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纸张存储保管规定

一、概述

纸张作为办公、记录和存储信息的重要载体，其规范存储保管对于维护资料完整性、延长使用寿命、提高利用效率具有重要意义。本规定旨在明确纸张存储保管的标准流程、注意事项及操作规范，确保纸张资料得到科学、安全的管理。

二、存储准备

在将纸张存放前，需完成以下准备工作：

（一）清洁处理

1.使用软毛刷或专用清洁工具清除纸张表面的灰尘和污渍。

2.避免使用含有酸性成分的清洁剂，以免腐蚀纸张纤维。

（二）分类整理

1.按资料类型（如合同、报表、信函等）进行分类。

2.同类资料按时间顺序或编号排序，确保查找便捷。

三、存储方法

纸张存储需遵循以下原则和方法：

（一）环境要求

1.存储区域应保持恒温恒湿，温度范围建议在15℃-25℃，湿度控制在45%-60%。

2.远离阳光直射和热源，避免紫外线和高温导致纸张褪色、变形。

（二）存放方式

1.使用无酸纸制档案盒或塑料文件夹进行存放，避免使用金属材质容器。

2.按资料厚度分层放置，每层间距不超过5厘米，防止压坏。

（三）特殊资料处理

1.纸张边缘破损时，使用无酸胶水或专用修补剂进行修复。

2.涂改痕迹明显的纸张，建议复印留存原始版本后存档。

四、日常管理

为保障存储纸张的安全，需严格执行以下管理措施：

（一）出入库记录

1.建立纸质档案出入库登记表，记录存取时间、责任人及数量。

2.禁止无关人员随意翻阅或取用档案资料。

（二）定期检查

1.每季度对存储纸张进行一次霉变、虫蛀检查，发现异常立即隔离处理。

2.检查存储设备（如档案柜）是否牢固，无锈蚀或变形。

（三）安全防护

1.存储区域应安装防火设备，禁止堆放易燃物品。

2.采取防鼠、防虫措施，如放置干燥剂或驱虫剂。

五、注意事项

1.存储过程中避免频繁翻动，减少纸张疲劳性断裂风险。

2.电子文档与纸质文档需分开存放，防止潮湿环境导致电子版数据损坏。

3.超过10年保存期限的纸张，需按档案销毁流程处理，并做好记录。

六、附录

（一）存储合格环境标准表

|项目|标准|

|------------|--------------|

|温度|15℃-25℃|

|湿度|45%-60%|

|光照强度|50勒克斯|

（二）常见纸张损害预防措施

1.避免手汗直接接触纸张，存取后及时洗手。

2.使用无酸笔进行标注，减少化学残留。

3.空气净化设备建议使用HEPA滤网，防止粉尘污染。

七、纸张去酸处理

（一）目的与方法

1.目的：去除纸张中残留的酸性物质，减缓老化速度，防止变黄、脆化。

2.方法：采用无酸水浸泡或使用去酸剂处理。

（二）操作步骤

(1)准备阶段：

-配制去酸溶液：按1升水添加5克无酸去酸剂（如碳酸钙粉末）的比例搅拌溶解。

-准备无酸容器：使用玻璃或聚丙烯材质的容器，避免金属离子污染。

(2)浸泡过程：

-将纸张放入溶液中，水面需完全覆盖纸张。

-控制水温在20℃-30℃，浸泡时间根据纸张酸化程度确定，一般5-10小时。

-每隔2小时翻动一次，确保均匀处理。

(3)清洗与晾干：

-用蒸馏水反复冲洗3-5次，每次间隔30分钟。

-放置在无酸纸巾上吸干多余水分，避免阳光直射。

-自然风干或使用冷风空调（温度25℃），禁止使用热风烘干。

八、纸张修复技术

（一）破损修复

1.小面积破损：

(1)使用无酸胶水点涂缝隙。

(2)待胶水半干后，用无酸纸浆填补空隙。

(3)完全干燥后用毛笔抚平表面。

2.边缘撕裂：

(1)粘贴前用淀粉糊（淀粉与水1:3混合）湿润撕裂处。

(2)对齐边缘后用细棉签蘸取胶水沿裂口涂抹。

(3)用吹风机冷风定型（距离15厘米，档位低）。

（二）折痕去除

1.冷压法：

(1)在折痕处垫无酸纸板。

(2)使用重物（如书籍）压制24小时以上。

2.湿化法：

(1)用喷雾瓶喷洒蒸馏水（保持雾状，避免浸湿）。

(2)静置1小时后平铺无酸布上卷起，用胶带固定。

(3)冷压处理3天后展开检查。

九、数字化迁移规范

（一）扫描参数设置

1.分辨率：300DPI（文字档案）或600DPI（图片资料）。

2.颜色模式：RGB（彩色）或灰度（黑白），CMYK仅用于印刷输出。

3.亮度对比度：自动调整，偏差10%需手动校准。

（二）文件处理流程

1.扫描前：清洁玻璃板，去除静电（使用防静电刷）。

2.扫描中：按纸张方向（纵向）连续扫描，不重叠。

3.扫描后：使用OCR软件识别文字，错误率需2%，每页校对后保存。

（三）存储格式要求

1.文件格式：PDF（档案）或JPEG2000（图片）。

2.压缩率：50%-70%