机关事业单位员工档案管理规范.docxVIP

机关事业单位员工档案管理规范

一、充分认识员工档案管理工作的重要性

机关事业单位员工档案是记录员工政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要文字材料，是组织人事部门考察、选拔、任用、奖惩员工的重要依据，也是单位人力资源管理的基础性工作。做好员工档案管理工作，对于维护员工合法权益、保障单位各项工作有序开展、服务于组织建设和人才队伍建设，均具有不可替代的现实意义和历史意义。各单位应将员工档案管理置于人力资源管理的重要位置，确保这项工作的规范化、科学化水平。

二、严格规范员工档案材料的收集与归档

员工档案材料的收集与归档是档案管理的源头和基础，必须从严把关，确保材料的真实、完整、规范。

（一）明确归档范围

应根据相关规定，结合本单位实际，明确员工档案材料的具体归档范围。通常包括：员工入职登记表、履历材料、考核考察鉴定材料、学历学位材料、专业技术职务任职资格材料、奖惩材料、党团材料、工资福利材料、任免聘用材料、教育培训材料、以及其他有参考价值的材料。对于不属归档范围的材料，应妥善处理，避免冗余。

（二）规范归档要求

归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。对于手续不全、不符合要求的材料，档案管理部门应及时退回形成部门或个人补充完善。归档工作应及时进行，避免材料积压，确保档案材料的时效性。

三、加强员工档案的日常管理与维护

档案建立后，日常管理与维护是确保档案安全、完整和有效的关键环节，需要常抓不懈。

（一）完善档案库房设施

档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘的“九防”要求。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。

（二）严格执行档案保管制度

档案应按照《干部档案整理工作细则》等规定进行分类、排序、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理，确保账物相符。同时，要建立健全档案管理台账，详细记录档案的接收、转出、借阅、销毁等情况。

（三）强化档案保密意识

档案管理工作者必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。建立严格的档案借阅制度，明确借阅权限和审批程序。借阅档案必须履行登记手续，借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案原则上不得带出阅档室，确因工作需要借出的，须经单位分管领导批准，严格限定归还时间。

四、规范员工档案的转递与利用

档案的转递与利用是档案服务于组织人事工作的重要体现，必须做到及时、准确、安全。

（一）规范档案转递程序

员工因调动、辞职、辞退、解除聘用合同、开除、退休等原因离开本单位，或因其他原因需要转出档案的，档案管理部门应在规定时限内将其档案按规定转递至新的档案接收单位。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前要对档案材料进行认真核对、整理，转递后要及时跟踪反馈，确保档案安全到达。

（二）合理开发档案利用价值

档案利用应坚持为组织人事工作服务、为员工本人服务的原则。在符合规定的前提下，为干部选拔任用、考核奖惩、工资调整、职称评聘、政审考察、党史编撰等工作提供真实可靠的依据。档案材料的复制件须由档案管理部门加盖公章方为有效。对于员工本人查阅本人档案中涉及个人隐私的部分，应根据相关规定妥善处理。

五、加强档案管理人员队伍建设与制度保障

（一）提升档案管理人员素质

档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，熟悉档案工作的法律法规和业务知识。单位应重视档案管理人员的培养，定期组织业务培训和学习交流，不断提升其专业素养和履职能力。保持档案管理人员队伍的相对稳定。

（二）健全档案管理制度体系

各单位应结合实际，制定和完善本单位的档案管理实施细则，明确各部门在档案材料形成、收集、整理、移交等环节的职责。将档案管理工作纳入单位年度考核和相关人员的岗位职责，确保各项制度落到实处。同时，要积极探索和运用信息化手段管理档案，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和利用水平。

六、结语

机关事业单位员工档案管理是一项政策性、专业性、保密性都很强的基础性工作，事关员工个人权益，事关单位人事管理的规范有序，事关组织事业的长远发展。各单位务必高度重视，常抓不懈，以严谨细致的工作作风，不断提升档案管理规范化、科学化水平，使其更好地服务于新时代机关事业单位各项事业的发展。