议的统筹规划、审核审批、组织协调和监督检查。

负责与上级外事管理部门、境外机构及人员的沟通联络，办理涉外会议相关的外事手续，如邀请境外人员来华的相关审批手续等。

负责涉外会议的对外宣传、信息发布和档案管理工作。

组织开展涉外会议相关的培训工作，提高相关人员的业务水平和合规意识。

2.医院办公室协助外事管理部门做好涉外会议的协调工作，负责会议场地、设备等后勤保障资源的统筹安排。

3.财务部门负责涉外会议的经费预算审核、经费拨付、财务核算和审计监督，确保会议经费的合理使用。

4.保卫部门负责涉外会议期间的安全保卫工作，包括会议现场的安全防范、人员和车辆进出管理、消防安全等，保障会议的安全有序进行。

5.信息部门负责涉外会议所需的网络通信、音视频设备、信息技术支持等工作，确保会议的顺利开展。

第五条举办科室及职责

1.负责涉外会议的具体策划和组织实施，包括制定会议方案、确定会议主题、议程、参会人员、时间、地点等。

2.按照规定向医院外事管理部门报送涉外会议的申请材料，办理相关审批手续。

3.负责会议的邀请工作，包括向境内外参会人员发送邀请函，协调参会人员的行程安排等。

4.负责会议期间的学术交流、业务洽谈等具体活动的组织和实施，确保会议内容的顺利进行。

5.负责会议期间参会人员的接待服务工作，包括住宿、餐饮、交通等安排，保障参会人员的合理需求。

6.负责会议的总结和成果整理工作，及时向医院外事管理部门报送会议总结报告及相关材料。

第三章会议申请与审批

第六条申请条件

1.举办涉外会议应具有明确的目的和意义，符合医院的发展规划和工作需要，能够促进医院在医疗、教学、科研等方面的国际交流与合作。

2.会议主题应具有针对性和专业性，能够吸引相关领域的境外机构和人员参与，具有一定的学术价值或合作前景。

3.具备举办涉外会议的必要条件，包括合适的会议场地、专业的组织人员、必要的经费保障等。

第七条申请材料

举办科室应在会议举办前[X]个工作日向医院外事管理部门提交以下申请材料：

1.涉外会议申请表，内容包括会议名称、主题、时间、地点、举办科室、负责人、参会人员范围及数量（境内外人员分别列明）、会议议程、经费预算及来源等。

2.会议方案，详细说明会议的组织安排、预期目标、活动内容等。

3.境外参会人员名单及相关信息，包括姓名、性别、国籍、单位、职务、联系方式等。

4.会议邀请函样本（中、外文）。

5.经费预算表，详细列明会议的各项费用支出，包括场地租赁费、设备使用费、差旅费、住宿费、餐饮费、资料印刷费、专家咨询费等，并说明经费来源。

6.其他需要提交的材料，如会议涉及的保密内容说明、安全保障方案等。

第八条审批流程

1.医院外事管理部门收到举办科室的申请材料后，应在[X]个工作日内对材料的完整性、合规性进行初步审核。对材料不完整或不符合要求的，应及时通知举办科室补充或修改。

2.初步审核通过后，外事管理部门将申请材料提交医院分管领导审批。分管领导根据医院的工作安排和实际情况，在[X]个工作日内作出审批意见。

3.对于重大涉外会议（如参会境外人员数量较多、涉及重要合作项目等），需经医院领导班子集体研究决定。

4.经审批同意举办的涉外会议，由医院外事管理部门向举办科室出具批准文件。对未获批准的，应向举办科室说明原因。

5.举办科室凭批准文件办理后续的会议组织