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人事档案管理系统功能需求说明书

一、引言

1.1背景概述

在组织的日常运营与战略发展中，人事档案管理扮演着至关重要的角色。它不仅是记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作变动等情况的重要依据，也是组织进行人力资源规划、人才培养、薪酬管理、绩效评估以及应对各类审计与合规要求的核心信息载体。传统的纸质档案管理模式存在存储成本高、检索困难、易损坏丢失、共享不便、安全性难以保障等诸多痛点，已难以满足现代组织对人力资源管理高效化、精细化、数字化的需求。因此，构建一套功能完善、操作便捷、安全可靠的人事档案管理系统，实现人事档案信息的电子化、规范化、智能化管理，成为提升组织人力资源管理水平的必然趋势。

1.2系统目标

本人事档案管理系统旨在通过数字化手段，全面整合组织内部的人事档案资源，建立统一、规范的档案信息管理平台。其核心目标包括：

1.实现档案信息的集中化与标准化管理：统一档案信息采集标准，确保数据的准确性、完整性和一致性，消除信息孤岛。

2.提升档案管理效率与便捷性：简化档案建立、录入、查询、借阅、流转等日常操作流程，减少人工干预，提高工作效率。

3.保障档案信息的安全性与保密性：通过严格的权限控制和操作审计，确保档案信息仅对授权人员开放，防止信息泄露和滥用。

4.支持组织人力资源决策：提供灵活的统计分析功能，为组织在人才盘点、薪酬福利、培训发展等方面的决策提供数据支持。

5.满足合规性要求：确保档案管理流程符合国家相关法律法规及组织内部管理制度，便于追溯和审计。

1.3文档目的

本文档旨在详细阐述“人事档案管理系统”的功能需求，作为系统设计、开发、测试和验收的主要依据。本文档将明确系统应具备的各项功能模块、业务流程、用户角色及其权限，为项目相关方（包括开发团队、测试团队、最终用户及项目管理人员）提供清晰、一致的理解。

1.4术语定义

*人事档案：指组织在招录、聘用、培训、考核、奖惩、选拔、任用等工作中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作变动等情况的，以文字、图像、声像等不同形式存在的历史记录材料。

*档案管理员：负责系统日常档案信息维护、材料归档、借阅审批等工作的专职或兼职人员。

*档案借阅者：因工作需要，按照规定流程申请借阅特定人事档案的人员。

*系统管理员：负责系统用户管理、权限配置、参数设置、数据备份与恢复等系统维护工作的人员。

*员工：指在本组织任职的所有人员，其信息将被纳入本系统进行管理。

二、总体需求概述

本系统旨在构建一个基于现代信息技术的人事档案管理平台，实现从传统纸质档案管理向电子化、网络化、智能化档案管理的转变。系统应具备友好的用户界面，操作简便，易于上手，并能满足不同层级用户的使用需求。总体而言，系统需覆盖档案信息的全生命周期管理，包括档案的建立、信息录入与维护、查询与统计、材料归档、借阅流转、安全保密等核心环节，并提供完善的用户与权限管理机制。

三、详细功能需求

3.1档案信息管理

档案信息管理是系统的核心模块，负责员工档案的创建、基本信息的维护、查询检索以及档案的流转跟踪。

3.1.1档案建立与录入

*支持单个员工档案的手动创建，录入员工基本信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、政治面貌、学历学位、入职日期、部门、岗位等关键信息。

*支持批量导入员工基本信息（如通过标准格式的Excel模板），快速完成大量档案的初始化建立。

*系统应提供数据校验功能，对关键信息（如身份证号格式）进行初步验证，确保数据录入的准确性。

*档案建立时应自动生成唯一的档案编号，可支持自定义编号规则。

3.1.2档案信息维护

*支持员工关键信息变更的记录与审批流程（如涉及职级、岗位等重要变动时）。

3.1.3档案查询与统计

*提供多条件组合查询功能，用户可根据姓名、档案编号、部门、岗位、入职日期、学历等多种条件进行精确或模糊查询。

*支持查询结果的快速筛选、排序和导出（如导出为Excel格式）。

*提供多样化的统计报表功能，如员工人数按部门/岗位/学历/职称分布统计、人员变动统计（入职、离职、调动）等。

*支持自定义统计条件和报表格式，满足个性化统计需求。

3.1.4档案流转管理

*支持档案的内部流转记录，如部门间调动时档案的移交。

*记录档案的流转历史，包括流转方向、经手人、流转时间等信息。

3.2档案材料管理

档案材料管理模块负责各类档案材料的电子化上传、分类、归档、查阅与管理。

3.2.1材料上传与归档

*支持将各类纸质档案材料（如履历表、学历学位证明、奖惩文件、劳动合同、培训记录等）扫描或拍照后以电子文件形式（如PDF、JPG、PNG等常见