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非营利组织会长交接流程及制度

引言

非营利组织的健康发展，离不开核心领导层的稳定过渡与有序更替。会长作为组织的掌舵人，其交接工作的顺利与否，直接关系到组织使命的传承、战略的延续以及内部运作的稳定。建立一套科学、规范、严谨的会长交接流程及制度，不仅是保障组织治理规范化的内在要求，更是维护组织公信力、促进组织持续健康发展的关键环节。本制度旨在明确会长交接的原则、流程、责任及相关要求，确保交接工作平稳、高效、透明。

一、交接原则

会长交接工作应严格遵循以下原则，以确保交接过程的严肃性和有效性：

1.合法性原则：交接工作必须严格遵守国家相关法律法规、主管单位要求以及本组织章程的规定，确保程序合规、结果有效。

2.完整性原则：交接内容应全面、完整，涵盖与会长职责相关的全部工作事项、文件资料、资产财务及未了事宜，避免遗漏。

3.保密性原则：对于交接过程中涉及的组织机密信息、未公开数据、敏感事项等，交接双方及相关参与人员必须严格遵守保密纪律，不得外泄。

4.协作性原则：交接双方应本着对组织负责的态度，积极沟通，密切配合，互相支持，确保交接工作顺畅进行。

5.及时性原则：交接工作应在规定时限内完成，避免因交接延迟影响组织正常运作。

6.书面化原则：交接过程中的重要事项、数据、承诺等均应以书面形式记录，并由相关方签字确认，确保有据可查。

二、交接组织与职责

为确保交接工作有序推进，应明确相关组织和人员的职责：

1.理事会/常务理事会：是会长交接工作的最高决策和监督机构。负责审议并批准交接方案，任命交接工作小组（若需），监督交接过程，审议并确认交接报告，对交接中出现的重大问题进行决策。

2.交接工作小组（如设立）：可由理事会从理事、监事及资深staff中指定人员组成，也可由会长候选人与卸任会长共同协商组成。其职责是协助交接双方制定详细交接计划，协调解决交接过程中的具体问题，督促交接进度，核实交接内容，整理交接文档。

3.卸任会长：是交接工作的主要责任人之一。负责主动、全面地整理和移交相关工作，提供必要的说明和指导，确保新任会长充分了解组织状况，并对移交资料的真实性、完整性负责。

4.新任会长：应积极配合卸任会长，主动学习和熟悉各项工作，认真核对接收的资料和信息，及时提出疑问并寻求解答，尽快进入工作角色。

5.秘书处/办公室：作为日常办事机构，应协助交接双方准备交接材料，安排交接会议，做好交接过程的记录、存档工作，并协调各部门配合交接事宜。

6.财务部门：负责对与会长职责相关的财务事项进行专项审计或核查，并出具财务交接报告，确保财务清晰。

三、交接前的准备与规划

交接工作的顺利开展，离不开充分的前期准备。建议在会长任期届满前至少三个月，或在会长变动决定作出后立即启动准备工作。

1.确定交接时间表：由理事会牵头，或由交接工作小组协助，与卸任会长、新任会长共同协商，制定详细的交接时间表，明确各阶段任务、完成时限及责任人。

2.制定交接清单：在卸任会长主导下，秘书处配合，根据会长职责范围，梳理并制定详细的《会长交接清单》。清单应至少包含以下内容：

*文件资料类：组织章程、理事会/常务理事会会议纪要、战略规划、年度工作计划与总结、重要合同协议、对外合作备忘录、内部管理制度汇编、财务报表、审计报告、重要项目档案、政府批文、印章使用登记等。

*工作事务类：当前重点工作进展情况、未完成事项清单及说明、重要会议安排、需跟进的内外部沟通事项等。

*资产物品类：公务用车（如有）、办公设备、办公用品、图书资料等个人保管或使用的组织资产。

*人脉资源类：重要合作伙伴、捐赠人、政府部门联系人、行业专家等关键外部关系的信息及维护情况说明。

*密码信息类：各类系统账号密码、电子邮箱密码等（交接后应及时更改）。

3.信息梳理与文档整理：卸任会长应根据交接清单，对相关文件资料进行系统整理、分类归档，确保资料的完整性和准确性。对于重要的口头信息、经验心得，应尽可能整理成书面材料。

4.内部沟通与协调：提前向组织内部关键岗位人员通报交接安排，确保各部门理解并配合交接工作。

四、交接实施阶段

此阶段是交接工作的核心，应确保各项内容交接到位。

1.工作交接会议：

*首次会议：由理事会负责人或交接工作小组主持，卸任会长、新任会长及相关部门负责人参加。明确交接纪律、流程和要求，确认交接清单。

*专题交接会议：针对不同领域（如财务、项目、人事）可召开专题交接会议，由相关部门负责人列席，对专业性较强的工作进行详细交接和说明。

2.逐项移交与确认：

*卸任会长与新任会长依据《会长交接清单》，逐项进行实物、文件、数据的移交。

*每完成一项移交，双方及监交人（可由理事或监事担