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合同审查与签订标准化操作流程

一、适用范围与业务场景

本标准化操作流程适用于公司各类对外合同的审查、谈判、签订及后续管理环节，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同等商业性合同类型。业务场景包括但不限于：公司日常经营活动中的业务合作、供应商/客户管理、项目外包、资产处置等需通过合同明确双方权利义务的事项。本流程旨在规范合同管理全流程，降低法律风险，保障公司合法权益，保证合同签订的合规性与效率。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与资料准备

需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同签订需求申请表》（详见模板一），明确合同类型、合作方基本信息、合作主要内容（如标的、数量、金额、履行期限等）、预算金额及特殊需求说明。

资料收集：业务部门负责收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等）、过往合作记录（如有）、资质证书（如行业特殊许可证书）及其他与合同相关的背景资料（如招投标文件、会议纪要、技术规格书等）。

（二）合同起草

起草主体：由业务部门主导起草，法务部门提供模板支持；对于重大或复杂合同，可由法务部门直接牵头起草。

内容规范：合同内容应至少包含以下核心要素：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息）；

合同标的（名称、型号、规格、数量等，需明确唯一性）；

权利义务（双方主要权利、义务及履行方式、期限、地点）；

合同价款及支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息、发票要求等）；

履行验收标准（如质量标准、验收流程、异议处理方式）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖法院/机构）；

合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效等）；

其他约定（如保密条款、知识产权、不可抗力、合同变更解除条件等）。

版本管理：合同文件命名规范为“合同类型-合作方名称-合同编号-版本号”（如“销售合同-科技有限公司-XY2024001-V1.0”），保证版本可追溯。

（三）部门内部审核

业务部门初审：业务部门负责人对合同的业务可行性、条款完整性、合作方背景真实性进行审核，重点核对合作内容与需求一致性、价款与预算匹配性，并在《合同审查意见反馈表》（详见模板二）中签署意见。

财务部门审核：财务部门重点审核合同价款、支付方式、税务处理（如发票类型、税率）、财务风险点（如预付款比例、质保金约定）等，保证符合公司财务管理制度。

其他相关部门审核：涉及技术、采购、人力资源等专项内容的，需对应部门负责人对相关条款进行审核（如技术部门审核技术标准、采购部门审核供应商资质等）。

（四）法务专项审查

审查内容：法务部门对合同的法律合规性、条款严谨性、风险点进行全面审查，重点关注：

主体资格：合作方是否具备相应民事行为能力及履约资质（如特殊行业需具备行政许可）；

法律效力：合同内容是否违反法律法规、部门规章及公司内部制度，是否存在无效或可撤销情形；

权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在显失公平条款；

风险提示：识别违约责任、争议解决、知识产权等条款的潜在风险，并提出修改建议；

合同模板：优先使用公司标准化合同模板，非标模板需说明必要性。

审查反馈：法务部门在收到合同后2个工作日内完成审查（重大合同不超过3个工作日），形成书面审查意见反馈至业务部门，业务部门根据意见修改后重新提交，直至法务审查通过。

（五）最终审批

审批层级：根据合同金额、类型及风险等级，确定审批权限（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人→法务部门→分管副总；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理；

金额＞50万元或重大合同（如战略合作、并购类）：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理→董事会。

审批流程：各审批节点需在《合同签署审批表》（详见模板三）中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并说明理由），审批完成后由法务部门汇总审批意见，形成最终合同文本。

（六）签署与用印

签署准备：业务部门根据审批通过的最终合同文本，打印一式X份（根据合作方需求及存档要求确定），保证合同文本与电子版本一致，无涂改（若有修改需加盖骑缝章或双方签字确认）。

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附《合同签署审批表》、最终合同文本及合作方主体资格证明材料，按公司用印管理规定提交审批。

签署规范：

公司方签署：由法定代表人或其授权代表人签字（需提供授权委托书并作为合同附件），加盖公司公章或合同专用章（严禁以部门章或其他印章代替）；

合作方签署：核对合作方签字人身份（法定代表人或授权代表人），保证签字与预留印鉴一致，加盖合作方公章或合同专用章。

签署时间：合同原则上应在所有审批完成后签署，严禁“先签后批”或“边批边签”；若需先行签