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规范办公自动化工具使用的操作详细规定

一、总则

为规范办公自动化工具（以下简称“OA工具”）的使用，提高工作效率，确保信息安全，特制定本操作详细规定。所有员工应严格遵守本规定，确保OA工具的合理、高效、安全使用。

二、适用范围

本规定适用于公司全体员工，包括但不限于行政、财务、技术、销售等各部门人员。

三、OA工具使用规范

（一）登录与退出

1.登录

(1)使用个人账号和密码登录OA系统，禁止使用他人账号。

(2)登录时需输入正确的用户名和密码，首次登录需修改默认密码。

(3)如发现账号异常，应立即向IT部门报告。

2.退出

(1)工作结束后应及时退出OA系统，避免账号长时间处于登录状态。

(2)离开电脑时需锁定屏幕，防止他人误操作。

（二）信息录入与维护

1.录入要求

(1)填写各类表单时，确保信息真实、准确、完整。

(2)使用规范用语，避免错别字和格式错误。

(3)日期、金额等关键信息需仔细核对。

2.维护要求

(1)定期检查已录入信息，及时修正错误。

(2)禁止随意删除或修改他人录入的数据。

（三）流程审批

1.提交流程

(1)按照实际需求选择相应的审批流程。

(2)提交前仔细阅读流程说明，确保材料齐全。

2.审批要求

(1)审批人需在规定时间内完成审批，不得拖延。

(2)审批意见应明确、具体，如有疑问应及时沟通。

(3)禁止在审批过程中泄露公司机密。

（四）文档管理

1.上传与下载

(1)上传文档前需确认文件格式符合要求（如Word、PDF等）。

(2)下载文件后需及时检查是否完整、正确。

2.共享与备份

(1)共享文件时需设置合理的权限，防止信息泄露。

(2)重要文档需定期备份，并存储在安全位置。

（五）系统维护

1.日常检查

(1)每日登录系统检查是否有异常提示或错误信息。

(2)如发现系统故障，应立即停止使用并报告IT部门。

2.更新与升级

(1)按照公司安排进行系统更新，不得擅自操作。

(2)更新前需保存重要数据，防止数据丢失。

四、违规处理

1.对于违反本规定的员工，公司将视情节严重程度给予警告、罚款或解除劳动合同等处理。

2.如因违规操作导致信息泄露或工作延误，相关责任人需承担相应责任。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由IT部门负责解释和监督执行。如有疑问，可随时咨询IT部门。

三、OA工具使用规范（续）

（一）登录与退出

1.登录

(1)账号密码管理

(a)员工应妥善保管个人账号及密码，不得告知他人或共享账号。密码设置应遵循“强密码”原则，即包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不少于8位，且每90天更换一次。禁止使用生日、姓名等易猜密码。

(b)如需离开座位，应使用“屏幕锁定”功能（如快捷键`Win+L`或系统自带的锁定选项），防止他人未授权访问。

(2)多因素认证（MFA）

(a)对于涉及敏感数据操作的关键岗位，需启用MFA认证，如通过手机短信验证码、动态令牌等方式进行二次验证。IT部门将定期推动MFA的普及。

(3)异常登录处理

(a)若员工发现账号存在异常登录记录（如异地登录、登录时间异常），应立即通过OA系统内的“安全中心”或联系IT支持团队，验证账号安全并修改密码。

(b)IT部门将定期向员工发送登录日志提醒，帮助其监控账号活动。

2.退出

(1)标准退出流程

(a)使用OA系统后，点击界面右上角的“退出”按钮或通过系统设置中的退出选项完成注销。

(b)禁止通过关闭浏览器标签页或直接关机的方式退出，以防会话缓存导致的安全风险。

(2)公共电脑使用规范

(a)在公司公共区域（如会议室）使用电脑时，必须在使用完毕后完全退出OA系统并锁定屏幕。

(b)离开电脑前需确认个人文件已保存并清除浏览历史。

（二）信息录入与维护

1.录入要求

(1)表单填写规范

(a)基本信息类（如“请假申请”）：

-姓名、部门、职位必须与人力资源系统一致，不得填写昵称或错别字。

-日期格式统一使用“YYYY-MM-DD”，禁止手写或模糊填写。

(b)数据类（如“采购申请”）：

-金额单位统一为“元”，小数点后保留两位，如“1,234.56”。

-商品数量必须为整数，如需拆分需注明原因并附说明。

(2)附件上传规范

(a)支持的文件格式：Word（.doc/.docx）、Excel（.xls/.xlsx）、PDF（.pdf）、图片（.jpg/.png），单个文件大小不超过10MB。

(b)上传前需重命名文件，格式为“部门-事由-日期”，如“市场部-活动方案docx”。

(3)语言文字规范

(a)中文录入需使用简体字，避免使用繁体字、异体字或网络用语。

(b)英文录入需符合语法