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投标文档清点与签收标准操作流程

前言

投标文档作为参与投标活动的核心载体，其完整性、规范性直接关系到投标的有效性乃至最终成败。文档的清点与签收环节，作为投标文件流转的关键节点，是确保责任清晰、过程可溯、风险可控的基础性工作。为统一操作规范，明确各方职责，保障投标文档在接收与交接过程中的准确与安全，特制定本标准操作流程。本流程旨在为相关工作人员提供清晰、可操作的指引，以提升工作效率，减少人为差错，维护招投标活动的严肃性与公正性。

一、适用范围

本流程适用于所有参与招投标活动的单位或个人，在接收、递交投标文档过程中的清点与签收工作。涉及的主体包括但不限于投标文件的递交方、接收方（如招标代理机构、招标人指定的接收部门等）以及可能涉及的内部流转环节的接收人员。

二、操作流程

（一）接收前准备

1.场地与环境准备：接收方应提前准备好适宜的接收场地，确保环境整洁、有序，具备基本的文件放置条件，避免在潮湿、杂乱或人员频繁走动的非指定区域进行接收操作。

2.工具准备：准备必要的工具，如文件接收登记表（或电子登记系统）、签字笔（建议使用不易褪色的笔种）、文件夹、剪刀（用于必要时开启封装检查，需谨慎使用并获得授权）、计算器（如需辅助核对数量）等。

3.人员准备：接收方应指定专人负责文档的接收、清点与签收工作。相关人员需熟悉本流程要求，具备责任心和细致的工作态度。如接收量大或时间集中，可安排多人协作，但需明确主责人员。

（二）文档接收与初步核验

1.递交方身份确认：接收人员首先应与投标文档递交人员进行对接，确认其代表的投标单位名称，并核对递交人身份信息（如必要，可要求出示授权委托书及身份证明文件），确保文档来源的准确性。

2.文档递交信息核对：接收人员应根据招标公告或招标文件的要求，初步核对递交的投标文档是否针对本次招标项目，以及是否在规定的递交截止时间之前送达。对于逾期送达或非本次项目的文档，应按照招标文件规定处理，并做好记录。

（三）文档清点核心环节

1.封装外观检查：在递交方在场的情况下，接收人员首先对投标文档的封装情况进行检查。查看封装是否完好，封口是否符合招标文件要求（如是否加盖单位公章、法定代表人或其授权代理人签字等），外包装上是否清晰标明了项目名称、标段（如有）、投标单位名称等关键信息。

2.数量清点与核对：

*总包数量核对：根据招标文件中关于投标文件份数（如正本、副本数量）及电子文档等要求，逐项清点递交的文档总包数量是否与要求相符。例如，招标文件要求“一正几副”，则需核对是否包含相应数量的正本和副本。

*分项数量核对（如适用）：若投标文档包含多个独立封装的部分（如技术标、商务标分别封装），则需逐一核对每个部分的封装是否符合要求，并清点各部分的数量。

*电子文档核对：如招标文件要求提交电子文档（如U盘、光盘），需核对电子文档的数量、介质类型是否符合要求，并检查其外包装是否完好、标识是否清晰。

3.关键信息一致性核验：在清点数量的同时，再次核验各封装上标明的投标单位名称、项目名称等信息是否与本次接收的项目及递交方身份一致。

（四）清点结果确认与记录

1.双方共同确认：所有清点工作应在递交方在场时完成。清点完毕后，接收人员应将清点结果（包括总包数量、各分项数量、封装情况、电子文档情况等）向递交方进行口头确认。

2.问题处理：

*数量不符或封装异常：如发现文档数量与要求不符、封装破损、标识不清或缺失等情况，接收人员应立即向递交方指出，并根据招标文件的规定及实际情况，与相关负责人沟通后决定如何处理（如拒收、接收但注明情况等），并将具体情况详细记录。

*递交方异议：如递交方对清点结果有异议，应允许其当场复核。如确属清点错误，应予以纠正；如无法当场达成一致，应做好详细记录，并注明双方意见。

3.签署接收凭证：

*对于符合接收条件的投标文档，接收人员应填写《投标文档签收单》（或类似凭证）。签收单应至少包含以下信息：项目名称、标段（如有）、投标单位名称、递交日期及时间、文档份数（正本、副本、电子文档等分别列明）、封装情况说明、接收人签字、递交人签字、接收单位（部门）盖章（如适用）等。

*接收凭证一般一式两份或多份，由接收方和递交方各执一份，作为文档交接的有效证明。

*签署过程中，双方均应仔细核对签收单上的信息，确保准确无误后再行签字。

（五）文档内部交接与存放（针对接收方）

1.内部登记：完成与递交方的签收后，接收方内部应进行文档的交接登记，明确文档的保管责任人。

2.安全存放：将接收的投标文档存放在指定的、安全的、具备保密条件的场所（如专用文件柜、档案室），防止文档丢失、损坏、篡改或泄密。存放环境应注意防潮、防火、防虫。

3.移交记录：