采购与供应商管理方案模版.docVIP

采购与供应商管理方案模板

一、方案适用场景

本方案适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业、及事业单位等）的采购部门，用于规范采购全流程管理及供应商合作关系，具体场景包括但不限于：

新项目/新产品采购：企业启动新项目或研发新产品时，需通过标准化流程筛选合格供应商、采购物料或服务；

现有供应商优化：对当前供应商进行绩效评估，淘汰不合格供应商，补充优质供应商资源；

成本控制需求：通过集中采购、供应商竞争谈判等方式降低采购成本，提升资金使用效率；

合规性管理：满足《中华人民共和国采购法》《招标投标法》等法规要求，保证采购流程公开、公平、公正；

供应链风险防控：建立供应商准入、风险预警及应急机制，降低供应中断、质量不达标等风险。

二、方案实施步骤

（一）采购需求识别与确认

需求发起：需求部门（如生产部、项目部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额及用途，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门对需求合理性进行审核（如数量是否匹配生产计划、预算是否符合公司财务制度），必要时与技术、财务部门会商，保证需求清晰、可执行。

需求审批：根据采购金额及公司权限划分，提交至对应层级领导审批（如部门经理、分管副总、总经理），审批通过后进入采购准备阶段。

（二）供应商信息收集与初步筛选

信息来源：通过行业展会、供应商自荐、第三方平台（如企业官网、行业名录）、现有供应商推荐等方式收集供应商信息，建立《供应商信息库》。

初步筛选：采购部门根据《供应商资格预审标准》（见模板表格1）对供应商进行筛选，剔除不具备基本资质（如营业执照、相关行业许可证、生产许可证）或明显不符合需求的供应商，形成《潜在供应商清单》。

（三）供应商评估与选定

资格预审：对潜在供应商进行详细资质审核，包括：

企业规模（注册资本、员工人数、生产场地面积）；

质量体系认证（如ISO9001、行业特定认证）；

财务状况（近3年财务报表、银行资信证明、有无重大债务纠纷）；

供货能力（产能、生产周期、库存水平）；

商业信誉（诉讼记录、行政处罚、过往合作口碑）。

审核通过后进入《合格供应商名录》。

现场考察/样品测试（对关键物料或大型项目）：

组织技术、质量部门对供应商生产现场、工艺流程、质量控制体系进行实地考察；

要求供应商提供样品，由技术部门检测是否符合质量标准，形成《样品测试报告》。

招标/询价谈判：

公开招标：达到招标金额标准的采购项目，通过指定媒体发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商投标，遵循“公开、公平、公正”原则开标、评标；

询价谈判：对金额较小或紧急采购项目，向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、交期、付款条件等，必要时进行谈判，最终确定候选供应商。

综合评估与选定：成立供应商评估小组（含采购、技术、质量、财务、使用部门代表），根据《供应商招标评分表》（见模板表格2）从价格（30%）、质量（25%）、交期（20%）、服务（15%）、合作潜力（10%）等维度打分，得分最高者作为首选供应商，次选者作为备选。

（四）采购合同签订与执行

合同拟定：采购部门根据谈判结果，拟定采购合同，明确以下核心条款：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准及验收方法（如国家标准、行业标准、企业标准，抽检比例）；

交付时间、地点、运输方式及风险转移节点；

付款方式（如预付款、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如延期交货、质量不达标的赔偿标准）；

保密条款、知识产权保护、争议解决方式等。

合同需经法务部门审核，保证合法合规。

合同签订：双方授权代表签字盖章，合同生效。采购部门将合同复印件分发至需求、仓库、财务等相关部门，同步更新《采购合同台账》。

订单下达：采购部门根据合同要求，向供应商下达《采购订单》，明确交付细节，并跟踪供应商生产进度，保证按时交付。

（五）物料/服务验收与入库

到货检验：

数量验收：仓库根据采购订单核对到货物料数量，确认无误后签收；

质量验收：质量部门按照合同约定的质量标准进行检验（如外观检查、功能测试、文件审核），出具《质量验收报告》。

验收合格：物料办理入库手续，仓库更新库存台账，通知财务部门准备付款；

验收不合格：质量部门出具《不合格品处理单》，采购部门与供应商沟通退货、换货或折价处理，必要时启动索赔流程。

异常处理：对验收中发觉的数量短缺、质量问题，需在24小时内通知供应商，要求48小时内反馈处理方案，跟踪直至问题解决，形成《采购异常处理记录》。

（六）供应商绩效评估与关系维护

绩效评估：采购部门每季度/年度对供应商进行绩效评估，评估指标及权重

质量指标（40%）：批次合格率、退货率、质量问题响应速度；

交期指标（30%）：准时交付率、订单满足率、紧急订单响应能力；

价格指标（15%）：价格竞争力