管理文秘第六章信息管理.pptVIP

第1页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.1信息工作概述6.1.1信息的含义及类型对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。文字形态、声像形态和记忆形态。6.1.2信息的特点1、客观性。2、共享性。3、开发性。4、传递性。5、时效性。6、存储性。7、可塑性。8、无限性。第2页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.1.3信息对秘书工作的意义秘书人员辅助领导决策的依据；秘书人员处理日常事务的依据。秘书人员起草文书的基础；秘书人员协助管理、协调关系的依据。第3页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.1.4信息工作的基本要求及时；准确；全面；适用。6.1.5目前最急需的信息预测性信息。动态性信息。反馈性信息。综合性信息。6.1.6秘书信息工作的特点普遍性。紧迫性。开拓性。第4页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.2信息工作程序图收集整理存储传递利用开发反馈第5页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.3信息的收集与整理6.3.1信息的收集1、范围政策法规信息;社会动态信息组织内部信息；国际信息同级相关信息；贸易信息客户信息；交际信息第6页，共25页，星期日，2025年，2月5日2．渠道信息网络渠道、大众传播媒介渠道文书渠道、调查渠道会议渠道、图书馆渠道关系渠道、信访渠道档案渠道、信息机构渠道3、方法1)观察法2)询问法3)问卷法4)阅读法5)交换法6)索取法7)购置法8)网络法4、原则价值性原则；时效性原则；层次性原则；针对性原则；全面系统性原则。第7页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.3.2信息整理1、分类方法1）字母分类法；2）主题分类法；3）来源分类法；4）地区分类法；5）数字分类法；6）时间分类法。2、筛选方法1）查重法。2）时序法。3）比较法。4）测评法。3、校核方法1）溯源法。2）比较法。3）核对法。4）逻辑法。5）调查法。6）数理统计法。第8页，共25页，星期日，2025年，2月5日4、综合分析方法1）点面结合法。2）定性定量分析法。3）预测分析法。5、信息加工的形式1）编写信息简报。2）信息资料的编写。第9页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.4信息的传递与存储6.4.1信息传递的方法当面对话召开会议1、语言传递接打电话电台传送电视传输文本2、文字传递表格图表第10页，共25页，星期日，2025年，2月5日表格示例收文机关名称收文号?收文日期年月日存档号?第11页，共25页，星期日，2025年，2月5日柱状图第12页，共25页，星期日，2025年，2月5日饼状图第13页，共25页，星期日，2025年，2月5日折线图第14页，共25页，星期日，2025年，2月5日框图收集整理存储传递利用开发反馈第15页，共25页，星期日，2025年，2月5日组织图校长教学副校长副校长后勤副校长教务科实习基地教研组图书馆实验室学生科招生就业办办公室人事科总务科财务室门卫食堂医务室第16页，共25页，星期日，2025年，2月5日6.4信息的传递与存储3、电讯传递传真电子邮件