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企业会议纪要管理规范及模板

一、适用场景与核心价值

在企业日常运营中，会议是传达决策、同步进度、解决问题的重要载体。会议纪要作为会议的书面化成果，需准确记录会议核心信息，保证参会人员及未参会相关人员清晰掌握会议结论、待办事项及责任分工。本模板适用于企业各类会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会、决策评审会等）的纪要撰写，既能规范会议记录流程，也能提升信息传递效率，为后续工作跟进及责任追溯提供依据。

二、会议纪要撰写全流程指南

（一）会前准备：明确框架，夯实基础

明确会议核心目的

提前与会议主持人沟通，知晓会议主题（如“Q3销售目标拆解方案研讨”）、预期成果（如确定各部门销售指标、制定激励政策）及核心议题（如市场部资源需求、生产部产能评估），保证纪要聚焦重点。

收集基础信息，准备模板

获取会议基本信息（时间、地点、参会人员、主持人、记录人），提前准备会议纪要模板（含“会议基本信息”“议题讨论”“决议事项”“待办事项”等模块），避免临时遗漏。

梳理会议资料

若会议有背景材料（如项目方案、数据报表），提前熟悉内容，便于记录时快速关联关键数据（如“上半年销售额同比增长15%，Q3目标需提升20%”）。

（二）会中记录：抓准重点，详略得当

记录核心要素，避免流水账

重点记录以下内容，无需逐字逐句复述发言：

关键结论：如“同意将Q3销售目标定为5000万元，较Q2增长10%”；

分歧意见：如“市场部认为需增加200万推广预算，财务部建议优先优化现有渠道转化率”；

待办事项：明确“谁做什么、何时完成”（如“销售部*经理需在8月15日前提交区域目标分解表”）。

标注优先级与责任主体

对待办事项标注紧急程度（如“紧急”“重要”“常规”），明确责任部门及负责人（如“人力资源部专员负责9月10日前完成新员工入职培训计划，抄送总”）。

特殊信息备注

对涉及保密内容（如未公开的财务数据、战略规划）需标注“内部保密”，对需后续核实的模糊表述（如“客户反馈产品体验不佳”）记录待补充信息（如“需产品部*经理8月20日前提供具体问题清单”）。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

24小时内完成初稿

会后及时整理记录，补充遗漏的关键信息（如未明确的完成时间、责任部门），保证初稿逻辑清晰、无错别字。

与主持人及关键参会人核对

将初稿提交会议主持人总及涉及待办事项的负责人（如销售部经理、财务部*主管）确认，重点核对决议准确性、待办事项的可行性和责任归属。

按标准格式定稿

根据核对意见修改后，按“会议基本信息→会议议程→议题讨论（按议程顺序）→会议决议→待办事项→后续跟进”的结构排版，保证格式统一、重点突出。

（四）分发与归档：闭环管理，有据可查

明确分发范围

会议纪要需发送至全体参会人员、相关领导（如部门负责人以上层级）及需配合执行待办事项的部门，抄送公司档案室。

规范归档流程

纸质版纪要需经主持人签字确认后，交行政部统一编号归档（保存期限不少于3年）；电子版纪要同步至企业OA系统或共享文件夹，命名格式为“YYYYMMDD_会议名称_记录人”（如Q3销售目标研讨会_”）。

三、标准会议纪要模板

企业会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[如：2023年第三季度销售目标及资源协调会]

会议时间

[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]

会议地点

[如：公司301会议室/线上会议（腾讯会议号X）]

主持人

[如：销售部*经理]

记录人

[如：行政部*专员]

参会人员

[如：销售部经理、市场部主管、财务部专员、生产部主管等，按部门排序]

缺席人员及原因

[如：技术部*总监（出差），已提前提交书面意见]

会议主题

[明确会议核心目标，如：确定Q3销售目标5000万元，协调各部门资源支持]

会议议程与议题讨论

序号

议题名称

主要讨论内容

发言要点（可标注部门/人）

1

Q3销售目标拆解方案

市场部提出区域目标分配建议；销售部反馈现有客户资源情况；财务部分析历史数据

市场部主管：华东区目标占比30%，需增加线上推广预算；销售部经理：华南区老客户复购率提升空间大

2

生产部产能评估与交期保障

销售部提出Q3订单峰值预测；生产部汇报当前产能及瓶颈

生产部*主管：9月订单量预计增长20%，需增加1条生产线，8月10日前完成设备采购申请

3

激励政策调整讨论

对比Q2激励政策效果，讨论Q3提成比例及专项奖励设置

财务部*专员：建议将销售额达标提成从8%提升至9%，增设“新客户开发奖”（每单额外奖励500元）

会议决议

（记录经会议确认的最终结论，需明确、无歧义）

销售目标：Q3销售总额定为5000万元，按区域拆解为华东区1500万元、华南区1200万元、华北区1000万元、其他区域1300万元，由销售部*经理负责8月20日前细化至各小组。

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