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零售超市库存管理流程规范

一、引言：库存管理的核心地位与目标

零售超市的库存，是连接采购与销售的桥梁，是企业运营资金的重要占用形式，也是保障门店正常运营和提升顾客满意度的物质基础。科学、规范的库存管理流程，旨在实现“保障供应、降低成本、提升效率、杜绝损耗”的核心目标。它不仅能够确保商品的及时可得性，避免因缺货导致的销售机会丧失和顾客流失，还能通过优化库存结构、减少资金积压和仓储成本，从而提升整体盈利能力。本规范旨在为零售超市构建一套系统、严谨且具备实操性的库存管理流程框架。

二、采购与入库管理：源头控制的关键

采购与入库环节是库存管理的起点，其规范与否直接影响后续所有库存活动的质量。

（一）采购计划制定与审批

采购计划的制定应基于历史销售数据、当前库存水平、市场趋势预测、促销活动安排以及供应商的供货周期等多方面因素综合考量。门店或采购部门需定期（如每周、每月）进行销售数据分析，结合库存预警机制，生成采购建议。此建议需经过相应层级的审批，确保采购行为的合理性与必要性，避免盲目采购造成库存积压。

（二）订单管理与执行

采购计划审批通过后，应及时向合格供应商下达采购订单。订单内容需清晰、准确，包括商品名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点及质量要求等。采购部门需与供应商保持密切沟通，跟踪订单执行进度，确保商品按期到货。

（三）到货验收与质量把控

商品到货后，收货人员需依据采购订单及随货同行单据，对商品的数量、规格、包装进行初步核验。重点检查商品是否存在破损、过期、变质等问题。对于有明确质量标准或保质期要求的商品（如食品、日化品），需严格核对生产日期、保质期，确保符合销售条件。验收不合格的商品，应及时与供应商联系，办理拒收或退换货手续，并做好记录。

（四）入库登记与信息录入

验收合格的商品，应立即办理入库手续。库管人员需将商品按照预设的库区、货位进行规范存放，并及时、准确地将商品信息（包括验收数量、生产日期等关键信息）录入库存管理系统（如ERP或POS系统），确保系统库存数据与实物库存同步更新。入库单需由相关人员签字确认，作为财务记账和库存追溯的依据。

三、库存存储与保管：科学养护与高效利用

合理的存储与保管是保证商品质量、减少损耗、提高仓库空间利用率的关键。

（一）库区规划与货位管理

仓库应根据商品特性（如常温、冷藏、冷冻）、销售频率、商品类别等进行功能分区。每个分区内，通过科学规划货位，实现“先进先出”（FIFO）原则的有效执行。货位编号应清晰易懂，便于快速定位和存取商品。滞销品、临期品应有专门的存放区域，以便重点关注和处理。

（二）商品码放与存储规范

商品码放应遵循安全、稳固、整齐、易于存取的原则。不同性质的商品应分开存放，避免串味、污染或物理化学反应。对于有特殊存储要求的商品（如易碎品、危险品），需设置专门的存储条件和防护措施。商品堆放不宜过高，以防止倒塌损坏或人员受伤，并预留合理的通道宽度，便于作业和盘点。

（三）温湿度控制与卫生管理

根据商品特性，对仓库（尤其是冷藏库、冷冻库）的温湿度进行严格监控和记录，确保其处于适宜范围。同时，保持库区环境的清洁卫生，定期进行清扫、消毒，防止虫蛀、鼠害及霉变等情况发生，保障商品质量安全。

（四）库存记录的准确性维护

库管人员应确保库存管理系统中的数据与实际库存保持高度一致。任何库存变动（如入库、出库、调拨、报损）都必须及时、准确地在系统中进行记录。严禁未经许可的白条抵库或随意挪动商品。

四、库存盘点与差异处理：动态监控与精准修正

定期与不定期的库存盘点是确保账实相符、发现库存问题、改进管理流程的重要手段。

（一）盘点周期与计划

超市应建立规范的盘点制度，明确盘点频率（如月度盘点、季度盘点、年度大盘点）和具体实施计划。在盘点前，需做好充分准备，包括盘点区域划分、盘点人员安排与培训、盘点表格或系统准备、库存数据冻结（或特定时间点数据截取）等。

（二）盘点实施与过程监督

盘点过程中，应采用科学的盘点方法，如永续盘存制结合定期实地盘点。盘点人员需对负责区域内的商品进行逐一清点、记录，确保不重盘、不漏盘。盘点过程应有专人进行监督和抽查，以保证盘点数据的真实性和准确性。

（三）差异分析与原因追溯

盘点结束后，将盘点数据与库存管理系统数据进行核对，找出差异。对于盘盈或盘亏的商品，需组织相关人员（如库管、收货、销售部门）进行深入分析，追溯差异产生的具体原因，可能涉及入库错误、出库错误、记录遗漏、商品损耗、盗窃等。

（四）差异处理与账务调整

在明确差异原因并经审批后，按照公司财务制度和管理规定对盘盈盘亏进行相应处理。对于合理损耗，按规定程序报批后进行账务调整；对于人为差错或管理漏洞造成的差异，应追究相关人员责任，并完善相应管理制度。同时，及时更新库存管理系统数据，确保账实再次相符。

五、销