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采购合同审核与执行情况跟踪记录表使用指南

一、适用场景：企业采购全流程规范化管理需求

在企业采购管理中，合同是明确供需双方权责的核心法律文件，从合同签订前的审核到执行中的履约跟踪，再到付款结算，涉及采购、法务、财务、业务等多个部门协同。为避免合同条款漏洞、执行进度滞后、付款异常等问题，需通过标准化跟踪记录表实现：

合同审核流程留痕，保证条款合规、风险可控；

执行进度实时监控，保障供应商按时交付、企业按约履约；

付款节点与执行情况联动，防范超付、迟付风险；

异常情况及时预警与处理，降低采购纠纷。

本工具适用于各类企业（生产型、贸易型、服务型）的采购合同管理场景，涵盖原材料、设备、服务、工程等各类采购类型。

二、操作步骤：从合同签订到执行闭环的全流程指引

（一）合同信息录入：建立基础档案

操作主体：采购专员*

操作内容：

收到供应商提交的合同草案后，首先核对合同基本信息，包括：

合同编号（按企业规则编码，如“CG-2024-X”）；

合同名称（需体现采购标的，如“型号生产设备采购合同”）；

供需双方全称、统一社会信用代码、地址、联系人及电话；

采购标的名称、规格型号、数量、单位、单价、合同总价（大写及小写）；

履约期限（分批次交付的需明确各批次时间）、交付地点、运输方式；

付款方式（如“预付款30%到货验收后60%质保金10%”）、收款账户信息；

质量标准、验收方法、违约责任、争议解决方式等核心条款。

将上述信息完整录入“采购合同执行跟踪表”（见第三部分），扫描合同原件作为附件至企业合同管理系统（或纸质归档），保证信息与合同文本一致。

（二）合同审核发起：多部门合规把关

操作主体：采购专员发起，法务专员、财务专员、部门负责人逐级审核

操作内容：

采购部门初审：重点审核采购需求的匹配性（如数量、规格是否与申购单一致）、供应商资质（如营业执照、相关行业资质是否在有效期内）、价格合理性（比价记录是否完整）。

法务部门审核：重点审核合同条款的合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、完整性（是否缺少违约责任、争议解决等关键条款）、严谨性（如用词是否歧义、权责是否对等）。法务专员*需在“审核意见”栏明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改理由。

财务部门审核：重点审核付款条款的合理性（如预付款比例是否符合企业规定、质保金比例是否适当）、发票要求（如是否约定“全额增值税专用发票”）、资金支付计划（是否与企业现金流匹配）。

部门负责人终审：采购部门负责人*结合业务需求及各部门意见，最终确认合同是否可签订，签字确认后流转至供应商盖章。

注意：审核环节需在3个工作日内完成（特殊情况除外），所有审核意见需书面记录（电子或纸质），保证责任可追溯。

（三）合同签订与归档：固化法律效力

操作主体：采购专员、行政专员

操作内容：

供应商审核通过后，由采购专员*负责与供应商沟通盖章事宜，保证合同文本双方签字盖章页完整（企业盖合同章或公章，供应商盖公章或合同章）。

收到供应商盖章的合同原件后，采购专员需再次核对与草案内容是否一致，无差异后1个工作日内将原件移交行政专员归档。

行政专员*在合同管理系统中更新合同状态为“已签订”，并将扫描件与“采购合同执行跟踪表”关联，保证合同信息可随时查询。

（四）执行跟踪：动态监控履约进度

操作主体：采购专员（主导）、仓库管理员、使用部门负责人*

操作内容：

交付阶段跟踪：

供应商按合同约定时间交付时，仓库管理员*需核对到货数量、规格、外观质量，并在“交付记录”栏填写实际到货时间、数量、验收结果（如“合格”“部分不合格”“待检”）。

如需第三方检测（如特种设备、原材料），检测合格后由使用部门负责人*在“验收意见”栏签字确认。

出现延迟交付、数量不符或质量问题，采购专员需立即记录异常情况（包括问题描述、供应商回复、处理方案），并同步法务专员评估是否追究违约责任。

付款阶段跟踪：

财务专员*根据合同约定的付款节点（如“到货验收后60天内”），在“付款计划”栏标注应付款日期、金额。

采购专员*提前3个工作日提醒财务部门准备付款，并提交付款申请（附验收单、发票等凭证）。

财务部门付款后，在“付款记录”栏填写实际付款日期、金额、支付方式，更新合同剩余应付金额。

质保阶段跟踪：

质保期内，使用部门负责人需跟踪采购标的的使用情况，发觉质量问题及时反馈至采购专员，由采购专员*联系供应商维修、更换或退款，并在“质保期记录”栏登记处理结果。

（五）异常处理：建立闭环管理机制

操作主体：采购专员牵头，法务专员、财务专员、部门负责人协同

操作内容：

异常分类：包括延迟交付、质量不达标、数量短缺、付款延迟、供应商违约等。

处理流程：

发觉异常后，采购专员*需在24小时内填写“异常情况说明”，包括异常发生时间、问题描述、影响