行政文件归档与管理制度文件管理规范版.docVIP

行政文件归档与管理制度文件管理规范版

一、总则

（一）目的

为规范公司行政文件的全生命周期管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高文件利用效率，防范管理风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》等法规，结合公司实际情况，制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司各部门、子公司及分支机构的行政文件管理，涵盖纸质文件与电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等环节。

（三）术语定义

行政文件：指公司在行政管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于发文、收文、会议纪要、合同、请示报告、规章制度、调研材料等。

归档：指各部门在文件办理完毕后，将具有保存价值的文件系统整理后，定期向档案管理部门移交的过程。

保管期限：根据文件的价值和重要性，划分的档案保存时间，分为永久、长期（30年以上）、短期（10年以下）三类。

二、行政文件全周期管理操作流程

（一）文件分类与编号

分类原则

按“年度-问题-机构”三级分类法，先按年度分开，再按文件问题（如综合管理、人力资源、财务审计等）分类，最后按形成机构细分。

同一类别文件按“重要程度-形成时间”排序，重要文件在前，时间早在前。

编号规则

纸质文件编号格式：[年份]-[部门代码]-[问题类别代码]-[流水号]

示例：2024-综合-01-001（表示2024年综合管理类第1号文件，流水号001）

电子文件编号：与纸质文件编号一致，后缀“-E”，如2024-综合-01-001-E。

部门代码及问题类别代码由档案管理部门统一制定（详见附件1《文件分类代码表》）。

（二）文件收集与整理

收集责任主体

各部门指定专人（文件专员*）负责本部门文件收集，保证应归档文件齐全完整。

涉及多部门联合形成的文件，由主办部门负责收集，协办部门配合提供相关材料。

收集范围

发文：以公司名义发出的正式文件（如通知、函、报告等）、签发稿、定稿、正本及电子版。

收文：上级单位来文、平行单位函件、下级单位请示报告等，包括原件、批示件及处理结果。

会议文件：会议通知、议程、签到表、发言材料、会议纪要、决议等。

合同协议：各类业务合同、补充协议、审批文件及履行过程中的重要材料。

其他具有保存价值的材料：如调研报告、工作总结、大事记、荣誉证书等。

整理要求

纸质文件：去除金属夹、订书钉等装订物，采用线装或胶装，每份文件加装封面（注明文件名称、编号、日期、页数），按编号顺序放入档案盒。

电子文件：采用通用格式（如PDF、DOC、XLS），保证内容可读、不可篡改，按编号分类存储在指定服务器或云盘，同时标注文件元数据（形成部门、日期、责任人）。

（三）归档移交与验收

归档时间

纸质文件：次年3月31日前完成上年度文件归档。

电子文件：每月5日前完成上月电子文件归档，重大事项文件应在办理完毕后10日内归档。

移交流程

移交准备：文件专员*填写《归档移交清单》（附件2），核对文件数量、编号、完整性，签字确认后报部门负责人审批。

移交实施：档案管理员*接收文件，当场核对清单与实物是否一致，检查文件整理是否符合要求。

签章确认：双方核对无误后，在《归档移交清单》上签字盖章，各执一份留存。

验收标准

文件材料齐全，无遗漏；

分类准确，编号规范；

装订整齐，字迹清晰（纸质文件）；

电子文件格式正确，元数据完整。

（四）保管与维护

保管场所

纸质档案存入专用档案柜，库房配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

电子档案存储服务器应定期杀毒，建立异地备份机制（每月备份一次），保证数据安全。

保管措施

档案管理员*定期（每季度）检查档案保管状况，对破损、霉变档案及时修复或复制。

电子档案每半年进行一次格式转换，兼容最新技术，防止文件无法读取。

涉密档案单独存放，设置访问权限，非经批准不得查阅。

（五）借阅与利用

借阅权限

普通文件：公司员工凭工作证填写《文件借阅登记表》（附件3），经部门负责人审批后借阅。

涉密文件：需经分管领导*审批，借阅期限不超过3天，不得带出档案室，不得复制。

借阅流程

借阅人提交申请，审批人签字后交档案管理员*审核；

档案管理员*核对文件，登记借阅人信息、借阅时间、归还时间；

借阅完毕后，档案管理员*检查文件是否完好，确认无误后注销借阅记录。

利用要求

借阅人应爱护文件，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件页；

复制文件需经档案管理部门批准，复制件加盖“档案复制”章，与原件具有同等效力；

借阅期限届满未归还的，档案管理员*应及时催收，逾期超过10日的，暂停其借阅权限。

（六）鉴定与销毁

鉴定组织

每年12月，由档案管理部门牵头，组织行政、法务、业务部门成立鉴定小组，对到期档案进行鉴定。

鉴定标准

到期档案仍有利用价值的，延长