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企业法务管理与合规性自查工具模板

一、引言

企业法务管理与合规性自查是防范法律风险、保障稳健运营的核心手段。监管环境日趋严格、商业竞争不断升级，企业需通过系统化、标准化的自查流程，及时识别经营管理中的合规漏洞，降低违规成本。本工具模板旨在为企业提供一套通用性强、操作便捷的法务管理与合规性自查框架，覆盖公司治理、劳动用工、合同管理、知识产权、数据安全等关键领域，助力企业构建“事前预防、事中控制、事后改进”的合规管理体系。

二、适用范围与应用场景

（一）适用主体

本模板适用于各类企业，包括但不限于有限责任公司、股份有限公司、外商投资企业等，尤其适用于已建立法务部门或配备专职法务人员的企业，以及处于快速发展期、业务模式复杂的企业。对于中小企业，可结合实际规模简化部分流程，但核心自查模块需保留。

（二）核心应用场景

年度常规合规检查：企业每年至少开展一次全面合规自查，评估整体合规状况，形成年度合规报告，作为董事会或管理层决策依据。

新业务/新产品上线前合规评估：企业在推出新业务、新产品或进入新市场前，需针对该业务模式的合规性开展专项自查，保证符合行业监管要求（如金融业务需持牌经营、互联网业务需符合数据安全法等）。

监管机构检查应对：收到监管机构（如市场监督管理局、税务局、证监会等）检查通知后，可快速通过模板梳理合规材料，提前排查风险点，配合检查工作。

并购重组前法务尽调：企业在并购目标企业前，可利用模板对目标企业的合规状况（如历史诉讼、资质许可、劳动用工合规性等）进行自查，尽调结果作为交易定价、协议条款的重要参考。

重大事件后专项复盘：企业发生重大法律纠纷、行政处罚或合规事件后，需通过模板开展专项自查，分析问题根源，完善内控制度。

三、合规性自查操作流程与步骤

合规性自查需遵循“计划先行、分工明确、证据充分、整改闭环”的原则，具体分为四个阶段，各阶段关键步骤及操作要点

（一）第一阶段：自查准备（1-3个工作日）

目标：明确自查范围、组建团队、制定计划，保证自查工作有序开展。

成立自查工作小组

组成：由法务负责人担任组长，成员包括业务部门负责人、财务负责人、人力资源负责人、内审负责人*等，保证覆盖各关键领域；若企业未设专职法务，可外聘律师参与。

职责：组长统筹自查整体工作，业务部门提供自查材料并配合问题整改，法务/合规部门负责模板落地、风险判定及报告编制。

制定自查工作计划

内容明确：明确自查目标（如“全面排查2023年度劳动用工合规风险”）、自查范围（如覆盖所有子公司、特定业务线）、时间节点（如“2024年3月1日-3月15日”）、责任人及输出成果（如《合规自查报告》《问题整改清单》）。

资源保障：协调各部门提供必要资料（如合同文本、员工花名册、财务凭证等），保证自查人员投入时间。

收集合规依据清单

法务/合规部门需提前梳理与企业业务相关的法律法规、监管政策、行业准则及内部制度，形成《合规依据清单》，作为自查判定标准（示例见表1）。

注意：合规依据需更新至最新版本，避免引用已废止条款。

表1：合规依据清单（示例）

序号

合规领域

法律法规名称

文号

适用条款

更新日期

1

劳动用工

《中华人民共和国劳动合同法》

主席令第65号

第10、17、38条

2023年1月1日

2

公司治理

《上市公司治理准则》

证监会公告〔2018〕29号

第32、40条

2022年1月5日

3

数据安全

《数据安全法》

主席令第84号

第27、29条

2021年9月1日

（二）第二阶段：自查实施（3-10个工作日）

目标：通过资料查阅、人员访谈、系统筛查等方式，全面排查合规风险，形成问题清单。

模块化自查启动

按照模板预设的合规模块（公司治理、劳动用工等），各业务部门对照《合规依据清单》逐项开展自查，法务部门提供指导。

示例：人力资源部门负责劳动用工模块自查，需查阅劳动合同签订记录、社保缴纳明细、工资表等；销售部门负责合同管理模块自查，需抽查近一年重大合同的审批流程、履约记录。

风险识别与证据固定

风险识别方法：

文审法：查阅制度文件、合同、凭证、会议记录等书面材料，识别与合规依据不符的内容（如合同未约定违约金计算方式）。

访谈法：与关键岗位人员（如财务经理、车间主任）访谈，知晓实际操作流程是否合规（如生产许可是否到期未续）。

系统筛查法：通过ERP、OA等系统提取数据（如供应商资质到期时间、员工劳动合同到期日），批量筛查异常情况。

证据固定要求：对发觉的不合规事项，需留存书面证据（如合同复印件、邮件截图）、电子证据（如系统导出数据）及访谈记录，保证问题可追溯。

合规性判定与问题分级

法务部门根据《合规依据清单》对自查发觉的问题进行合规性判定，分为“合规”“不合规”“待观察”三类：

不合规：存在明确违反法律法规或监管要求的行为，需立即整改（如未依法为员工缴