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行政文书写作规范及常用模板集
一、行政文书的地位与作用
行政文书作为各级各类组织在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力与规范体式的公务文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其质量直接关系到组织决策的贯彻执行、工作效率的高低乃至单位形象的塑造。因此，掌握行政文书的写作规范，熟练运用常用模板，是每一位行政管理人员及相关从业人员必备的职业素养。
二、行政文书写作的基本原则
（一）准确规范原则
行政文书的核心在于传递准确信息，其内容必须真实可靠，数据务必精确无误，观点应鲜明正确。遣词造句需符合汉语言规范，避免歧义与误解。格式上要严格遵循国家及本单位相关规定，确保文书的严肃性与权威性。
（二）简洁高效原则
行政文书旨在解决实际问题，行文应力求简明扼要，直奔主题，避免空话、套话、废话。在内容表达上，要突出重点，条理清晰，便于阅读者快速把握核心信息，提高办事效率。
（三）庄重得体原则
行政文书的语言风格应庄重、平实、客观，符合其公务性质。根据行文对象的级别、关系及文书的具体内容，选择恰当的语气和表达方式，做到称谓得体、措辞严谨。
（四）时效实用原则
行政文书往往具有明确的时效性要求，必须及时撰写、传递和处理，确保信息的时效性。同时，文书内容应紧密结合实际工作需求，具有针对性和可操作性，能够切实指导实践或解决实际问题。
三、行政文书写作的基本规范
（一）格式规范
1.用纸规范：一般采用A4型纸张，特殊文种按规定选用。
2.页边距与排版：页边距设置应符合标准，通常天头（上白边）、地脚（下白边）、左白边、右白边均有明确要求。正文排版应疏密有致，段落清晰。
3.字体字号：标题、正文、落款等不同部分的字体、字号应严格区分，通常标题使用二号小标宋体，正文使用三号仿宋GB2312，一级标题使用三号黑体，二级标题使用三号楷体GB2312等（具体参照国家最新公文格式标准）。
4.行距与段落：正文字符间距一般为标准，行距多采用固定值28磅左右，段落首行缩进2字符。
5.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条一字线。
（二）结构规范
行政文书通常由版头、主体、版记三部分构成（事务性文书可适当简化）。
1.标题：应准确概括文书核心内容，力求简洁明了。一般由“发文机关+事由+文种”组成，如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。
2.主送机关：指文书的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。
3.正文：是文书的核心部分，应围绕主旨，层次分明、逻辑清晰地展开。开头部分说明发文缘由或依据，主体部分阐述具体事项、要求或意见，结尾部分提出希望、请求或执行要求。
4.附件：对正文内容的补充说明或参考材料，应在正文后注明附件名称和顺序。
5.发文机关署名：应使用全称或规范化简称。
6.成文日期：指文书的签发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全。
7.印章：加盖发文机关印章，做到上不压正文，下压成文日期。
8.抄送机关：需要知晓文书内容的其他机关。
（三）语言规范
1.使用书面语：避免口语化、方言土语及网络流行语。
2.用词准确：精选词语，避免歧义。如“必须”与“应该”、“不得”与“不准”等，需准确区分使用。
3.表述简洁：删繁就简，避免不必要的修饰和重复。
4.逻辑严密：句子之间、段落之间应衔接自然，条理清晰，因果明确。
5.语气得体：根据文种特点和行文对象，选用恰当的语气。如请示应谦逊，通知应明确，批复应肯定或否定明确。
四、常用行政文书模板集
（一）通知
适用范围：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
模板：
[发文机关]文件
[发文字号]
关于[事由]的通知
[主送机关]：
为[目的/依据]，根据[相关文件/会议精神]，现就[具体事项]通知如下：
一、[事项一及要求]
[具体阐述]。
二、[事项二及要求]
[具体阐述]。
三、[事项三及要求]
[具体阐述]。
请[贯彻执行/认真落实/周知]。
（联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]）
[发文机关]（印章）
[成文日期]
（此件公开发布/此件依申请公开）
（二）报告
适用范围：向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
模板：
[发文机关]文件
[发文字号]
关于[事由]的报告
[上级机关]：
根据[上级指示/工作安排]，我单位[就某事项开展的工作/发生的情况]现将有关情况报告如下：
一、[工作开展/情况发生的背景与过程]
[简要说明]。
二、[主要工作成效/情况详情]
[具体阐述，可分点列出，应有数据或事实支撑]。
三、[存在的问题与不足]
[实事求是地分析]。
四、[下一步工作计划/改进
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