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采购合同审核清单标准化流程参考版

一、适用场景说明

本标准化流程适用于企业各类采购业务的合同审核环节，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等场景。无论是常规批量采购还是一次性项目采购，均可通过本流程规范审核要点，保证合同条款合规、权责清晰，有效防范法律风险与经营风险，同时提升跨部门协作效率。流程适用于采购部门、法务部门、财务部门、业务部门及管理层等多角色协同审核场景。

二、采购合同审核标准化操作流程

（一）前期准备：明确审核基础

资料收集与核对

采购专员需完整收集以下资料：采购申请单（含审批记录）、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、业绩证明等）、招标/比价/议价文件（若有）、技术规格书、报价单、供应商投标文件（若有）及合同草案。

核对资料完整性：保证采购需求与合同内容一致，资质文件在有效期内，报价单与合同价格条款一致。

明确审核重点

根据采购类型（如货物/服务/工程）及金额大小，确定审核优先级：高风险采购（如金额超限、首次合作供应商）需全面审核；常规采购可简化部分流程，但核心条款不可遗漏。

（二）主体资格审核：保证交易合法有效

供应商主体资格审核

核对供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人信息是否与营业执照一致；

检查供应商经营资质是否涵盖本次采购内容（如食品采购需《食品经营许可证》，特种设备采购需《特种设备生产许可证》）；

关注供应商是否存在经营异常、失信被执行人等风险（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实，需留存截图备查）。

采购方主体资格审核

确认采购方名称、签约主体是否与公司主体一致，避免因分公司/项目部签约权限不足导致合同无效；

核对签约代表授权情况：需提供法定代表人授权委托书（若非法定代表人签约），明确授权范围及权限。

（三）合同核心条款审核：逐项把控内容完整性

标的物条款审核

核对标的物名称、规格型号、品牌、产地、技术参数是否与采购需求、技术规格书一致，避免模糊描述（如“优质产品”“类似产品”）；

若涉及定制化产品，需明确技术验收标准及图纸附件。

数量与质量条款审核

数量单位、计量方式需明确（如“吨”需注明“公吨”还是“英吨”），避免歧义；

质量标准需具体：国家标准（GB）、行业标准（HB）、企业标准（Q）或双方约定的技术参数，明确验收期限、方法及不合格品处理方式（如退货、换货、折价）。

价格与支付条款审核

价格构成需清晰：含税价/不含税价、单价、总价、是否包含运费、保险费、安装调试费等；

支付方式与节点需合理：如“预付款30%（合同签订后X日内）到货款60%（验收合格后X日内）质保金10%（质保期满后X日内）”，明确账户信息（户名、账号、开户行），避免个人账户收付款。

交付与验收条款审核

交付时间、地点、方式需明确：如“202X年X月X日前送达仓库，运费由供方承担”；

验收流程需细化：如“到货后X日内外观验收，X日内完成功能测试，验收合格签署验收单”。

违约责任条款审核

双方违约责任需对等：明确逾期交货/付款、质量不合格、数量不符等情形的违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五支付违约金”）及赔偿范围；

约定违约金上限（如不超过合同总额的20%），避免显失公平。

争议解决条款审核

优先约定协商解决；协商不成时，明确争议解决方式（诉讼或仲裁），诉讼/仲裁地点需为公司所在地或双方约定的有利地点，避免约定为供应商所在地。

其他条款审核

保密条款：明保证密范围、期限及违约责任；

知识产权条款：若涉及专利、技术等，需明确归属及侵权责任；

合同生效条件：如“双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效”；

合同份数及附件：明确合同一式X份，双方各执X份，附件（如技术图纸、补充协议）与具有同等法律效力。

（四）风险专项审核：聚焦潜在风险点

合规性审核

法务专员审核合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》《产品质量法》等法律法规，是否存在无效条款（如“争议只能由供应商所在地法院管辖”）；

检查是否涉及垄断、不正当竞争等法律风险。

财务风险审核

财务部门审核支付条款是否符合公司资金管理制度，预付款比例是否合理，质保金比例是否覆盖潜在质量风险；

核对价格是否超出预算，若超预算需提供审批文件。

业务风险审核

业务部门审核合同内容是否满足实际需求，交付时间是否影响项目进度，供应商履约能力是否有保障（如产能、技术团队）。

（五）审批流程执行：按层级完成签批

初审（采购部门）

采购经理审核合同内容是否符合采购需求、流程是否合规，签署审核意见。

复审（法务/财务/业务部门）

法务专员重点审核法律条款，签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见；

财务部门审核财务条款，签署意见；

业务部门审核技术条款与需求匹配度，签署意见。

终审（管理层）

根据合同金额及重要性，由分管副总/总经理/董事会终审，重大合同需经总经理