现代化三级甲等医院医务科档案管理及文件归档分类工作细则.docxVIP

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现代化三级甲等医院医务科

档案管理及文件归档分类工作细则

在现代化三级甲等医院管理中，医务科作为医疗业务核心部门，日常产生的文件档案涵盖政策执行、质量管控、科室协调等多个维度，既是医院医疗工作的“历史记录”，也是后续决策、复盘、追责的重要依据。为避免档案收集“漏项”、归档“无序”，确保具有保存价值的文件资料全流程规范管理，结合宁阳县第一人民医院医务科工作实际，特制定本档案管理及文件归档分类细则，将“规范化、科学化”要求落到具体操作环节，详细内容如下：

一、档案管理核心原则与基础要求

医务科档案管理需遵循“应收尽收、分类清晰、期限明确、安全易查”四大原则。首先，指定专人负责档案管理工作，配备专用档案柜、防潮防虫设备（如除湿机、防虫药包），并在档案库房张贴“严禁烟火、严禁私自翻阅”标识；其次，建立“文件产生-收集-分类-归档-保管-查阅”全流程登记台账，每份文件从接收或生成之日起，就记录“文件名称、产生时间、来源/去向、份数、归档责任人”等信息，避免文件丢失或遗漏；最后，定期开展档案整理自查，每季度核对归档文件数量与台账是否一致，每年对档案保管状况进行检查，如发现档案受潮、破损，及时采取烘干、修补等措施，确保档案长期完好保存。

二、永久保管档案分类与实操细节

永久保管档案是反映医院医务工作核心历史、重要决策、关键事项的“核心档案”，需严格按以下分类收集归档，确保不缺项、不混乱：

1.重要会议与上级政策文件：我院全体会议、办公会议中涉及医务工作的记录（如年度医疗工作计划审议、重大医疗制度修订讨论），需连同会议通知、议程、签到表一并归档，按会议时间先后排序；省、市卫生行政主管部门下发的正式文件（如《XX省三级医院医疗质量考核标准》《XX市医疗机构诊疗规范更新通知》），需在文件首页加盖“医务科归档章”，标注接收日期，按发文单位、发文年份分类存放，方便后续查阅政策依据。

2.方针政策与重大调研材料：省、市政府发布的卫生健康领域方针政策性文件（如《XX省深化医药卫生体制改革实施方案》）、卫生行政主管部门针对重要政务问题的文件（如医疗纠纷处理新规、公立医院绩效考核办法），需单独整理成“政策法规卷”，并附上医务科学习贯彻的记录（如学习会议纪要、落实方案）；医务科开展的重大调研材料（如“我院近5年医疗差错原因分析”“县域内常见病诊疗需求调研”），需包含调研问卷、数据报表、分析报告、结论建议等完整材料，按调研主题分类归档，为后续工作改进提供历史依据。

3.医院沿革与核心工作记录：我院组织机构沿革材料（如医务科科室设置调整文件、人员编制变动通知）、医务工作大事记（需按年度记录，如“2023年开展新技术项目12项”“2024年完成县域医疗协作任务3次”）、反映重要活动的材料（如大型义诊、三甲复审迎检工作照片、视频、文字记录），需整理成“医院医务工作史卷”，确保医院医务工作发展脉络清晰可查；医务科年度目标分解表（需细化到每月任务，如“1月完成医疗制度修订、3月开展医师技能培训”）、目标完成总结（需包含数据支撑，如“年度目标完成率95%，其中医疗质量达标率提升5%”），按年份装订，形成年度工作闭环记录。

4.审批事项与规范性文件：医务科审批事项（如临床科室新增诊疗项目审批、医师执业权限变更审批）、取消事项的相关文件（如“取消XX项目审批流程的通知”），需连同临床科室的申请材料、审批表、公示记录一并归档；临床科室报送的工作请示（如“骨科申请增加手术台次的请示”）、工作总结（如“儿科年度医疗工作小结”），按科室分类存放，每科室建立独立档案夹；医务科参与制订的院级规范性文件（如《宁阳县第一人民医院医疗质量安全管理制度》《医务科工作流程规范》），需包含草案、征求意见稿、审议记录、正式发文稿，确保文件制定流程完整可追溯。

5.重要请示批复与处分材料：医务科向院领导提交的请示（如“申请采购医疗质量考核软件的请示”）、院领导的批复（需原件归档，若为电子批复需打印并加盖“电子文件归档确认章”），严格按“批复在前、请示在后”的顺序排列，如“关于采购软件的批复”放在前，对应的请示放在后，方便查阅审批逻辑；我院对违反医疗规定人员的处分材料（如医师违规执业的调查记录、谈话笔录、处分决定、本人申诉材料），需单独建立“处分档案卷”，密封存放，仅限按规定权限查阅；医务科财务、物资、档案交接凭证（如科室人员变动时的财务账目交接单、档案移交清单），需双方签字确认后归档，确保责任清晰可追溯。

6.重大事件与合同协议材料：医务科工作的年度计划、总结（需包含具体数据，如“2024年组织医疗培训15