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企业物料需求与供应商选择工具集

一、适用行业与应用场景

本工具集适用于制造业、零售业、建筑业、物流业等需频繁进行物料采购与供应商管理的各类企业，尤其适合以下场景：

新产品研发阶段：需确定研发物料的规格、数量及潜在供应商；

生产计划调整期：因产量变化、订单增减导致物料需求波动，需重新评估供应商供应能力；

成本优化专项：通过供应商比价、替换或谈判降低物料采购成本；

供应商替换应急：现有供应商出现供货延迟、质量不达标等问题，需快速筛选替代供应商；

年度供应商体系搭建：系统性梳理核心物料需求，建立合格供应商名录。

二、全流程操作指南

步骤1：物料需求发起与信息收集

操作主体：需求部门（如生产部、研发部、项目部）

关键动作：

明确物料用途（如生产原料、设备配件、实验耗材等）、技术参数（规格型号、质量标准、功能指标）、需求数量（含安全库存）、需求时间（到货截止日期）；

填写《物料需求申请表》（见表1），附技术图纸、质量检测标准等支撑文件，提交至采购部门初审。

步骤2：跨部门需求审核与确认

操作主体：采购部、财务部、需求部门负责人

关键动作：

采购部审核需求合理性（如数量是否匹配生产计划、规格是否与现有物料兼容）；

财务部审核预算是否符合成本控制要求，必要时提出成本优化建议；

需求部门根据审核意见调整需求，最终确认后形成《物料需求确认单》，作为后续采购依据。

步骤3：供应商寻源与信息初筛

操作主体：采购部

关键动作：

通过行业展会、招标平台、行业协会、现有供应商推荐等多渠道收集供应商信息；

筛选基本资质：营业执照（经营范围需含相关物料生产/销售）、行业认证（如ISO9001、环境体系认证等）、生产/经营许可（如特种设备生产许可证等）；

排除存在严重失信记录、法律诉讼或合作纠纷的供应商，形成《供应商初筛名单》。

步骤4：供应商现场考察/资质复核

操作主体：采购部、质检部、技术部（联合考察组）

关键动作：

对初筛供应商进行实地考察（针对生产型企业）或资质文件复核（针对贸易型企业），重点核查：

生产/经营规模（产能、仓储条件、物流配送能力）；

质量管控体系（检测设备、流程规范、不合格品处理机制）；

供应链稳定性（原材料来源、核心供应商合作情况）；

财务状况（近3年财务报表、纳税信用等级）；

填写《供应商现场考察评分表》（见表2），保留考察记录（照片、视频、访谈纪要），淘汰不符合要求的供应商。

步骤5：多维度综合评估与打分

操作主体：采购部牵头，联合质检、技术、财务、使用部门组成评估小组

关键动作：

设定评估指标及权重（见表3），采用量化打分法（满分100分），各独立打分后取平均值；

重点评估：供应商报价（是否低于预算且合理）、质量历史（近1年供货批次合格率、客户投诉率）、交期保障（平均交货周期、延迟交货率）、服务水平（售前响应速度、售后技术支持、柔性生产能力）；

按得分高低排序，确定候选供应商（建议选取前3名进入谈判环节）。

步骤6：供应商选定与合同谈判

操作主体：采购部、法务部、财务部

关键动作：

与候选供应商进行商务谈判，明确价格、付款方式（如账期、预付款比例）、交货条款（运输方式、风险转移节点）、违约责任（延迟交货、质量不达标的赔偿标准）；

要求供应商提供样品（如需），由质检部进行全项检测，确认合格后签订《采购合同》；

合同需包含“保密条款”“知识产权保护”“不可抗力处理”等关键内容，法务部审核无误后盖章生效。

步骤7：合同签订与执行跟进

操作主体：采购部、仓储部、需求部门

关键动作：

采购部向供应商下达《采购订单》，同步需求部门、仓储部做好收货准备；

供应商按订单发货后，采购部跟踪物流信息，保证按时到货；

仓储部核对物料数量、规格，需求部门配合质检部进行验收，合格后办理入库手续，不合格物料按合同约定退换货。

步骤8：供应商绩效评估与复盘

操作主体：采购部、质检部、需求部门

关键动作：

每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，指标包括：交货准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率；

填写《供应商绩效评估表》（见表4），得分≥90分为“优秀”，80-89分为“合格”，70-79分“待改进”，＜70分“淘汰”；

对“待改进”供应商发出整改通知，跟踪落实情况；“优秀”供应商可优先分配订单或给予价格优惠；“淘汰”供应商从合格名录中移除，并启动新供应商寻源。

三、核心工具表格模板

表1：物料需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物料名称

规格型号

单位

需求数量

需求日期

用途（如：产品生产/研发项目）

技术参数/质量要求（附图纸或标准文件）：

预算单价

预算总价

资金来源

申请人

部门负责人

采购部初审意见：

财务部审核意见：

最终确认需求：□通过□调整后通过（调整说明：____________________）

表2：供