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高校学生档案管理规范流程

高校学生档案作为学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，不仅是学校教育教学管理工作的重要组成部分，更是学生个人成长轨迹的重要凭证，对学生毕业就业、继续深造、政审考察乃至终身发展都具有不可替代的作用。建立并严格执行规范的学生档案管理流程，是确保档案材料真实、完整、安全、可用的根本保障，亦是提升高校管理水平、维护学生合法权益的内在要求。

一、档案的建立与接收

学生档案的规范管理，始于源头的严谨。这一阶段的核心任务是确保档案材料的完整性、真实性，并为后续管理奠定坚实基础。

（一）新生档案接收与审核

新生入学后，档案管理部门（通常为学校档案馆或学生工作处下设的档案管理科室）应及时与招生部门对接，依据录取名册，有序接收新生档案。接收时，需仔细核对档案数量、封装情况，确保档案材料由生源地招生部门或毕业中学按规定密封并加盖公章。对于自带档案的新生，应指导其按时提交，并严格查验档案封口的完整性。

档案接收后，首要工作是进行材料审核。审核内容包括：档案材料是否齐全（如高中学籍档案、高考报名及志愿表、体检表等关键材料），材料填写是否规范、有无涂改，印章是否齐全有效等。发现材料缺失、不规范或疑似问题的，应及时与相关生源地或学生本人联系，限期补充或核实，确保档案材料的真实性和规范性。

（二）档案信息录入与建档

在完成材料审核的基础上，档案管理部门应将新生的关键信息（如姓名、学号、身份证号、院系专业等）准确录入到学生档案管理信息系统中，为每一位学生建立唯一的电子档案索引。同时，为纸质档案分配专用档案袋或档案盒，在封面清晰标注学生基本信息，并按学校档案管理规定进行分类、编号、登记，确保纸质档案与电子信息的准确对应，实现规范化管理。

二、档案材料的日常收集与管理

学生在校期间，档案材料处于动态增长过程，日常的收集、整理与规范管理是档案工作的核心环节。

（一）材料收集范围与要求

档案材料的收集应遵循“及时、准确、规范、完整”的原则。主要收集范围包括：

1.学籍管理材料：入学登记表、学籍卡、成绩单、学年鉴定表、转专业审批表、休学/复学/退学等异动材料、毕业论文（设计）评审表及成绩等。

2.奖惩材料：各类奖学金审批表、荣誉证书复印件、处分决定及解除处分材料等。

3.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议材料、不合格党员处置材料；入团志愿书、团员登记表等。

4.社会实践与就业材料：社会实践鉴定表、实习报告、就业推荐表、就业协议书（副本）、定向或委培协议等（部分材料根据学校规定归档）。

5.其他有参考价值的材料：如重要的体检表、技能证书复印件等，具体由学校根据档案管理规定界定。

各相关部门（如教务处、学生处、团委、各院系等）应明确专人负责本部门应归档材料的及时收集、初步审核与定期向档案管理部门移交。移交时需履行交接手续，填写材料移交清单，双方签字确认。

（二）材料整理与归档

档案管理部门收到各单位移交的材料后，应及时对材料进行审核、分类、排序、编目、装订。

1.审核：再次检查材料的真实性、规范性、完整性，对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。

2.分类排序：按照档案管理规定的材料分类顺序（如学籍类、奖惩类、党团类等）对材料进行系统排列。

3.编目：在档案管理信息系统中为每份材料录入详细信息，并可根据需要在纸质档案中附材料目录或页码。

4.装订：对于零散材料，应使用符合档案保护要求的装订材料（如不锈钢钉或专用线）进行规范装订，做到整齐、牢固，便于查阅。

（三）档案保管与安全

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

档案管理人员应严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案存放应井然有序，按照档案编号或学生学号等方式进行排架，便于存取。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理，确保档案实体安全。同时，加强档案信息保密工作，严禁泄露档案内容。

三、档案的查阅与利用

档案的查阅利用是档案价值实现的重要途径，必须严格遵守规定，规范操作流程。

（一）查阅权限与审批

1.因公务查阅：学校内部单位因教学、科研、管理等工作需要查阅学生档案，须由所在单位出具介绍信，经单位负责人签字批准后，方可查阅。查阅内容应限于与公务相关的范围。

2.学生本人查阅：一般情况下，学生本人不得查阅本人档案。因特殊情况（如政审、报考等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知结果，学生本人不得直接接触档案。

3.校外单位查阅：校外单位（如用人单位、人才交流中心、公检法机关等）因工作需要查阅学生