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会议记录标准化格式及要点指南

一、适用范围与常见应用场景

标准化会议记录是提升会议效率、保证信息传递准确性的核心工具，适用于各类正式及半正式会议场景，包括但不限于：

常规例会：周/月度部门例会、项目进度推进会，用于同步工作进展、明确阶段性任务；

专题研讨会：产品方案评审、技术难题攻关、市场策略讨论，需系统记录多方观点与结论；

决策会议：年度预算审批、重大人事任免、战略合作签约，需完整保留决策过程与依据；

跨部门协调会：资源调配、流程优化、项目协作，需明确责任分工与时间节点。

二、标准化会议记录撰写流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

提前与会议主持人沟通，确认会议主题（如“Q3产品迭代方案评审”）、预期成果（如“确定3个核心功能优先级”）及需决策的事项，避免记录偏离方向。

收集背景资料

整理会议议程、上次会议纪要、相关数据报表（如项目进度表、用户调研结果）等材料，提前熟悉内容，便于记录时快速关联关键信息。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择或创建记录模板（详见第三部分“会议记录标准化模板”），可使用电子文档（如Word、飞书文档）或纸质表格，保证格式统一；准备录音设备（需提前征得参会人员同意）作为辅助，避免遗漏细节。

（二）会中记录：捕捉关键信息

记录基础信息

会议开始后，第一时间填写标题区内容：会议名称（需简洁明确，如“项目V2.0版本需求评审会”）、日期（年/月/日，具体到上/下午）、时间（开始-结束时刻）、地点（会议室/线上会议）、参会人员（列出姓名及职务，用“”代替真实姓名，如“张（产品经理）、李（研发总监）”）、缺席人员及原因（如“王（设计主管）因客户拜访缺席”）。

跟踪会议议程与讨论内容

按议程顺序逐项记录，重点关注：

发言要点：记录核心观点（如“建议将‘用户登录’功能优先级调整为最高，因近期投诉率达30%”），避免逐字逐语记录，提炼关键词与结论；

争议与分歧：如实记录不同意见（如“研发部门认为当前技术架构无法支持‘实时数据同步’功能，建议延后至V3.0版本”），不主观评判；

数据与案例：引用的关键数据（如“Q2销售额同比增长15%”）、具体案例（如“客户反馈界面操作复杂”）需准确标注来源（如“据市场部数据”“用户调研反馈”）。

明确决议与待办事项

讨论结束后，重点记录：

决议结论：最终确定的方案（如“一致同意优先开发‘用户登录’与‘数据导出’功能”）；

待办任务：按“任务描述+负责人+截止日期+交付标准”四要素记录（如“完成技术可行性评估报告-李*-8月15日-需包含开发周期与资源需求”），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

（三）会后整理：完善与分发

核对与补充信息

会议结束后2个工作日内，根据会议录音或补充沟通，核对记录的准确性：

检查参会人员名单、职务是否正确；

确认决议事项与待办任务是否与最终结论一致；

补充记录过程中模糊的细节（如专业术语、数据单位）。

审核与定稿

将整理后的记录提交会议主持人或指定负责人审核，保证无遗漏、无歧义；审核通过后，标注“定稿”日期及审核人（如“审核人：张*-2024年7月20日”）。

分发与归档

定稿后24小时内，通过邮件、企业等渠道分发给所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人；同步将电子版记录归档至指定文件夹（按“会议名称-日期”命名，如“项目V2.0需求评审会），纸质版需签字确认后存档，保存期限不少于1年（重要决策会议建议保存3年以上）。

三、会议记录标准化模板

会议记录

标题区|会议名称：_________________________

日期：____年_月_日（星期____）

时间：____:____-____:____

地点：_________________________（线上会议请注明）

主持人：__________（职务：__________）

记录人：__________（职务：__________）

参会人员：_________________________（姓名+职务，用“*”代替）

缺席人员：_________________________（姓名+职务+原因）|

会议基本信息|会议类型：□例会□专题会□决策会□协调会□其他__________

会议目标：______________________________________________________________________

上次会议待办完成情况：□全部完成□部分完成（未完成项：_________________________）|

议程与记录区|议程项|讨论内容|发言要点（可标注发言人，如“张*：……”）|决议/结论|

1.||||

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3.|||||

待办