采购流程合规性自查清单及优化建议.docVIP

采购流程合规性自查清单及优化建议工具模板

一、工具适用背景与核心价值

在企业经营活动中，采购流程的合规性直接影响成本控制、风险防范及企业声誉。本工具适用于以下场景：

年度/半年度合规审计前：系统梳理采购环节潜在风险，提前整改；

新采购制度推行后：验证制度落地效果，识别执行偏差；

重大采购项目专项检查：聚焦高风险环节（如单一来源采购、大额招标），保证流程合法；

监管部门要求整改后：跟踪整改进度，形成闭环管理。

通过本工具，可快速定位采购流程中的合规漏洞，推动采购管理从“被动合规”向“主动风控”转型，降低违规操作风险，提升采购效率与透明度。

二、合规性自查实施步骤详解

（一）自查准备阶段：明确范围与依据

确定自查范围

根据企业规模与业务特点，明确自查覆盖的采购类型（如物料采购、服务采购、工程采购）、金额标准（如单笔50万元以上项目必查）及涉及的部门（采购部、需求部、财务部、审计部等）。

收集合规依据

整理自查所依据的法律法规、企业内部制度及行业规范，包括但不限于：

国家层面：《中华人民共和国采购法》《招标投标法》《反不正当竞争法》；

企业层面：《公司采购管理制度》《供应商管理办法》《合同审批流程》；

行业层面：如医药行业的《药品采购监督管理办法》，制造业的《供应链合规指南》等。

组建自查小组

由审计部或合规部牵头，成员包括采购部负责人、法务专员、财务骨干及需求部门代表，明确组长（如*明）及职责分工，保证自查客观独立。

（二）自查执行阶段：逐环节对照检查

按照“需求提出→供应商选择→合同签订→执行验收→付款结算”全流程，分环节开展合规性核查，重点检查以下内容：

1.需求提出与审批环节

合规要点：需求是否基于实际业务需要，是否存在虚假需求；审批流程是否符合权限规定，是否经过需求部门负责人、分管领导、采购部门三级审批。

检查方式：抽查近6个月采购需求申请单，核对需求描述与业务计划的匹配度，审批签字是否完整、无越权。

2.供应商选择与管理环节

合规要点：供应商准入是否经过资质审核（营业执照、行业许可证、财务报告等）；招标/询价比价过程是否公开透明，是否有3家及以上合格供应商参与；单一来源采购是否履行了专家论证及上级审批程序；供应商定期评估与淘汰机制是否执行。

检查方式：检查供应商档案资料，核对招标文件、评标报告、询价记录；抽查单一来源采购项目的审批文件及论证记录。

3.合同签订与条款审核环节

合规要点：合同主体是否与供应商一致，是否存在转包/违法分包；合同条款是否完整（金额、履行期限、质量标准、违约责任、知识产权等）；是否经过法务部门审核，重大合同是否经过律师评审；用印流程是否符合企业规定。

检查方式：抽查已签订合同，对照《合同管理办法》审核条款完整性，检查法务审核意见及用印登记记录。

4.执行与验收环节

合规要点：采购物资/服务是否按合同约定交付，是否存在擅自变更规格、数量的情况；验收是否由需求部门、采购部门、使用部门共同参与，验收标准是否与合同一致；验收记录是否规范，不合格品是否处理闭环。

检查方式：核对送货单与合同订单，抽查验收单（签字、日期、验收结论），跟踪不合格品的处理流程。

5.付款结算环节

合规要点：付款申请是否附发票、验收单、合同等完整凭证；付款审批流程是否符合权限，是否存在预付款超比例（一般不超过30%）；是否与供应商对账，是否存在账期外违规付款；大额支付是否通过银行转账，杜绝现金交易。

检查方式：抽查付款凭证，核对审批单与附件信息，检查付款账户与供应商账户一致性。

（三）问题汇总与整改阶段

记录问题清单

对自查中发觉的不合规事项，详细记录问题描述（如“2023年5月项目采购需求未附业务计划”）、涉及环节、责任部门/人（如需求部*华）、严重程度（一般/重大）。

分析问题根源

组织自查小组召开会议，从制度流程、人员意识、系统支持等维度分析问题成因，如“审批权限设置不清晰”“供应商资质审核漏项”等。

制定整改计划

针对每个问题，明确整改措施（如“修订需求审批模板，增加‘业务计划附件’必填项”）、责任部门/人（如采购部*芳）、整改时限（如15个工作日内）及验收标准（如“新模板试行后，需求申请附件完整率达100%”）。

跟踪整改落实

建立整改台账，定期（如每周）跟进整改进度，整改完成后由自查小组验收，保证问题闭环。

三、采购流程合规性自查模板工具

采购流程合规性自查表

自查周期：202X年X月X日-202X年X月X日

自查小组组长：*明

参与部门：采购部、需求部、财务部、审计部

序号

自查环节

合规要点

自查标准

自查结果（合规/不合规）

问题描述

整改建议

责任部门/人

整改时限

整改状态（未完成/已完成）

1

需求提出与审批

需求申请附业务计划，审批流程完整

需求描述与业务计划匹配，三级审批签字齐全（需求负责人→分