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费用申请与审批流程执行表单使用指南

一、表单适用范围

本表单适用于企业内部各类费用的规范化申请与审批管理，覆盖但不限于以下场景：

日常办公费用：如文具采购、打印复印、通讯费、办公设备维护等；

业务招待费用：包括客户接待、商务宴请、礼品赠送等；

差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、市内交通及补贴等；

市场推广费用：如展会参展、广告投放、宣传物料制作等；

其他专项费用：如培训费、固定资产采购、项目备用金等。

无论费用金额大小，均需通过本表单完成申请与审批流程，保证费用支出的合规性、透明性与可追溯性。

二、费用申请全流程操作指引

（一）申请人发起申请（第一步）

准备申请材料：根据费用类型提前收集相关凭证，如发票、合同、行程单、报价单等（电子版或复印件需随表单提交）。

填写表单基础信息：登录企业OA系统或纸质表单，准确填写以下内容：

申请人基本信息：姓名（*）、所属部门、联系方式（内线）；

费用基本信息：费用类型（勾选对应类别）、申请金额（大写+小写）、费用发生日期、预算归属项目/科目；

费用明细说明：逐项列明费用用途、计算依据（如“展会展位费：2个展位×5000元/展位”）、关联业务背景（如“对接客户合作前期的调研费用”）。

附件材料：通过系统或纸质版粘贴费用凭证，保证附件清晰、完整，与表单填写内容一致。

（二）部门负责人审核（第二步）

提交审批：申请人填写完毕后，提交至直接部门负责人（*）审批。

审核重点：部门负责人需确认以下事项：

费用申请是否符合部门年度预算及工作计划；

费用用途是否与部门业务目标相关，是否存在不合理支出；

费用明细及凭证是否真实、完整，是否符合公司费用管理制度（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

审批结果处理：

审核通过：在“部门负责人意见”栏签字（系统审批需“同意”），流转至下一环节；

审核不通过：填写驳回理由（如“超出季度预算”“缺少合同附件”），退回申请人补充或修改。

（三）财务部门复核（第三步）

接收流转：部门审批通过后，表单自动流转至财务部门（或指定财务审核人*）进行复核。

复核重点：

费用是否符合会计准则及公司财务制度（如发票抬头、税号是否正确，费用归属科目是否准确）；

附件是否齐全合规（如发票需加盖公章，差旅费需附行程单及住宿清单）；

金额计算是否准确，是否符合公司规定的费用标准（如交通费报销上限、招待费审批权限等）。

复核结果处理：

复核通过：在“财务审核意见”栏签字确认，流转至对应审批权限的领导；

复核不通过：注明具体问题（如“发票日期与申请日期不符”“金额计算错误”），退回申请人或部门负责人整改。

（四）领导审批（第四步）

根据公司《费用审批权限管理办法》，按费用金额及类型由不同层级领导审批：

小额费用（如≤5000元）：由部门总监（*）审批，确认费用必要性及合理性；

大额费用（如＞5000元且≤20000元）：由分管副总（*）审批，重点评估费用投入产出比；

重大费用（如＞20000元）：由总经理（*）审批，需附专项说明或会议纪要。

审批人需在“领导审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”，若不同意需注明理由并退回。

（五）结果反馈与费用报销（第五步）

审批结果通知：所有审批环节完成后，系统自动或由专人通知申请人审批结果（通过/驳回）。

报销执行：

审批通过：申请人凭审批完成的表单及原始凭证至财务部门办理报销手续，财务人员核对无误后安排付款；

审批驳回：申请人根据驳回理由修改后重新提交申请，流程重启。

三、费用申请与审批执行表（模板）

基本信息

申请人

*（姓名）

所属部门

*（部门名称）

申请日期

*年*月*日

联系方式（内线）

*

费用信息

费用类型

□办公费□招待费□差旅费□市场费□培训费□其他：*

申请金额

大写：*整小写：￥*.**

费用发生日期

*年*月*日至*年*月*日

预算归属项目/科目

*（如“2024年市场推广费”“办公行政费”）

费用明细说明

（可附页，需注明用途、数量、单价、金额及计算依据）

序号

费用项目

1

*

2

*

附件清单

□发票□合同□行程单□报价单□其他：*（请注明份数）

审批流程

部门负责人意见

签字：*日期：*年*月*日

□同意□不同意（理由：*）

财务审核意见

签字：*日期：*年*月*日

□同意□不同意（理由：*）

领导审批意见

审批人：*（职务：*）日期：*年*月*日

□同意□不同意（理由：*）

备注

（如特殊费用需说明的补充事项）

四、使用过程中的关键要点说明

（一）填写规范要求

信息真实准确：申请人需保证姓名、部门、金额等基础信息无误，费用明细与凭证内容一致，不得虚报、瞒报；

用途描述清晰：费用用途需具体、可追溯（如“客户拜访交通费”而非“杂费”），避免模糊表述；

附件完整合规：发票需为合规增值