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办公室文件归档与管理标准操作流程

一、总则

1.1目的

为规范办公室文件的形成、流转、归档和保管工作，确保文件的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，为单位各项决策和业务活动提供有效支持，特制定本标准操作流程。

1.2适用范围

本流程适用于单位内部所有部门及员工在日常办公活动中形成的各类文件（包括纸质文件与电子文件）的归档与管理工作。涉密文件管理除遵守本流程外，还需严格执行国家及单位相关保密规定。

1.3基本原则

1.及时性原则：文件形成或办理完毕后，应及时进行整理、分类和归档，避免积压。

2.准确性原则：文件的分类、著录、标引等应准确无误，确保检索利用的精准性。

3.完整性原则：归档文件应齐全完整，反映文件形成的全过程和历史联系。

4.规范性原则：文件的格式、命名、分类、编码、装订等应符合本流程规定，保持统一规范。

5.安全性原则：采取有效措施，确保文件在形成、流转、保管和利用过程中的安全，防止失泄密、损坏和丢失。

6.可追溯性原则：文件的流转、借阅、利用等环节应有明确记录，确保其去向可查。

二、文件形成与初步管理

2.1文件的形成

各部门及员工在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于报告、请示、批复、通知、函、会议纪要、合同协议、统计报表、图纸、照片、录音录像等，均属于归档范围。文件形成时，应确保内容真实、表述准确、格式规范。

2.2文件命名规范

为便于识别和检索，文件（尤其是电子文件）形成时应遵循统一的命名规则。建议命名结构可包含：[部门/项目]-[文件主题]-[日期]-[版本/序号]。例如：“市场部-年度推广计划-2023-Q3-V1”。命名应简洁明了，避免使用模糊或易混淆的词汇。

2.3文件的初步分类与暂存

文件形成后至正式归档前，经办人应根据其性质和重要程度进行初步分类，并在指定位置（如个人电脑特定文件夹、部门共享区指定目录或办公室文件柜暂存格）进行有序暂存，防止遗失或混乱。

三、文件的分类与编码

3.1分类体系

文件分类应遵循系统性、逻辑性和实用性原则。单位可根据自身规模、业务特点和管理需求，采用多级分类法。常见的分类维度包括：

*一级分类：通常按部门或核心业务模块划分（如：行政部、人力资源部、财务部、市场部、项目部等）。

*二级分类：在一级分类下，按文件性质或业务流程细分（如：行政部下可分为：规章制度、会议管理、资产管理、后勤服务等）。

*三级分类：根据需要进一步细分，如按年度、项目阶段等。

分类体系应形成《文件分类表》，并确保全员理解和执行。

3.2编码规则

对归档文件进行统一编码，是实现有序管理和快速检索的关键。编码应具有唯一性和可读性。编码规则可结合分类体系制定，例如采用“一级分类代码-二级分类代码-年度-顺序号”的结构。代码可使用字母、数字或其组合。编码应标注在文件首页指定位置或档案盒/袋上。

四、文件的归档操作

4.1归档范围与时限

*归档范围：凡是反映单位工作活动、具有查考利用价值的各类文件材料，均应列入归档范围。具体可参照单位《文件归档范围与保管期限表》执行。

*归档时限：

*日常办公文件，一般应在办理完毕后的当月或次月内完成归档。

*年度性文件（如工作总结、计划、预算等），应在次年第一季度内完成归档。

*项目类文件，应在项目结束后一个月内完成归档。

*特殊情况需延迟归档的，应经部门负责人批准。

4.2归档前整理

*纸质文件：

1.鉴别：区分归档与不归档文件，剔除重复、过时、无价值的材料。

2.排序：同一事项的文件，应按形成时间顺序或逻辑关系（如：请示在前、批复在后；正件在前、附件在后）排列。

3.修整：对破损、字迹模糊的文件进行修补、复制；去除易锈蚀的金属物；纸张幅面统一采用A4规格，过大的应折叠，过小的应粘贴。

4.装订：采用线装、胶装或专用文件夹等方式，确保牢固、整齐、便于翻阅。

*电子文件：

1.格式转换：重要电子文件应转换为通用、稳定的格式（如PDF），确保长期可读。

2.元数据著录：对电子文件的标题、作者、形成日期、分类、关键词、摘要等元数据进行准确著录。

3.病毒查杀：确保归档的电子文件无病毒。

4.3填写归档说明/移交清单

归档时，应填写《文件归档移交清单》，内容包括：文件题名、编号、份数、页数、形成日期、保管期限、移交部门、移交人、接收人、移交日期等信息。纸质文件可在每份（或每盒）文件前附《卷内文件目录》。

4.4归档交接

文件形成部门或经办人将整理好的文件及《文件归档移交清单》一并交至档案管理部门（或指定档案管理员）。接收方应对照清单对文件的数量、质量进行核对验收，确认无误后双方签字，清单一式两份，双方各执一份。

五、归档后