浅析轨道交通工程档案数字化外包风险及对策.pdfVIP

浅析轨道交通工程档案数字化外包风险及对策.pdf

档案保密

浅析轨道交通工程档案数字化外包风险及对策

文/北京市轨道交通运营管理有限公司刘营营

【摘要】轨道交通工程档案是整个新线项目建设过程的真实记录，包括基建文件、监理文件、施工文件

及竣工图等，由于轨道交通工程档案大多以纸质档案为主，因此开展纸质档案数字化是极其必要的。数字化

外包是档案数字化加工的重要方式，可以有效提高档案数字化工作的效率和质量，还可以降低加工成本、节

省时间。然而，档案数字化外包工作也存在一定的风险隐患。文章以轨道交通工程档案数字化外包工作为研

究对象，分析数字化外包工作的意义和风险，并提出应对策略，以期为各行业数字化外包工作提供借鉴，从

而进一步提高档案数字化外包管理水平。

【关键词】轨道交通工程；档案数字化；服务外包

根据《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）配置的人员编制较少。线路由开通到试运营再到正式运

等相关标准规定，纸质档案数字化是指采用扫描仪等设营，对工程档案的接收量提出了明确的要求，一条线路

备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁就包括上千卷轨道交通工程档案，档案部门的主要工作

带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案包括新线项目轨道交通工程档案的验收、接收等，还有

的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处其他安全生产、行政管理类工作，故自主开展轨道交通

理过程[1]。目前，轨道交通工程档案数字化内容包括数字工程档案数字化工作不太现实，因此，档案数字化外包

化扫描、条目录入、原文挂接等工作，考虑到轨道交通成为主要选择。选用专业的外包单位开展轨道交通工程

工程纸质档案数字化过程中的科学化、规范化、保密性档案数字化工作，专人专扫，一段时间就可以完成数字

和高质量的管理要求，委托具备相应资质、管理能力和化工作，能大大提高档案数字化效率。既保证了档案资

服务水平的专业公司来开展纸质档案数字化工作，是必源的完整性和安全性，防止纸质档案遭到损坏，又能为

要的。因此，以轨道交通工程档案数字化外包工作为研后续设备维修维护等工作提供有效保障，企业员工能获

究对象，分析轨道交通工程档案数字化外包工作存在的得更加便捷、高效的服务。因此，开展数字化外包可以

风险并提出应对策略，具有现实意义。大大提高轨道交通工程档案的数字化效率。

（二）有利于控制数字化成本。开展轨道交通工程

一、轨道交通工程档案数字化外包的意义

档案数字化工作，需要专门的数字化加工场所、专用的

在档案数字化工作中，档案数字化外包成为主流方扫描设备，包括胶装机、扫描仪、裁刀等设备，还需配

式。轨道交通工程档案数字化工作对轨道交通单位档案备专业的扫描人员。因此，纸质档案的数字化工作需要

管理具有十分重要的意义，高效完成大量工程档案的数大量的成本投入。一方面，档案数字化扫描的设备价格

字化，提高档案数字化成果质量，有效避免数字化外包高昂，且部分单位对设备有国产化的要求，采买设备不

工作中的风险，丰富轨道交通单位电子档案资源，为档易；另一方面，在数字化操作层面，特别是竣工图纸数

案资源共享提供数据基础，是目前轨道交通单位档案管字化，需要专业的大型扫描设备和专业人员，成本相对

理工作的重中之重。因此，轨道交通档案数字化外包工较高[2]。因此，对轨道交通单位来说，不仅需投入人力、

作具有重大意义。物力、财力等，为保证数字化扫描质量，还需外请老师