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车辆维修档案管理制度与样表
一、总则
(一)目的与依据
为规范公司(或单位,下同)车辆维修管理,确保车辆维修质量,控制维修成本,提高车辆使用效率与安全性,特制定本制度。本制度依据国家相关车辆管理法规及公司内部车辆使用管理规定,并结合实际维修工作特点制定。
(二)适用范围
本制度适用于公司所有在用机动车辆(包括公务用车、生产用车等)的维修档案建立、管理、查阅与保管工作。公司所有涉及车辆维修的部门及相关人员均须遵守本制度。
(三)管理职责
1.行政部(或指定车辆管理部门,下同):为本制度的归口管理部门,负责制度的制定、修订、解释与监督执行;负责公司车辆维修档案的统一建立、集中保管、规范管理及档案的最终销毁审批。
2.各用车部门:负责本部门车辆维修需求的提出、维修过程中相关信息的确认与反馈,以及本部门车辆维修档案相关资料的及时收集、整理,并按规定提交至档案管理部门。
3.档案管理员:负责车辆维修档案的接收、分类、编号、登记、归档、保管、查阅登记及到期档案的清理与销毁申请等具体工作,确保档案的完整、安全与有效利用。
二、管理内容与要求
(一)档案建立
1.新车建档:新购入车辆在办理完注册登记手续后一个月内,由行政部负责建立《车辆基础信息登记表》(详见样表一),作为该车辆维修档案的基础。
2.在用车辆补建档:对于本制度实施前已在用的车辆,由行政部牵头,各相关部门配合,在规定期限内完成历史维修资料的收集、整理,补充建立完整档案。
(二)档案材料构成
车辆维修档案应包含但不限于以下材料:
1.车辆基础信息:《车辆基础信息登记表》、行驶证复印件、车辆购置发票复印件、购置税凭证复印件、保险单复印件等。
2.维修申请与审批材料:《车辆维修申请单》(详见样表二)及相关审批记录。
3.维修过程材料:
*《车辆维修派工单》(如适用,详见样表三);
*维修厂家(或4S店)提供的维修清单、结算清单、维修发票复印件;
*维修过程中产生的故障诊断报告、零部件更换清单(注明更换零部件名称、规格、数量、生产厂家或品牌);
*重要维修项目的竣工检验单或质量保证卡。
4.维修记录:《车辆维修作业记录表》(详见样表四),详细记录每次维修的时间、地点、维修类别(例行保养、小修、大修、专项维修等)、故障现象、维修内容、更换配件、维修费用、维修厂家、经办人等信息。
5.质量检验与验收材料:《车辆维修质量检验记录表》(详见样表五)及车辆维修后的验收确认记录。
6.其他相关材料:如车辆发生事故后的维修资料(需与事故处理档案关联)、特殊维修项目的技术协议等。
(三)档案日常管理
1.资料收集与整理:每次车辆维修完成后,由车辆使用部门或行政部经办人负责将上述所有相关材料收集齐全,核对无误后,在一周内提交给档案管理员。档案管理员应对接收的材料进行审核,确保其完整性和规范性。
2.归档与存放:档案管理员收到材料后,应按照“一车一档”的原则,及时将其归入相应车辆的档案袋(或档案盒)内,并进行统一编号和登记。档案存放应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求。
3.查阅与借阅:
*因工作需要查阅车辆维修档案,须填写《车辆维修档案查阅/借阅登记表》(详见样表六),经相关负责人批准后,方可查阅或借阅。
*查阅档案时,不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。
*借阅档案一般限在档案管理室内查阅,确需带出的,须经行政部负责人批准,限期归还。档案管理员应对借出档案进行登记,并负责催还。
*外单位查阅或借阅档案,须持单位介绍信并经公司分管领导批准。
4.保密要求:档案管理人员及所有接触档案的人员,均有责任保守档案秘密,不得泄露档案内容。
(四)档案保管期限与销毁
1.保管期限:车辆维修档案应自车辆报废或处置之日起,继续保存至少三年。
2.档案销毁:对于达到保管期限且确无继续保存价值的车辆维修档案,由档案管理员提出销毁申请,填写《档案销毁清册》,报行政部负责人及公司分管领导批准后,按照规定程序予以销毁,并由两人以上监销,监销人须在销毁清册上签字。
三、责任追究
对于在车辆维修档案管理工作中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、造成档案丢失、损坏或不按规定归档、查阅、销毁档案等行为的,将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。
四、附则
1.本制度由公司行政部负责解释。
2.本制度未尽事宜,参照公司其他相关档案管理制度执行。
3.本制度自发布之日起施行。以往有关车辆维修档案管理的规定与本制度不一致的,以本制度为准。
样表示例
样表一:车辆基础信息登记表
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