公证处业务流程标准化操作手册.docxVIP

公证处业务流程标准化操作手册

一、总则

（一）目的与依据

为规范公证执业行为，保障公证质量，提高工作效率，维护当事人合法权益，依据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及相关法律法规、行业规范，结合本处实际，制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于本公证处全体公证人员在办理各类公证业务过程中的操作行为。凡本处受理的公证申请，均应遵循本手册规定的流程和标准。

（三）基本原则

1.真实合法原则：公证事项必须真实、合法，符合社会公共利益。

2.客观公正原则：公证人员应立场中立，以事实为依据，以法律为准绳。

3.便民高效原则：优化服务流程，缩短办理时限，为当事人提供便捷服务。

4.保密原则：对在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私予以严格保密。

5.回避原则：公证人员与公证事项或当事人存在法定回避情形的，应当主动回避。

二、业务流程

（一）咨询与引导

1.咨询接待

公证人员应热情、耐心接待当事人的咨询，使用规范、易懂的语言。

咨询可通过现场、电话、网络等多种渠道进行，确保回复及时准确。

对于复杂或不明确的问题，应认真研究后给予答复，避免草率回应。

2.初步解答

向当事人说明公证的概念、效力、办理流程及所需时间。

根据当事人描述的具体情况，初步判断是否属于公证业务范围，是否符合受理条件。

告知当事人办理相应公证事项所需提交的证明材料清单及要求。

3.引导服务

对于符合受理条件的，引导当事人填写《公证申请表》，并指导其准备相关材料。

对于材料不齐或不符合要求的，一次性告知需补充或更正的内容。

对于不属于本处管辖或不符合公证条件的，应向当事人说明理由，并提供必要的指引和帮助。

（二）申请与受理

1.申请材料接收

当事人提交申请材料时，公证人员应逐一核对材料种类、数量及完整性。

材料一般应包括：身份证明、申请公证的文书、与公证事项相关的证明材料等。

对当事人提供的复印件，应要求其提供原件进行核对，并在复印件上注明“与原件核对无异”及核对日期，由核对人签名。

2.形式审查

审查申请人是否具备相应的民事行为能力和权利能力。

审查申请公证的事项是否真实、明确，是否属于本处管辖范围。

审查提交的材料是否齐全、符合法定形式要求。

3.告知义务

向当事人充分告知办理公证的法律意义、可能产生的法律后果以及在办理过程中享有的权利和应承担的义务。

对于重大、复杂或涉及当事人重大利益的公证事项，应特别强调相关风险。

告知当事人公证收费的标准和依据。

4.受理决定

对符合受理条件的申请，应当场或在法定期限内作出受理决定，并向当事人出具《受理通知单》，载明公证事项、受理日期、承办人及联系方式。

对不符合受理条件的，应当作出不予受理的决定，并书面通知当事人，说明理由。

对申请材料不齐全的，应当告知当事人在合理期限内补充，逾期未补充的，视为撤回申请。

（三）审查核实

1.审查原则

遵循真实、合法、充分的原则，对公证事项的真实性、合法性进行全面审查。

以事实为依据，注重证据的客观性、关联性和合法性。

对当事人提供的证据材料有疑义的，应当进行核实。

2.审查内容

当事人情况：身份是否真实，与公证事项的关系，意思表示是否真实、自愿。

代理人情况：代理人的身份，代理权限是否明确、合法，委托书是否真实有效。

申请公证事项：是否符合法律规定，是否属于可公证范围，有无违反社会公德或公序良俗的情形。

证据材料：材料的真实性、合法性，能否足以证明公证事项的事实。

3.核实方式

询问当事人：就公证事项的有关情况向当事人进行针对性询问，并制作谈话笔录。

调取书证、物证：根据需要，向有关单位或个人调取与公证事项相关的证明材料。

实地查勘：对涉及不动产、现场行为等公证事项，必要时进行实地查看。

函证核实：向有关单位发函核实相关情况，函证应有记录和回执。

专业鉴定：对涉及专业技术问题的，可委托专业机构或人员进行鉴定。

4.谈话笔录

谈话笔录是重要的公证档案材料，应当客观、准确、完整地记录谈话内容。

笔录应包括：谈话时间、地点、谈话人、记录人、当事人及代理人基本情况、谈话主要内容、当事人陈述和确认等。

笔录制作完毕后，应交由当事人核对无误后签名（盖章）并按指印，谈话人、记录人亦应签名。

（四）审批与出证

1.内部审批

承办公证员对审查核实情况进行汇总，形成审查意见，连同全部案卷材料提交审批人审批。

审批人应重点审查事实是否清楚、证据是否充分、程序是否合法、适用法律是否准确。

根据公证事项的复杂程度和风险等级，实行分级审批制度。

2.审批决定

对符合出证条件的，批准出证。

对事实不清、证据不足或存在其他问题的，退回承办公证员补充审查或不予出证。

重大、疑难或新型公证事项，应提交处务会集体讨论决定。

3.公证书制作

公证书应按照司法部规定的格