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车辆管理制度及使用规定（202X版）

一、总则

（一）目的

为规范公司车辆管理，确保车辆安全、高效、合理使用，降低运行成本，防范交通事故及廉洁风险，保障公司业务活动顺利开展，依据《中华人民共和国道路交通安全法》等相关法规，结合公司实际制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有公务车辆（含轿车、SUV、商务车、货车等）及特种车辆（如工程抢险车、应急保障车），涵盖车辆的购置、调配、使用、维护、保险、处置等全生命周期管理。员工私家车因公使用参照本制度相关条款执行（需单独审批）。

（三）管理原则

1.统一管理：公司车辆由综合管理部（或行政部，以下简称“车管部门”）集中统一管理，包括调度、维修、年检等，确保资源合理配置。

2.公车公用：公务车辆仅限因公司业务需要使用（如客户接待、商务出差、物资运输、紧急任务等），禁止公车私用（如私人购物、接送家属、非公务出行）。

3.安全优先：驾驶员及用车人需严格遵守交通法规，定期检查车辆安全性能，杜绝酒驾、疲劳驾驶等违规行为。

4.成本控制：通过合理调度、定期保养、规范油耗管理等方式降低车辆运行成本，提高使用效率。

5.责任明确：用车人、驾驶员及车管部门按职责分工对车辆使用、安全及维护负责，违规行为纳入绩效考核或追责。

二、车辆管理组织与职责

（一）管理架构

公司车辆管理实行“集中调度+分级负责”模式，具体职责如下：

角色

核心职责

车管部门

负责车辆全生命周期管理（购置/报废审批、日常调度、维修保养、年检保险、台账登记），制定车辆使用规则，监督违规行为，定期组织安全培训。

用车部门

提出用车申请（明确用途、时间、路线、人数），指定用车人（一般为业务直接负责人），配合车管部门做好车辆检查与反馈（如车辆故障、卫生问题）。

驾驶员

负责车辆日常驾驶、安全检查（出车前/收车后）、清洁维护（保持车内整洁）、遵守交通法规，严禁私自出车或转借他人，及时报告车辆异常。

财务部

审核车辆相关费用（如油费、过路费、维修费、保险费），监督费用合理性，按制度报销合规支出。

管理层（分管领导）

审批重要车辆使用申请（如长途出行、高成本任务）、车辆购置/报废方案及大额费用（如年度维保预算）。

三、车辆配置与购置

（一）配置原则

公司车辆配置需基于“业务需求+成本效益”原则，由用车部门提交《车辆配置申请单》（附件1），经车管部门审核（评估现有车辆利用率）、财务部测算成本（含购置费、保险费、年检费、运维费）、分管领导及总经理审批后，方可购置。禁止超标准配置（如普通业务需求配置豪华车型）。

（二）购置流程

1.需求申请：用车部门填写《车辆配置申请单》，注明用途（如“销售部客户接待专用”“物流部货物运输”）、车型要求（如轿车/SUV/商务车）、预估费用及必要性说明（如现有车辆无法满足业务增长需求）。

2.可行性审核：车管部门核查现有车辆闲置情况（如利用率＜30%的车辆优先调剂），财务部评估年度预算（含购置资金、后续运维成本），分管领导审核业务匹配性。

3.审批与采购：经总经理批准后，由车管部门通过招标、比价或定点采购方式选择供应商（优先选择品牌可靠、售后服务完善的厂商），签订采购合同并办理上牌、登记等手续。

四、车辆调度与使用规定

（一）调度原则

公司车辆实行“计划优先+急用特批”调度机制，车管部门通过《车辆使用登记表》（附件2）统一安排，优先保障重要业务（如高层接待、紧急项目物资运输）及预约在先的常规需求。

（二）使用范围

1.允许使用场景：

公务接待（客户、合作伙伴来访）；

员工因公出差（跨城市/区域业务洽谈、会议）；

物资采购/运输（如办公设备、生产原料）；

紧急任务（如突发设备故障抢修、政府应急响应）；

其他经审批的业务相关出行。

2.禁止使用场景：

私人事务（如上下班通勤、购物、旅游、接送亲属）；

非业务相关的社交活动（如私人聚会）；

未经审批的长途自驾游或非紧急个人出行。

（三）使用流程

1.申请：用车人提前1个工作日（紧急情况可缩短至2小时）通过OA系统（或纸质《车辆使用申请表》，附件3）提交申请，内容包括：

用车人姓名、部门、联系方式；

用车时间（精确到起止时刻）、事由（如“拜访XX客户洽谈合同”）、目的地及路线；

乘车人数、是否需要驾驶员（如自驾需说明资质）；

紧急程度（如“常规”“加急”）。

2.审批：

常规用车（市区内短途、非紧急）：用车部门负责人审批→车管部门调度确认；

长途用车（单程≥100公里）、跨区域或重要接待：用车部门负责人→分管领导审批→车管部门安排；

紧急用车（如突发事故处理）：用车人电话请示分管领导→车管部门直接调度（事后24小时内补交申请表）。

3.调度与领用：车管部门根据申请顺序及车辆状态（如空闲、维修中）统筹安排，通知用车人车辆信息（车牌号、停放位置）及