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机关单位会议组织与管理规范

会议作为机关单位传达政策、部署工作、沟通协调、科学决策的重要载体，其组织与管理水平直接关系到工作效率和决策质量。为进一步规范机关单位会议组织流程，提升会议效能，杜绝形式主义，特制定本规范。

一、会前准备：周密筹划是基础

会前准备是确保会议成功的前提，必须做到细致、周全、无遗漏。

（一）明确会议需求与议题

凡事预则立，不预则废。会议组织前，需首先明确会议的核心目的：为何召开此次会议？希望通过会议达成何种共识或决策？在此基础上，精准确定会议议题。议题应具有必要性、针对性和可行性，避免议题过多过杂导致会议效率低下。对于可开可不开的会议坚决不开，内容相近的会议尽量合并召开。

（二）确定参会人员与范围

根据会议议题的性质和重要程度，科学界定参会人员范围。应坚持“少而精”的原则，确保与议题直接相关的人员参会，避免无关人员陪会，以提高会议的专注度和决策效率。明确参会人员的姓名、单位、职务，并区分正式参会、列席及旁听人员。

（三）选定适宜的会议时间与地点

会议时间的选择应充分考虑参会主要领导和多数参会人员的日程安排，避免与重要活动或其他会议冲突。会期安排应紧凑高效，提倡开短会。会议地点的选择需综合考虑会议规模、保密要求、设施条件及交通便利性。内部会议室能够满足的，不租用外部场地。

（四）精心拟定会议方案与议程

会议方案是会议组织的总纲，应包含会议名称、时间、地点、议题、参会人员、会议议程、所需材料、会务保障、经费预算等要素。会议议程需围绕议题进行设计，明确各议题的讨论顺序、预计时长及负责人，确保会议有序进行。

（五）及时发出会议通知

会议通知应简明扼要、要素齐全，一般应包括会议名称、时间、地点、主要议题、参会人员、需携带材料、着装要求（如有）、报名反馈方式及截止时间等。通知应提前发出，给参会人员预留充足的准备时间。对于重要会议，可采用书面通知或正式文件形式，并辅以电话提醒。

（六）认真准备会议材料

会议材料是会议讨论和决策的重要依据，需提前精心准备。材料内容应真实准确、重点突出、简明扼要。主要材料包括会议议程、主持词、汇报材料、背景资料、讨论稿、表决文件等。材料需按规范格式排版、校对、印制或准备电子版，确保无错漏。涉密材料需严格按照保密规定管理。

（七）细致做好会场布置与设备调试

根据会议类型和规模布置会场，包括主席台设置、座次安排、会标悬挂、席卡摆放、鲜花绿植（必要时）等。同时，对会议所需的音响、麦克风、投影仪、幕布、灯光、空调、表决器、网络等设备进行全面检查和调试，安排专人负责技术保障，确保会议期间设备运行正常。

（八）落实会务服务保障

明确会务负责人和工作人员分工，责任到人。提前安排好签到、引导、茶水、记录、录音录像、安保、医疗等服务。如需安排食宿，应严格执行相关规定，杜绝铺张浪费。

二、会中组织与管理：规范有序是关键

会议进行过程中的组织与管理，直接影响会议效果和目标的实现。

（一）严格执行会议签到制度

参会人员应按时签到，会务人员应准确掌握参会情况，对未按时参会人员及时提醒，对无故缺席或请假人员做好记录，并向会议主持人报告。

（二）有效控制会议进程

主持人是会议的灵魂，应严格按照会议议程主持会议，把握会议节奏，引导参会人员围绕议题发言，避免跑题、议而不决或发言过长。对争议较大的问题，主持人应及时进行协调和引导，必要时可建议休会酝酿或提交下次会议讨论。

（三）规范参会人员发言

参会人员应提前做好准备，发言时应围绕主题、观点明确、言简意赅。鼓励积极发言，充分发表意见，但要遵守会场纪律，不随意打断他人发言，不谈论与会议无关的内容。

（四）做好会议记录

安排专人担任会议记录员，对会议的主要过程、讨论情况、重要发言、形成的共识、作出的决定、待办事项及责任分工等进行准确、完整、规范的记录。记录应做到客观公正，字迹清晰（或电子文档规范），会后及时整理。

（五）妥善处理突发情况

会中如遇设备故障、人员冲突、紧急事件等突发情况，会务人员应迅速反应，及时报告会议主持人，并采取有效措施妥善处理，确保会议不受重大影响。

（六）维护良好会场秩序

保持会场安静，参会人员应将手机调至静音或关闭状态，不随意走动、交头接耳、玩手机或处理与会议无关的事务。会务人员应及时制止影响会场秩序的行为。

三、会后工作：狠抓落实是目的

会议结束并不意味着工作的完成，会后的落实与总结同样至关重要。

（一）及时整理会议纪要

会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，一般应在1-3个工作日内。纪要内容应忠实于会议实际情况，准确反映会议决定事项和主要精神，语言精炼、条理清晰。纪要需按程序报批后，分发给相关单位和人员。

（二）抓好会议决定事项的分解与督办

对会议形成的决定事项和工作部署，应明确责任单位、责任人和完成时限，形成任务清单。建立健全督办机制，定期对任务落实情