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采购合同审核与执行情况跟踪记录表使用指南
一、适用场景:企业采购全流程规范化管理需求
在企业采购管理中,合同是明确供需双方权责的核心法律文件,从合同签订前的审核到执行中的履约跟踪,再到付款结算,涉及采购、法务、财务、业务等多个部门协同。为避免合同条款漏洞、执行进度滞后、付款异常等问题,需通过标准化跟踪记录表实现:
合同审核流程留痕,保证条款合规、风险可控;
执行进度实时监控,保障供应商按时交付、企业按约履约;
付款节点与执行情况联动,防范超付、迟付风险;
异常情况及时预警与处理,降低采购纠纷。
本工具适用于各类企业(生产型、贸易型、服务型)的采购合同管理场景,涵盖原材料、设备、服务、工程等各类采购类型。
二、操作步骤:从合同签订到执行闭环的全流程指引
(一)合同信息录入:建立基础档案
操作主体:采购专员*
操作内容:
收到供应商提交的合同草案后,首先核对合同基本信息,包括:
合同编号(按企业规则编码,如“CG-2024-X”);
合同名称(需体现采购标的,如“型号生产设备采购合同”);
供需双方全称、统一社会信用代码、地址、联系人及电话;
采购标的名称、规格型号、数量、单位、单价、合同总价(大写及小写);
履约期限(分批次交付的需明确各批次时间)、交付地点、运输方式;
付款方式(如“预付款30%到货验收后60%质保金10%”)、收款账户信息;
质量标准、验收方法、违约责任、争议解决方式等核心条款。
将上述信息完整录入“采购合同执行跟踪表”(见第三部分),扫描合同原件作为附件至企业合同管理系统(或纸质归档),保证信息与合同文本一致。
(二)合同审核发起:多部门合规把关
操作主体:采购专员发起,法务专员、财务专员、部门负责人逐级审核
操作内容:
采购部门初审:重点审核采购需求的匹配性(如数量、规格是否与申购单一致)、供应商资质(如营业执照、相关行业资质是否在有效期内)、价格合理性(比价记录是否完整)。
法务部门审核:重点审核合同条款的合法性(如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规)、完整性(是否缺少违约责任、争议解决等关键条款)、严谨性(如用词是否歧义、权责是否对等)。法务专员*需在“审核意见”栏明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”,并说明具体修改理由。
财务部门审核:重点审核付款条款的合理性(如预付款比例是否符合企业规定、质保金比例是否适当)、发票要求(如是否约定“全额增值税专用发票”)、资金支付计划(是否与企业现金流匹配)。
部门负责人终审:采购部门负责人*结合业务需求及各部门意见,最终确认合同是否可签订,签字确认后流转至供应商盖章。
注意:审核环节需在3个工作日内完成(特殊情况除外),所有审核意见需书面记录(电子或纸质),保证责任可追溯。
(三)合同签订与归档:固化法律效力
操作主体:采购专员、行政专员
操作内容:
供应商审核通过后,由采购专员*负责与供应商沟通盖章事宜,保证合同文本双方签字盖章页完整(企业盖合同章或公章,供应商盖公章或合同章)。
收到供应商盖章的合同原件后,采购专员需再次核对与草案内容是否一致,无差异后1个工作日内将原件移交行政专员归档。
行政专员*在合同管理系统中更新合同状态为“已签订”,并将扫描件与“采购合同执行跟踪表”关联,保证合同信息可随时查询。
(四)执行跟踪:动态监控履约进度
操作主体:采购专员(主导)、仓库管理员、使用部门负责人*
操作内容:
交付阶段跟踪:
供应商按合同约定时间交付时,仓库管理员*需核对到货数量、规格、外观质量,并在“交付记录”栏填写实际到货时间、数量、验收结果(如“合格”“部分不合格”“待检”)。
如需第三方检测(如特种设备、原材料),检测合格后由使用部门负责人*在“验收意见”栏签字确认。
出现延迟交付、数量不符或质量问题,采购专员需立即记录异常情况(包括问题描述、供应商回复、处理方案),并同步法务专员评估是否追究违约责任。
付款阶段跟踪:
财务专员*根据合同约定的付款节点(如“到货验收后60天内”),在“付款计划”栏标注应付款日期、金额。
采购专员*提前3个工作日提醒财务部门准备付款,并提交付款申请(附验收单、发票等凭证)。
财务部门付款后,在“付款记录”栏填写实际付款日期、金额、支付方式,更新合同剩余应付金额。
质保阶段跟踪:
质保期内,使用部门负责人需跟踪采购标的的使用情况,发觉质量问题及时反馈至采购专员,由采购专员*联系供应商维修、更换或退款,并在“质保期记录”栏登记处理结果。
(五)异常处理:建立闭环管理机制
操作主体:采购专员牵头,法务专员、财务专员、部门负责人协同
操作内容:
异常分类:包括延迟交付、质量不达标、数量短缺、付款延迟、供应商违约等。
处理流程:
发觉异常后,采购专员*需在24小时内填写“异常情况说明”,包括异常发生时间、问题描述、影响
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