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采购申请与审批流程表控制成本支出工具指南

一、适用场景与核心目标

本工具适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等类型）的日常采购活动，旨在通过标准化流程规范采购行为，重点解决“采购需求随意、审批责任不清、成本支出失控”等问题。具体场景包括但不限于：

部门办公用品、生产物料、设备采购的预算内支出；

服务类采购（如咨询、外包、维修）的成本控制；

超预算或紧急采购的合规性管理。

核心目标是通过“事前预算审核、事中流程管控、事后成本分析”，实现采购支出的合理性、经济性和透明化，降低不必要的成本浪费。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购申请发起：需求明确，依据充分

申请人填写申请单：由需求部门（如行政部、生产部）经办人填写《采购申请与审批流程表》（模板见第三部分），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、需求数量、预估单价、预算金额、用途及供应商信息（若有）。

附支撑材料：根据采购类型提供必要附件，例如：

办公用品采购：需附《部门需求清单》（明确数量、规格）及市场询价单（至少3家供应商报价）；

生产物料采购：需附《物料需求计划》（经生产负责人签字）及成本核算表；

服务类采购：需附《服务需求说明》及服务商资质文件。

内部初审：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人，确认需求真实性与必要性。

（二）部门审核：把关需求，匹配预算

部门负责人审核：部门负责人重点审核以下内容：

采购需求是否符合部门工作计划及年度预算；

数量、规格是否合理，是否存在过度采购；

附件材料是否完整（如询价单、需求计划等）。

审核结果处理：

审核通过：在申请单“部门负责人意见”栏签字确认，流转至财务部；

审核不通过：注明驳回理由（如“超预算”“需求不明确”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务复审：预算管控，成本校验

财务部审核要点：

预算匹配性：检查采购金额是否在部门年度预算范围内，超预算部分是否按规定流程申请追加；

价格合理性：对比历史采购价格、市场均价及供应商报价，判断预估单价是否合理；

成本效益分析：对大额采购（如单笔超5万元），评估采购成本与预期效益的匹配度。

审核结果反馈：

通过：在“财务部审核意见”栏签字，流转至下一级审批；

不通过：列明具体问题（如“预估单价高于市场均价10%”“未提供询价对比表”），退回需求部门补充材料。

（四）分级审批：权责清晰，决策高效

根据采购金额实行分级审批，保证审批效率与风险管控平衡（以下金额标准可根据企业规模调整）：

采购金额范围

审批人

审批要点

5000元（含）以下

部门负责人

需求必要性、预算合理性

5000-20000元（含）

分管副总

成本控制、供应商选择合理性

20000-50000元（含）

总经理

战略匹配、大额支出风险

50000元以上

总经理+董事长（或董事会）

投资回报、长期成本影响

审批人需在规定时限内完成审批（一般不超过2个工作日），逾期未视为默认通过。

（五）审批结果执行：按规采购，全程留痕

结果通知：审批通过后，由行政部（或采购部）通知申请人启动采购；审批不通过的，由财务部将申请单退回并说明原因。

供应商选择：

5000元以下：从企业合格供应商库中选择，至少对比2家报价；

5000元以上：需通过公开询价、招标或议价方式确定供应商，保留比价记录。

合同签订：单笔采购超1万元，需签订正式采购合同，明确标的、价格、交付时间、质量标准及违约责任，合同文本需经法务部（或指定人员）审核。

（六）验收与付款：核对差异，控制风险

货物/服务验收：

实物采购：由需求部门、行政部、财务部共同验收，核对数量、规格、质量是否与合同一致，填写《验收单》；

服务采购：由需求部门根据服务标准验收，出具《服务验收报告》。

付款审核：财务部凭审批通过的《采购申请单》《合同》《验收单》《发票》等单据办理付款，保证“三单匹配”（订单、验收单、发票），杜绝无单付款。

（七）流程归档：数据留存，便于追溯

所有采购申请单、审批表、合同、验收单、付款凭证等资料，由行政部（或档案室）按“一单一档”原则整理归档，保存期限不少于3年，定期进行成本分析，为后续采购预算编制提供数据支持。

三、采购申请与审批流程表模板

采购申请与审批流程表

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购编号（由行政部统一填写）

采购明细

序号物品/服务名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预算金额（元）供应商名称（可选）备注

1

2

预算信息

年度预算余额（元）

审批流程

环节审批人部门/岗位审批意见签字日期

部门初审

*经理需求部门负责人

财务复审

*会计财务部

分级审批（按金额）

*副总分管领导

*总经理总经理

附件清单

（可附《需求说明》《询价单》《合同》等）

申请人签字：

部门盖章：

四、关键注意